Автоматизация складского учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Проектирование автоматизированной информационной системы

2.1 Описание компьютерной  программы «1С:Бухгалтерия 8.1»

Программный продукт «1С:Бухгалтерия 8.1» включает технологическую платформу «1С:Предприятие 8.1» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия». Правила ведения учета настроены именно в конфигурации.

«1С:Бухгалтерия 8.1» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«1С:Бухгалтерия 8.1» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав «1С:Бухгалтерии 8.1» включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

В частности по складам может  вестись количественный или количественно-суммовой учет. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

В «1С:Бухгалтерии 8.1» регистрируются данные инвентаризации, которые автоматически сверяются с данными учета. На основании инвентаризации отражается выявление излишков и списание недостач.[8]

Типовая конфигурация Торговля и Склад  предназначена для автоматизации учета в торговых организациях оптово-розничной торговли. Конфигурация поддерживает все наиболее распространенные операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара. Данная конфигурация входит в комплект поставки следующих версий: однопользовательская, сетевая, сетевая для SQL, комплексная поставка конфигураций. Эта программа обеспечивает:

- учет по нескольким фирмам  в одной базе данных;

- учет наличия и движения  товаров;

- учет взаиморасчетов с поставщиками  и покупателями;

- возможность групповой обработки  товарного состава и списка  контрагентов;

- возможность ведения различных  аналитических признаков (категорий)  товаров, контрагентов и цен;

- автоматизацию процесса ценообразования  на основе ценовых категорий  (категории цен: розничные, оптовые,  мелкооптовые и т. д.);

- продажу наборов товаров;

- розничную торговлю с возможностью  подключения электронных кассовых аппаратов и другого торгового оборудования;

- учет возвратов товаров;

- автоматическое формирование  налоговых документов;

- автоматическое формирование  и передача проводок в «1С:Бухгалтерию 8.1»;

- учет товарных запасов;

- партионный учет товаров;

- ценообразование;

- консигнационную торговлю;

- отчеты (анализ прибыльности товаров,  привлекательность покупателей,  планирование закупок товаров  на основе анализа продаж за  прошлые периоды, минимального  остатка и зарезервированного  товара, остатки и движения товаров, остатки и движения партий товаров, анализ консигнационной торговли и другие отчеты).

По складам может вестись  количественный или количественно-суммовой учет. В первом случае оценка товаров  и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит  от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

В информационной базе можно отразить результаты инвентаризации, которые автоматически сверяются с данными учета. На основании инвентаризации отражается выявление излишков и списание недостач.[11]

 2.2 Описание нормативно-справочной базы «1:С Бухгалтерия 8.1»

Справочники в программе предназначены  для работы с постоянной и условно-постоянной информацией и служат для накопления и хранения внутрифирменных классификаторов. Также справочники обычно используют для построения аналитического учета. Обычно справочниками являются списки товаров, материалов, контрагентов, сотрудников и т. д.

Информация, хранящаяся в справочниках, может, если это не запрещено правами  конкретного пользователя или особенностями  конфигурации, редактироваться в процессе работы с программой. То есть могут водиться новые записи, редактироваться или удаляться существующие.

Справочники хранят информацию об однородных объектах, используемых в программе «1С: Бухгалтерия8.1» (Рис. 1). Чаще всего объектами справочников являются аналитические счета, варианты заполнения какого-либо реквизита документ и т.п. Например, сотрудники, материалы, ставки НДС и др.

Справочник представляет собой список древовидной структуры. В справочнике могут быть объекты  и группы . У каждого объекта имеется свой уникальный код, наименование и другие необходимые показатели. 
Для каждого справочника открывается отдельное окно. В левой части окна выводится дерево групп, в правой – перечень объектов текущей группы.

 
Рис.1. Пример заполнения справочник «Контрагенты».

Справочники бывают основные и подчиненные. Подчиненные справочники содержат объекты, принадлежащие основному справочнику. Например, для справочника контрагентов (организаций) подчиненным справочником является справочник Расчетные счета, Договоры.

Некоторые реквизиты справочников являются периодическими, то есть их значения меняются с течением времени, например, оклад, цена, норма амортизации и т.п. Периодические реквизиты позволяют выполнять перерасчет сумм и документов, относящихся к прошлым периодам.

При заполнении справочника  значения периодических реквизитов сохраняются с указанием даты, с которой эти значения начинают действовать. В качестве даты используется рабочая дата. Рабочую дату настоятельно рекомендуется установить до заполнения справочника.

Справочники можно заполнять  как до начала ведения учета, так  и в процессе. Содержимое некоторых справочников лучше продумать и внести заранее, чтобы впоследствии вести учет наиболее систематизировано, например, статьи затрат. В процессе настройки программы сначала заполняют наиболее простые справочники: единицы измерений, статьи затрат, подразделения, ставки налогов и др., так как на эти справочники будут ссылаться более сложные справочники. Например, при вводе материалов единицы измерений выбираются из справочника единиц измерений, поэтому будет удобнее если последний справочник будет заполнен раньше, чем справочник материалов.

Справочник Номенклатура в «1С: Бухгалтерия  8.1». часто используется во многих документах, так же используется для ведения аналитического учета на счетах 07,08.04,10,41,43. В справочник номенклатуры заносится и накапливается информация обо всех товарно-материальных ценностях (ТМЦ) и услугах, которые реализует и оказывает предприятие. Справочник «Номенклатура» вызывается для ввода и редактирования информации через главное меню программы «Справочники» по пункту «Номенклатура». Представление справочника состоит из двух областей – в левой части представлена древовидная структура справочника в виде групп и вложенных подгрупп как ветвей дерева, а в правой – табличная часть, в которой представлены код товара или услуги, артикул, наименование. Важная особенность справочника Номенклатура – это возможность настраивать счета учета номенклатуры для групп и даже для отдельных строк справочника.

В справочнике «Склады» накапливается  информация о местах хранения товарно-материальных ценностей используемых на предприятии, так же используется для ведения аналитического учета на счетах 07,10,21,41,43 и др.. Справочник используется при создании и редактировании документов. Справочник вызывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Склады». В справочник может быть введено любое необходимое количество складов. Но информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно. Один из складов необходимо указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. В конфигурации разделяются оптовые и розничные продажи. Для осуществления розничных продаж предусмотрены специальные документы «Чек», «Реализация (розница)», «Отчет ККМ». При этом оформление этих документов возможно как с розничного, так и с оптового склада. Продажи с розничного склада могут облагаться единым налогом на вмененный доход (ЕНВД). В этом случае для розничного склада необходимо установить дополнительный флаг «Облагается ЕНВД» (он становиться активным для редактирования при установленном флаге «Розничный склад»). Данный флаг будет по умолчанию проставляться в розничных документах при выборе данного склада. Для каждого склада предусмотрено материально ответственное лицо из справочника «Физические лица». Данный реквизит может у разных мест хранения может совпадать, а может быть и не заполнен (он не является обязательным к заполнению).[12]

2.3 Справочник  «Склад»

Справочник 1С Склады в используется для учета товарно-материальных ценностей по складам. Для того чтобы включить в программе аналитический учет по складам, нужно в меню Предприятие - Настройка параметров учет на вкладке «Запасы» установить параметр настройки «Учет по складам (местам хранения)» в положении «ведется по количеству» или «ведется по количеству и сумме». В результате чего программа установит по счетам материального учета (счета и субсчета счетов 07,08,10,41,43 и др.).

Данная настройка применяется  сразу ко всем счетам материального  учета и всем организациям учета  в информационной базе, если ведется  много фирменный учет.

Сам справочник Склады достаточно простой. Можно задавать любое наименование справочника, при необходимости выбрать ответственное лицо, и обязательно указать вид склада – оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка. Для обычного складского учета используется тип оптовый. Розничный и НТТ варианты используются только для розничной торговли.

Так же можно настроить  тип цен для склада. В этом случае при выборе склада в документах ввода  номенклатуры будет автоматически  выбираться указанный тип цены. Кроме штатного применения справочника складов, возможна организация виртуальных складов для решения многих учетных задач.

Очень удобна оборотно - сальдовая ведомость по счету (например, субсчета 10-го счета) с первым уровнем группировки – по складам.[13]

Для каждого склада также  можно настроить счета учета  номенклатуры. Для этого в форме  справочника склады используется кнопка «Перейти» - «Счета учета номенклатуры». Здесь в соответствующем регистре сведений настраиваем счета учета номенклатуры по складу и организации.

Рассмотрим реквизиты  справочника «Склад» в таблице  2.

Таблица 2  - Структура справочника «Склад»                     

Наименование поля	Идентификатор	Тип поля	Примечание
Код	Kod_Podraz	Числовой	Применяется для краткого описания Наименования подразделения, для быстрого поиска в БД
Наименование	Naim_Podraz	Символьный	Печать в документах Наименования подразделения
Вид склада	Vid_Sklad	Числовой	По своему назначению склады делятся, и поэтому важно знать название и вид склада.
Тип цен розничные	Tip_Cen	Числовой	В программе есть различные типы цен, здесь применяются розничные.
Комментарий	KMM	Символьный	Предназначены для записи пояснений к коду программы.

 

Рис2. Пример заполнения справочника «»Склад»

2.4 Особенности заполнения и формирования первичного и результатного документов складского учета ТМЦ

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

Первичные документы складского учета по поступлению и расходу  ТМЦ являются основой организации  учета на данном участке. Эти документы  должны быть тщательно оформлены, обязательно содержать подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и другие обязательные реквизиты.

Рассмотрим по подробнее  формирование одного первичного документа, накладной на передачу готовой продукции в места хранения.