. Мәліметтер қоры және және жинағы, мәліметтер қорын басқару жүйесі туралы түсінік. МҚБЖ даму тарихына қысқаша шолу

Мәліметтер қорында  құрылған кестелердің атаулары бірдей өрістері болып  және олардың типтері  бірдей болса, мұндай кестелерді байланыстыруға болады және оларды пайдаланып басқа  кесте құру да мүмкін (Access  байланыстыруды автоматты түрде жүргізе алады).

Мәндері бірегей болатын өрісті бірегей өріс деп атайды.

Кестелерді байланыстыру үшін тағайындалатын өрістерді кілттік өрістер деп  атайды. Олардың кемінде біреуінің  кілттік өрісі бірегей, екіншісінің  өрісі осы типті болуы тиіс. Басқа нұсқау берілмесе, Access автоматты түрде есептегіш өріс құрып, оны кілттік етіп қояды.

 

3. Кесте - мәліметтер қорының негізгі объектісі. Кесте құру үшін МҚ терезесін ашып, Кестелер-Кұру командасын беру керек (Кестелер қондырмасын, одан әрі Құру түймесін шерту). Жаңа кесте сұхбаттық терезесі көрінеді. Оған кесте құрудың үш режимі енгізілген:

* Кесте режимі (кестені қолдан құру);

* Кестелер  шебері (кестені автоматты түрде құру);

* Конструктор;

 

Конструктор режимі. . Кесте конструкторын түрлі әрекеттер үшін пайдалануға болады:

- өріс атауын өзгерту;

- өріс типін өзгерту;

- өріс өлшемі мен форматын  қайта орнату;

- жаңа өріс қосу;

- өрісті кілттік ету;

- жаңа кесте құру, т.б.

Конструктор терезесін ашу үшін МҚ терезесінің Кестелер қондырмасынан  кесте атауын таңдап, Конструктор түймесін шерту керек.  (Жаңа кесте құру үшін Кестелер - Конструктор командасының берілуі тиіс.)

Кестенің өріс типін өзгерту  үшін осы терезенің “Берілгендер типі” бағанынан өріс қатарында орналасқан ұяшықты таңдау керек. Оның оң жағында тілсызық түймесі (тізім символы) пайда болады. Оны шертіп, ашылған тізімнен қажетті типті таңдаса болғаны. Өрісті кілттік ету үшін көрсеткішті атауының үстіне әкеліп, тышқанның оң түймесін шерту керек. Көрінген контексті мәзірден Кілттік өріс қатарын шерту жеткілікті (не аспаптар панелінің Кілттік өріс түймесін шертуге болады). Кілттік етілген өріс атауының сол жағына (шеттік бағанға) кілт белгісі орнатылып қойылады.

Конструктор режимі арқылы Жаңа кесте  құру үшін терезенің Өріс атауы бағанына сәйкес тақырыптарды енгізу керек.

Кестеге жаңа өріс қосу қажет болса  да, тақырыбын Өріс атауы бағанына енгізу жеткілікті.

Өрістер мәліметтер қорының кұрылымын  ғана емес, сонымен қатар мәліметтердің  топтық қасиеттерін де анықтайды. Microsoft Access мәліметгер базасын баскару жүйесіндегі кесте өрісінің негізгі касиеттері:

Өріс атауы (Наименование поля) - мәліметтер қорына автоматтандыру операцияларын қолданғанда осы өрістің элементтеріне қандай қатынаста болу керектігін анықтайды (жалпы жағдайда өріс атауы кесте бағандарының тақырыптары ретінде қолданылады);

Өріс типі (Тип поля)- берілген өрістегі мәліметтер типін анықтайды.;

Өріс өлшемі (Размер поля) - берілген өріске енгізілетін символдардың ақырғы ұзындығын анықтайды;

Енгізу қалқасы (Маска  ввода) - енгізудің түрін анықтайды (енгізуді автоматгандыру құралы);

Қолтаңба (Подпись) - берілген өріс үшін кесте бағанының тақырыбын аныктайды (егер колтаңба көрсетілмесе, онда баған тақырыбына өріс атауы қасиеті пайдаланылады);

Үнсіз келісім бойынша  қабылданатын мән (Значение по умлочанию) - ұяшыққа автоматты түрде енгізілетін мән (енгізуді автоматтандыру құралы);

Мәнге қойылатын шарт (Условие на значение) - мәліметтерді енгізудің дүрыстығын тексеру үшін қолданылатьш шектеу;

Қате туралы хабар (Сообщение об ошибке) - қате мәліметгерді енгізу кезінде пайда болатын ескерту (Мәнге қойьшатын шарт қасиеті берілген кезде тексеру автоматты түрде жүзеге асырылады);

Міндетті өріс (Объязательное поле) - мәліметтер қорын толтырғанд берілген өрісті міндетгі түрде толтыру қажеттігін анықтайтын қасиет;

Бос жолдар (Пустые строки) - бос жолдан тұратын мәліметгерді енгізуге рұқсат беретін қасиет;

Индекстелген өріс (Индексированное  поле) - егер өріске осы қасиет берілсе, онда осы өрісте сақталынған жазбаларды сұрьштаумен, іздестірумен байланысты амалдар жылдамдатылады. Индекстелген өрістер үшін жазбалардағы мәндердің қайталануьш тексеруді ұйымдастыруға болады.

Өрістердің кейбір типтері тек  өздеріне ғана тән қасиеттерге ие бола алады. Мәліметгер базасының кестесі  көптеген мәліметтер типімен жүмыс  істеуге мүмкіндік береді. Олар:

Мәтіндік (Текстовый) - өлшемі ақырлы кәдімгі мәтіндік ақпаратты сақтауға арналған мәліметтер типі (255 символға дейін);

MEMO өрісі (Поле MEMO)- (65535 символға дейінгі) үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған мәліметтер типі. Шын мәнінде мәтін өрісте көрсетілмейді, ол мәліметгер базасының басқа жерінде сақталады да, өрісте оның тұрған жері көрсетіледі, бірақ қолданушыға мұндай айырмашылық білінбейді;

Сандық (Числовой) - нақты сандарды сақгауға арналған мәліметтер типі;

Мерзімі/уақыты (Дата/время)- күнтізбе бойынша күнін, айын және уақьпты сақтауға арналған мәліметгер типі;

Қаржылық (Денежный) - қаржылық шаманы сақтауға арналған мәліметтер типі;

Санауыш (Счетчик) - жазбаларды автоматгы түрде нөмірлеуге арналған мәліметгер типі;

Логикалық - логикалық мәліметгерді сақтауға арналған тип (Иә немесе Жоқ деген мәндерді қабылдайды);

OLE объекгілер өрісі (Поле объектов OLE)- әр түрлі объектілерді (мультимедиалық, графикалық, символдық) сақтауға арналған мәліметтер типі. Бұл да MEMO өрісі сияқгы басқа жерде сақталады. OLE объектілері өрісінде оның тұрған жері көрсетіледі;

Гиперсілтеме (Гиперссылка) - Интернетгің Web-объектілерінің URL-адрестерін сакгауға арналған өріс. Сілтемені тышқанның батырмасымен шерткенде автоматгы түрде броузер жүктелініп, терезеге Web-объекті шығады;

Ауыстырулар шебері (Мастер подстановок) - бұл арнаулы емес мәліметтер типі. Бұл объектінің көмегімен мәліметтерді енгізуді автоматгандыруды дайын тізімнен таңдап алатындай етіп ұйымдастыруға болады.

 

Кесте элементтерін таңдау және өшіру:

а.  Ұяшықты таңдау   үшін көрсеткішті  оның сол жақ шетіне орналастырып, ақ крест түріне айналған кезде тышқан түймесін шерту керек. Ұяшықты өшіру үшін оны таңдап, Del клавишін басу жеткілікті.

б.  Бағанды таңдау үшін оның тақырыбын  шертсе болғаны. Тақырып оң түймемен шертілген кезде контексті мәзір ашылады. Бағанды өшіру үшін оны таңдап, Түзету-Бағанды өшіру командасын беру керек.

в. Қатар орналасқан бірнеше бағанды  таңдау тышқан түймесін басып тұрып, алғашқы өріс тақырыбынан бастап көрсеткішті солдан оңға қарай жылжыту арқылы орындалады.

г.  Жазбаны таңдау үшін оның сол жағында орналасқан жазу маркерін бір рет шерту жеткілікті. Таңдалған жазуды Del клавиші арқылы өшіруге болады.

д.  Қатар орналасқан бірнеше жазбаны таңдау үшін тышқанды басып тұрып, көрсеткішті жазу маркері жолында төмен жылжыту керек. Оларды өшіру әдісі жазбаны өшіру сияқты.

е. Төртбұрышты ұяшықтар блогын таңдау жолы:

блоктың сол жақ жоғарғы бұрышына көрсеткішті әкеліп, ол ақ крест  түріне айналған соң қарсы бұрышқа  жеткенше диагональ бойынша жылжыту.

ж. Кестені таңдау үшін өрістер  тақырыбының сол жағында орналасқан кесте маркерін шерту керек.

Ол оң түймемен шертілген кезде  кестемен операциялар орындауға  арналған контексті мәзір көрінеді.

Кестеге жазба не өріс қосу:

Кестеге жазба қосу үшін МҚ терезесі арқылы кестені ашып, Кірістіру-Жаңа жазба командасын беру керек. Кесте соңына бос жол қосылып қойылады. Оған жазбаны енгізіп, КҚ клавишін басу жеткілікті.

Жазбаны таңдап, оны түймемен шерткен  кезде жазбамен түрлі операцияларды  орындауға арналған контексті мәзір көрінеді.

Кестеге жаңа өріс қосу үшін оны ашып, Кірістіру-Баған командасын беру керек. Ашылған бос өрісті толтыру жолы әдеттегідей.

Кесте өрісін басқа кестеге  көшіру:

1.  Өрісті таңдап, алмастыру буферіне  көшіру (Ctrl+C   клавиштерін басу не Түзету-Көшіру командасын беру).

2.  Қабылдайтын кестені ашып, жаңа өріс кұру. Оның типі көшірілетін  өрістің типімен бірдей болуы  тиіс.

3. Құрылған өрісті таңдау (толтырылмаған  кесте үшін екінші пунктті  орындамай, бірден өрісті таңдау  жеткілікті).

4. Буферден кірістіру командасын  беру (Ctrl+V не Түзегу-Кірістіру). Ескерту. а) Көшіру үшін өріс тақырыбын тышқанның оң түймесімен басып, көрінген контексті мәзірді пайдалану да мүмкін.

б)  Өрістер блогын көшіру тәсілі де бір өрісті көшіру сияқты. Екі кестенің таңдалған блок өрістерінің типтері бірдей болса болғаны.

в) Өрісті бір кесте ішінде көшіру үшін оны таңдап, Жылжыту және Қалдыру әдісін пайдалану жеткілікті. Жылжыту алдында көрсеткішке төртбұрышты белгінің косылуын күту керек.

 

4. Мәліметтер қорының бірдей атаулы өрістері бар кестелерді байланыстыру және олардың кейбір өрістерін пайдаланып, басқа кесте құру – Асcess-тің негізгі ерекшеліктерінің бірі. Негізгі кестені басқаларымен байланыстыру үшін оның мәндері қайталанбайтын (бірегей) өрісі болуы тиіс. Ол ұзын сандық типті  кілттік  өріс   болуы міндетті. Егер кестеде мұндай өріс болмаса, оны құрып алуға болады.

Кестені импорттау:

Access сыртта кұрылған түрлі файлдық берілгендерді импорттай алады. Оларды dBASE, FoxBase, FoxPro, т.с.с. мәліметтер қорынан импорттау жеңіл. Егер әр бағанда бір типті берілгендер сақталған болса, электрондық кестені импорттау қиын емес.

МҚ терезесінде Кесте- Құру командасын беріп, Жаңа кесте терезесін ашу.

Терезеден Импорттау катарын тандап, Ok түймесін шерту. "Импорт" терезесі көрінеді.

Терезеде файл типін таңдап және файл атын енгізіп, "Импорт" түймесін шерту. Импорт шебері программасы іске қосылып, кесте үлгісі көрсетілген оның бірінші қадам терезесі көрінеді.

Қалған сұхбаттық терезелерді  тек қарап шығып, соңғы терезеде берілгендерді кабылдайтын кестеге  ат беру.

МҚ терезесінде импортталған кесте  атауын таңдап, Ашу түймесін шерту  және көрінген кестеге өріс тақырыптарын енгізу.

 

 

Лекция-7. Сұраныстармен жұмыс істеу

 

1. Сұраныс туралы жалпы  түсінік

2. Фильтрлеу

3. Қарапайым сұраныс  шебері

4. Нәтижелік сұраныс.  Сұраныста есептеулер

 

1. Мәліметтер қоры кестесінен не байланысты кестелерден белгілі шарттарды қанағаттандыратын нәтижелік кесте құруға болады. Негізгі кестемен жаңылыстырмау үшін оны сұраныс объектісі не жай ғана сұраныс деп атайды.

Access-тe сұраныс құруға арналған құрал (ішкі программа) да сұраныс деп аталады. Оларды сөйлем мағынасы арқылы ажырату қиын емес.

Сұраныс берілгендерімен сорттау, фильтрлеу, біріктіру, сандық өріс мәндерінің қосындысын, орта мәнін табу да мүмкін, т.б. Олардың негізгі кестелерге әсері жоқ. Ал, сұраныстың өріс ұяшығының  мәні өзгертілген кезде негізгі  кестедегі сәйкес мән де автоматты түрде өзгертіліп қойылады.

Сұраныс кұрудың түрлі тәсілдері  бар: Филътрлеу , "Қарапайым сұраныс шебері" программасын және сұраныстар конструктарын пайдалану.

 

2. Кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу (сүзгілеу) делінеді. Фильтрлеудің үш түрі бар:

* Таңдама бойынша фильтр;

* Әдеттегідей фильтр;

* Кеңейтілген фильтр.

Кеңейтілген фильтр фильтрлеудің алғашқы  екі түрін де біріктіреді. Сондықтан  кітапта осы тәсілді пайдалану  түрі ғана қарастырылған.

Кеңейтілген фильтрді пайдалану  жолы:

1.  МҚ терезесінің "Кесте"  қондырмасын ашып, кажетті кестені  таңдау және "Ашу" түймесін  шерту.

2.  Мәзір арқылы Жазбалар - Фильтр -> Кеңейтілген фильтр командасын беру. Фильтр терезесі көрінеді.

3.   Осы атаулардың қажеттілерін    екі реттен    шерту. Олар терезенің төменгі блогының "Өріс" қатарының ұяшықтарына ретімен кірістіріліп қойылады.

Ұяшықтарға өріс атауларын кірістірудің екінші әдісі:

-   өріс атауы енгізілетін  ұяшықты  шерту.  Тілсызық түймесі көрінеді,

-  түймені шертіп, көрінген тізімнен  қажетті өріс атауын таңдау,

4.  "Іріктеу шарттары" қатарының  ұяшықтарына сәйкес өрістерден  таңдалатын шарт өрнектерін енгізу.

5.    Қажет   болса, "Немесе"   катарының   ұяшықтарына   қосымша  шарттарды енгізу және "Сорттау" қатарындағы өріс ұяшығын шертіп, оған элементтерін сорттау типін енгізу (өспелі не кемімелі бойынша).Әрекеттер орындалған соң фильтрлеу арқылы дайындалған сұраныс - кестесін экранға шығарып, көріп шығуға болады. Ол үшін аспаптар панелінің "Фильтрді қолдану" түймесін шерту не Фильтр-Фильтрді қолдану командасын беру керек.

6.  Фильтр кесте сияқты автоматты  түрде сақталады. Файл-Сұраныс  түріңде сақтау командасы берілген  не аспаптар панелінің осы  атаулы түймесі шертілген кезде  фильтрге атау сұралатын сұхбаттық терезе көрінеді. Атауды енгізіп, Ok түймесін шерту жеткілікті. Файл МҚ-ның "Сұраныстар" бөліміне жазылып қойылады.

 

3. Қарапайым сұраныс - кестеден не байланысты кестелерден таңдалған өрістер бойынша кұралатын нәтижелік кесте. Қарапайым сұраныс құру үшін үш қадамдық сұхбаттық терезесі бар "Сұраныс шебері" процедурасын пайдалануға болады:

1. МҚ терезесін ашып, Сұраныстар-Құру командасын беру. "Жаңа сұраныс" терезесі көрінеді.

2. Терезеден "Қарапайым сұраныс"  қатарын екі рет шерту. Бірінші  қадам терезесі көрінеді.