Автоматизация складского учета

К задачам склада, традиционно  решаемым нами с использованием информационных технологий, относятся:

1. Правильное и своевременное документальное оформление всех операций по заготовке, поступлению и отпуску материалов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости (ТЗР) по направлениям затрат;
2. Базовый складской учет (приход, расход, остатки и обороты);
3. Настройка специфических разрезов складского учета (по партиям, срокам годности, разбиваемые упаковки, учет в разных единицах, сложные артикулы и т.п.);
4. Учет мест хранения (стеллажи, ячейки и т.п.), элементы складской логистики;
5. Обеспечение материальной ответственности на складе (разграничение доступа, персонализация ответственности и т.п.);
6. Использование штрих кодов – от считывания чужих до маркировки своими;
7. Поддержка инвентаризаций, восстановления учета, регистрации начальных остатков, выявление отклонений и т.п.;
8. Построение складских и торговых отчетов, их анализ для оптимизации торговли или логистики;
9. Обеспечение взаимодействия склада с партнерами по принципу;
10. Учет результатов работы менеджеров по продажам или продавцов на основе складских данных.
11. Мобильность (создание новых складских точек, масштабирование учета, доступность данных из любой точки мира)

Для выполнения этих задач  необходимо обеспечить, надлежащую организацию материально-технического снабжения на предприятии; наличие прогрессивных норм расходов сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей, топлива и других ценностей на единицу продукции. В целях повышения роли учета и контроля в этом деле надо на каждом предприятии иметь научно разработанную номенклатуру-ценник, установить четкий документооборот, своевременно проводить контрольные проверки и инвентаризации ценностей, не допускать значительных отклонений от норм запасов материалов, механизировать и автоматизировать учетно-вычислительные работы. Все службы предприятия следует обеспечить списком должностных лиц, имеющих право подписывать документы на получение и отпуск со складов товарно-материальных ценностей, а также выдавать разрешения (пропуска) на их вывоз с предприятия. Для каждого склада может быть назначено материально-ответственное лицо. [6] В приложении 1 указаны задачи, периодичность их решения и взаимосвязь с другими задачами и участками учета.

3. Документооборот складского учета

Бухгалтерский документ –  это письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

На участке складского учета, в полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставятся номер карточки и виза работника бухгалтерии или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию организации. Карточки выдаются начальнику складом под расписку в реестре.

Учет движения материально производственных запасов (приход, расход, остаток) на складе ведется материально ответственным лицом. В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открываются  второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работниками бухгалтерии при очередной проверке.

На основании оформленных в  установленном порядке и исполненных  первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) кладовщик делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

Работники бухгалтерии организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные  организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять на складах в присутствии кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении карточек учета в  бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерии  со складскими карточками. Материально  ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерии предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные  в организации графиком кругооборота, кладовщики обязаны сдавать, а работники бухгалтерии или иного подразделения организации - принимать от них все первичные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных  документов оформляется составлением реестра, на котором работник бухгалтерии  расписывается в получении документов.

О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерии, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

При оформлении отпуска материалов подписями получателей в карточках  складского учета без оформления расходных документов карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу по реестру и после обработки возвращаются на склад.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета  в книгах складского учета. В этих книгах на каждый номенклатурный номер  открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие  от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между  данными накладной и фактическими данными).

Если будет установлено несоответствие поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины и т.п.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее соответствующим актом.

В случае составления приемного  акта приходный ордер не оформляется. Приемный акт служит основанием для  предъявления претензий и исков  к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы приходуются в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По единицам измерения устанавливается учетная цена.

Когда материал поступает в одной  единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение  движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в  другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерии, специалистами  других отделов (если это необходимо) и заведующим складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Одновременно определяется учетная  цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения  поставщика, а также в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято на предприятии (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята на предприятии.

Если в интересах производства целесообразно направить материалы  непосредственно в подразделения организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделения организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут  завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, оформляется распорядительным документом организации.

Складской учет материальных запасов  может вестись при помощи средств  вычислительной техники. В этом случае оператором вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей. Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты.[10]

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета  могут не вестись.

Схема 1 – Схема документооборота складского учета ТМЦ

Таблица 1 - Перечень  документов складского учета ТМЦ