Сущность делового общения в организации

     Исходя из этико-организационных подходов выделяют следующие виды совещаний:

• диктаторские. Руководитель сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы;
• автократические совещания- разновидность диктаторского совещания. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников;
• сегрегативные совещания  (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего;
• дискуссионные совещания имеют демократический характер. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений;
• свободные- проводятся без четко сформулированной повестки дня.4

     Прежде чем собирать работников на совещание следует подумать относительно необходимости  подобного шага, так как оно расходует рабочее время персонала. Недостаточно хорошо подготовленные и проведенные совещания наносят вред компании.

     В конце совещания ведущему следует обобщить основные положения и выяснить у присутствующих, все ли его правильно поняли. По итогам совещания необходимо зафиксировать, кому какое исполнение поручено.

     Деловое совещание следует заканчивать подведением итогов и составлением протокола результатов, который должны получить все присутствующие.

     Когда необходимо ознакомить общественность с точкой зрения фирмы, компании на какую-либо значимую проблему применяется особая форма делового общения- пресс-конференция. Она может применяться в целях создания позитивного корпоративного имиджа. Особенность пресс- конференции состоит в том, что  она организуется как кратковременная официальная встреча с представителями СМИ.  По сравнению с деловой беседой и деловым совещанием на пресс- конференции возрастает интенсивность вербальных коммуникаций, в особенности которые связаны с постановкой и формулировкой вопросов.

     Важнейшей формой делового общения являются деловые переговоры. Задача переговоров состоит в том, чтобы найти такой вариант решения, который удовлетворит интересы их  участников. В отличие от других форм  делового общения деловые переговоры  имеют более жесткие формально- ролевые и статусные рамки.

     Можно выделить два вида деловых переговоров:

• спонтанные (импровизированные);
• спланированные (к которым готовятся заранее).

      Во время деловых переговоров важно различать позиции и интересы сторон. Позиции- это то, чего стороны хотят добиться в ходе переговоров. Интересы- лежат в основе позиций, и указывают на то, почему стороны хотят добиться того, о чем заявляют. Обнаружить интересы, стоящие за той или иной позицией гораздо сложнее.

     В деловых переговорах наиболее часто применяют  конфрантационный и партнерский подходы. Для первого  характерно противостояние сторон,  использование манипулятивных техник и таких типов психологического воздействия, как  принуждение, запутывание, игнорирование и др. Целью такого подхода является- стремление одной из сторон получить односторонний выигрыш. Партнерский подход предполагает ценностную ориентацию на психологическое равенство переговаривающихся сторон и такое согласование их позиций, которое учитывает  взаимные интересы участников.  Переговоры могут достичь своих целей, если их участники искренни заинтересованы в поиске решения.5

     Значительное место в управленческой деятельности фирмы занимает деловая переписка. Она служит как индикатор, «лакмусовая бумажка» для получателя информации. На бумаге или каком- либо другом носителе видны все орфографические, пунктуационные, синтаксические и другие ошибки. 

     Деловая переписка применяется в тех случаях, когда нет условий для личного общения, а также невозможно использовать технические средства коммуникации. Деловое (служебное) письмо – это обобщённое название документов различных по содержанию, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

      В письмах должна присутствовать ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений, грамотность.

     Официально-деловую переписку можно разделить  по тематическому признаку на:

• деловую (деловое письмо), с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности;
• коммерческую (коммерческое письмо), составляемая при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них).

      Для любой уважающей себя организации надо уметь грамотно составлять деловые письма и вести деловую переписку, так как это является составляющей частью ее репутации и имиджа.

 

                 1.2 Место взаимодействия в структуре общения.

     

 1.2.1 Разновидности взаимодействия объектов общения .

     Общие этические принципы и разновидности делового общения.

 

      Этику  делового общения следует учитывать  в различных ее проявлениях: в  отношениях между предприятием  и социальной средой; между предприятиями; внутри одного предприятия –  между руководителем и подчиненными, между подчиненными и руководителем, между людьми одного статуса. Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали бы каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем они должны служить надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.6

      Общий  нравственный принцип человеческого  общения содержится в категорическом императиве И. Канта: «Поступай так, чтобы максима твоей воли всегда могла иметь также и силу принципа всеобщего законодательства». Применительно к деловому общению основной этический принцип можно сформулировать таким образом: в деловом общении при принятии решения о том, какие ценности следует предпочесть в данной ситуации, поступай так, чтобы максима твоей воли была совместима с нравственными ценностями других сторон, участвующих в общении, и допускала координацию интересов всех сторон.

   Таким образом, в основе этики делового общения должна быть координация, а по возможности и гармонизация интересов. Естественно, если оно осуществляется этическими средствами и во имя морально оправданных целей. Поэтому деловое общение должно постоянно проверяться этической рефлексией, оправдывающей мотивы вступления в него. При этом сделать этически правильный выбор и принять индивидуальное решение часто дело совсем непростое. Рыночные отношения предоставляют свободу выбора, но вместе с тем увеличивают количество вариантов решений, порождают комплекс моральных дилемм, поджидающих деловых людей на каждом шагу в процессе их деятельности и общения.

    Специалист  по менеджменту, вступающий в  деловое общение, может попасть  в затруднительные ситуации. При  этом если во всех случаях он остановит свой выбор на действиях, дающих сиюминутный эффект, его поведение можно будет, пожалуй, считать безнравственным и аморальным. Если же он не предпримет ни одного из таких действий, то может оказаться несостоятельным как управляющий и постоянно испытывать удручающее чувство внутреннего морального напряжения. Поэтому совершенно очевидно, что управляющий должен выработать необходимый свод этических принципов, которые смогут помочь ему в моральной оценке каждой ситуации и решении проблем – насколько далеко можно зайти в деловом общении, не переступая этических норм.

     Однако, несмотря  на всю проблематичность и  трудность выбора нравственной  позиции, в общении имеется ряд  таких положений, следуя которым  можно в значительной степени облегчить деловое общение, повысить его эффективность и избежать промахов в процессе взаимодействия с другими в бизнесе. Помните, что:

    - В морали  нет абсолютной истины и высшего  судьи среди людей.

    - Когда речь  идет об этических промахах  других, не следует делать из «моральных мух» «моральных слонов». Когда речь идет о промахах своих, следует поступать наоборот.

   - В морали следует  хвалить других, а предъявлять  претензии к себе.

   - Нравственное  отношение окружающих к нам  зависит, в конечном счете, только от нас самих.

   - Когда речь  идет о практическом утверждении  норм морали, основной императив  поведения – «начни с себя».7

   Особое внимание  следует обратить на золотое  правило этики общения: «Относитесь  к другим так, как вы хотели  бы, чтобы относились к вам». В отрицательной форме в формулировке Конфуция оно гласит: «Чего не пожелаешь себе, того не делай другим». Это правило применимо и к деловому общению, но по отношению к отдельным его видам «сверху-вниз» (руководитель-подчиненный), «снизу-вверх» (подчиненный-руководитель), «по горизонтали» (сотрудник-сотрудник) требует конкретизации.

     Этика делового общения «сверху-вниз». В деловом общении «сверху-вниз», т.е. в отношении руководителя к подчиненному золотое правило этики можно сформулировать следующим образом: «Относитесь к подчиненному так, как вы бы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель». Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами и принципами, которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным. Под нормами и принципами имеется в виду то, какое поведение на службе является этически приемлемо, а какое – нет. Эти нормы касаются, прежде всего, того, как и на основе чего отдаются распоряжения в процессе управления, в чем выражается служебная дисциплина, определяющая деловое общение. Без соблюдения этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствует себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными. Отношение руководителя к подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно-психологический климат. Именно на этом уровне формируется в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения. Отмечу некоторые из них.

      - Стремитесь  превратить вашу организацию в сплоченный коллектив с высокими моральными нормами общения. Приобщите сотрудников к целям организации. Человек только тогда будет чувствовать себя нравственно и психологически комфортно, когда произойдет его идентификация с коллективом. Вместе с тем каждый стремится остаться индивидуальностью и хочет, чтобы его уважали таким, каким он есть.

      - При  возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью, руководителю следует выяснить  ее причины. Если речь идет  о невежестве, то не следует бесконечно попрекать подчиненного его слабостями, недостатками. Подумайте, что вы можете сделать, чтобы ему преодолеть их. Опирайтесь при этом на сильные стороны его личности.

     - Если сотрудник  не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он  может решить, что провел вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующее замечание, то он просто не выполняет своих обязанностей и поступает неэтично.

   - Замечание сотруднику  должно соответствовать этическим нормам. Соберите всю информацию по данному случаю. Выберете правильную форму общения. Вначале попросите объяснить причину невыполнения задания самого сотрудника, возможно, он приведет неизвестные вам факты. Делайте ваши замечания один на один: необходимо уважать достоинство и чувства человека.

   - Критикуйте действия  и поступки, а не личность человека.

   - Тогда, когда уместно, используйте прием «бутерброда» - спрячьте критику между двумя  комплиментами. Закончите разговор  на дружеской ноте, и вскоре найдите время поговорить с человеком,  чтобы показать ему, что вы не держите зла.

   - Никогда не  советуйте подчиненному, как поступить  в личных делах. Если совет  поможет, вас, скорее всего, поблагодарят. Если не поможет – на вас  ляжет вся ответственность.

  - Не обрастайте  любимчиками. Относитесь к сотрудникам  как к равноправным членам  и ко всем с одинаковыми  мерками.

  - Никогда не давайте  сотрудникам возможность заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их  уважение.

  - Соблюдайте принцип  распределенной справедливости: чем  больше заслуги, тем больше должно  быть вознаграждение.

  - Поощряйте свой  коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным  образом благодаря заслугам самого  руководителя.

   - Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.

   - Привилегии, которые  вы делаете себе, должны распространяться  и на других членов коллектива.

   - Доверяйте сотрудникам  и признавайте собственные ошибки  в работе. Члены коллектива все  равно, так или иначе, узнают о  них. Но утаивание ошибок –  проявление слабости и непорядочности.