Деловое общение в управленческой деятельности

Жизненные установки, которые  принимает человек, составляют фундаментальную  часть его личности, влияющую на все стороны его существования: они высвобождают или подавляют  энергию, поощряют храбрость или  кротость, увеличивают шансы на успех  или обрекают на неудачу.

Многие из существенных элементов  установки – представления о собственной природе и ценности – развились в раннем детстве под воздействием формирующих характер впечатлений, но редко кто, будучи взрослым, изучает или изменяет приобретенные тогда установки. К счастью, установки закрепляются не навсегда; их можно изучить, что помогает выявить альтернативные возможности развития более стойкой, энергичной и многообещающей личной установки.

В-четвертых, к факторам, обусловливающим неуверенное поведение, необходимо отнести:

– страх критики;

– опасение сказать «нет» в ответ на требования окружающих;

– боязнь контакта;

– неумение настоять на своем;

– чувство вины за уверенное поведение;

– чрезвычайную осторожность.

В определенные моменты многим людям не удается проявить уверенность  в себе. Потом же, когда они  оказываются недостаточно успешными  в работе, у них возникает чувство  неловкости и обиды на себя. Как часто, час спустя после неудачной для нас стычки, мы думаем над репликой, которая бы нам тогда пригодилась.

Для каждого человека характерны определенные причины, из-за которых  у него уменьшается уверенность  в себе.

Подумайте над тем, какие  из следующих препятствий больше подходят к вашему случаю:

1. недостаток практики: вы  недостаточно часто на практике  выявляете свои ограничения и  не пытаетесь установить, можете  ли вы быть более уверенными  в себе;

2. формировавшее вас воспитание: заботившиеся о вас в ранние  годы родители и другие люди  уменьшили вашу способность постоять  за себя;

3. смутные представления:  отсутствие четких образцов, неопределенность;

4. опасение враждебности: боязнь проявить гнев, дать выход  отрицательным реакциям или желание  казаться и быть рассудительным;

5. недооценка себя: вы  не чувствуете за собой права  занимать твердую позицию и  требовать корректного и честного  отношения к себе;

6. плохая самопрезентация:  обычно вы выражаете свои мысли  смутно, неубедительно, противоречиво  или слишком эмоционально.

 

Анализ своей способности  чувствовать уверенность в себе поможет понять, как нужно себя вести. Для этого необходимо следующее: определить, есть ли ситуации, в которых  вы постоянно испытываете неуверенность, а если такие имеются, то надо найти  их причины; установить, существуют ли особенные трудности, которые для  вас создает определенное лицо или  окружающая обстановка.

Ваши выводы могут помочь выявить те препятствия, которые  в наибольшей степени имеют к  вам отношение. Когда же вы будете знать о них лучше, вы сможете  найти способы, чтобы быть действительно  более уверенными в себе.

Можно развить в себе необходимые  навыки, наблюдая за тем, как другие люди справляются с ситуациями, требующими уверенности в себе. Кому-то это  удается, кому-то нет. При тщательном наблюдении возможно выявить характеристики по-настоящему уверенных в себе людей. Используя на практике то, чему вы научитесь, вы расширите запас своих навыков. В данном вопросе вам могут  помочь следующие рекомендации, которые, как показывают исследования, характерны для уверенных в себе людей:

• избегайте запутывающих эмоций: если вы разъярены, оскорблены или эмоционально уязвлены, от окружающих нужно ожидать реакции на ваши эмоции, а не на то, что вы хотите до них донести. Это может запутать вопрос и направить усилия в сторону от решения задачи;
• будьте проще: иногда важность того, что люди хотят донести до других, теряется из-за излишней сложности или попыток иметь дело сразу с несколькими вопросами;
• добивайтесь своего: работайте над решением вопросов, несмотря на возможную необходимость долго разъяснять свои намерения (до тех пор, пока вы не будете удовлетворены возможностью решить проблему);
• не «роняйте себя»: если что-либо для вас важно, добейтесь, чтобы другие знали о вашей позиции;
• следите, чтобы вас не «сбивали»: окружающие, часто неосознанно, будут пытаться увести вас в сторону от того, что вы хотите до них донести. Это может быть вызвано давлением, которое на них оказывается. Ознакомьтесь с их точкой зрения, но не настаивайте на своем;
• ошибка не ослабляет: если вы ошиблись – что рано или поздно случается со всяким, – не давайте возникнуть чувству несоответствия своему месту. Такое чувство подрывает ваши позиции;
• стремитесь к победе за победой: старайтесь создать ситуации, в которых ваша работа будет приносить вам победу, но не за счет других людей. Посвятите некоторое время изучению того, как и они тоже могут выиграть. В этом случае обе стороны в личных взаимоотношениях могут чувствовать выгоду, создавая, таким образом, основу для дальнейших продуктивных контактов.

Таким образом, к важнейшим  характеристикам уверенного поведения  необходимо отнести следующие:

1. Эмоциональность речи  – открытое, спонтанное и подлинное выражение всех испытываемых чувств.

2. Экспрессивность речи  – ясное проявление чувств в невербальной плоскости и соответствие между словами и жестами, мимикой.

3. Умение противостоять  и атаковать – прямое и честное выражение своего собственного мнения, без оглядки на окружающих.

4. Использование местоимения  «Я» – выражение того факта, что за человек стоит за словами, отсутствие попыток спрятаться за неопределенными формулировками.

5. Принятие похвалы – отказ от самоуничижения и недооценки своих сил и качеств.

6. Импровизация – спонтанное выражение чувств и потребностей, повседневных забот, отказ от занудной предусмотрительности и мелочного планирования.

 

 

 

2. Анализ делового  и управленческого общения на примере ОАО «Бологовский Арматурный завод».

 

2.1 Общая характеристика ОАО «Бологовский Арматурный завод».

 

ОАО «БАЗ» - Бологовский арматурный завод – это предприятие, специализирующееся на выпуске промышленной арматуры и  других видов арматуры из цветных  сплавов. Эта арматура может применяться  на трубопроводах, по которым осуществляется передача воды, газа, пара и нефтепродуктов.

Основной ассортимент  продукции предприятия составляет арматура, изготавливаемая из цветных  металлов: фитинги, шаровые краны, вентили, затворы, счетчики и фильтры. 
 

Свою деятельность по выпуску  арматуры завод начал в 1978 году, а  пуск его основных производственных мощностей состоялся в 1981-82 гг. В 1992 году, по решению трудового коллектива, предприятие было реорганизовано и  получило статус акционерного общества.

Свою деятельность завод  ведет в Тверской области, в городе Бологое. В настоящее время его  производственные площади занимают территорию в 21,4 га. Бесперебойная работа завода обеспечивается благодаря наличию  железнодорожной ветки, а также  транспортной магистрали, которая соединяет  завод с Москвой и Санкт-Петербургом.

ОАО «БАЗ» - это предприятие  с полной инфраструктурой, имеющее  собственную подстанцию, водозабор, котельную, и др.

В 2005 году была начата работа по модернизации производственных мощностей  предприятия. В ходе этой модернизации было приобретено высокотехнологичное  оборудование ведущих мировых производителей, в результате чего удалось перейти на использование при изготовлении продукции таких современных технологий, как кокильное литье и горячая объемная штамповка. Подобные усовершенствования привели не только к расширению ассортимента продукции, но и существенному – в 3 раза – увеличению ее объема, при сохранении неизменно высокого качества. Оборудование, которое функционирует на предприятии в настоящий момент, включает в себя автоматизированное кузнечно-прессовое оборудование, машины для дробеструйной обработки и механической обработки, холодно-высадочный автомат, автоматическую сборочную линию по выпуску шаровых кранов. Все сотрудники, работающие на данных видах оборудования, прошли соответствующую подготовку, в том числе обучение в Италии, и имеют необходимую квалификацию.

 

2.2 Деловое совещание  как форма делового общения  в ОАО «БАЗ».

Деловое совещание – это распространенная форма управления для выработки оптимальных решений, что позволяет использовать коллективный разум и знания для решения сложных актуальных проблем, организовать обмен информацией, мнениями и накопленным опытом между отдельными работниками, структурными подразделениями предприятия.

На деловых совещаниях решаются следующие вопросы: развитие, укрепление политики предприятия и  воплощения ее в жизнь; интеграция мероприятий  всех отделов и служб с учетом общих целей организации; выявление  и расчет коллективных результатов; коллективное решение проблем с  учетом учебного эффекта.

На совещании принимается  управленческое решение по принципу коллективизма, предусматривающий  взаимопомощь, что повышает индивидуальную и коллективную ответственность  работников в производственных условиях.

 

На предприятии  ОАО «БАЗ» деловые совещания  проводятся следующим образом

 

1. Формируется повестка дня.

Конечно, совещания  могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они доводятся в устной форме до сведения участников совещания.

 

2.После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, решается список участников. На совещание приглашаются сотрудники:

• которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
• которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
• которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
• которые будут организовывать выполнение решений совещания.

Обычно их количество около 10-12 человек, что обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. Бывает, что совещания проводятся и с меньшим, и с большим количеством сотрудников предприятия - это в зависимости от целей совещания и поставленных задач.

 

3.Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Помимо докладов, к совещанию готовятся информационные материалы, которые используют выступающие. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

 

4.Если повестка дня насыщенная, то  устанавливается регламент обсуждения. Примерный регламент совещания, посвященного обсуждению одного вопроса, может выглядеть следующим образом:

• вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;
• основной доклад — до 30 мин.;
• вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;
• содоклад, сообщение — не более 10 мин.;
• вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;
• выступления — по 5–7 мин. каждое;
• ответ докладчика — не более 5 мин.;
• ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;
• справка по ходу совещания — не более 3 мин.;
• чтение проекта решения — не более 3 мин.;
• подведение итогов совещания — не более 10 мин.

В среднем продолжительность совещаний на предприятии колеблется от 30 минут до 2-х часов.

 

5. На предприятии имеется специально оборудованный зал для совещаний, в котором выполнены такие условия как: звукоизоляция, вентиляция, наличие удобной мебели, оргтехники и прочих материалов, необходимых для проведения совещаний.

На предприятии  ОАО «БАЗ» соблюдаются все  рамки делового этикета-отношение  начальства к своим подчиненным.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Деловое общение – это сложный, многоплановый процесс установления и развития профессиональных и деловых контактов между людьми, осуществляемый знаковыми средствами взаимодействия субъектов профессионального труда, порождается потребностями в совместной деятельности и включает в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание друг друга, оказание влияния на партнера по взаимодействию в целях внесения изменений в его психологическое состояние, структуру психики и поведения.

 

Подводя итоги курсовой работы надо заметить, что деловое общение играет важную роль в управлении любой организации.

Деловые разговоры  со знанием дела, на уровне начальник-подчиненный  и наоборот или между коллегами  в течение рабочего времени приносит определенный положительный эффект в работе коллектива, в управлении. Вполне естественно, что общение  только лишь с использованием специфической  деловой терминологии в течение 100% рабочего дня может просто утомить  работника и привести к какой-либо ошибке. Поэтому требуются определенные психологические разгрузочные паузы, как перерыв на кофе и т.д., во время  которых можно расслабиться, обменяться шутками. Все это в комплекте  принесет ожидаемый положительный  результат в работе организации.