АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ ЗАО «СЛАТАН"

 

Автоматизация учета материально производственных запасов предприятия. 
       Материально производственные запасы состоят из справочника материалов, товаров и продукции. Справочники построены в виде древовидной структуры. В программе учитывается широкий спектр различных данных и характеристик материалов, товаров и продукции. Предусматривается возможность учета товаров по ставке НДС 18%, 20%, 10%, 0% и по товарам, не облагаемым НДС. При необходимости список требуемых параметров и характеристик может быть увеличен

Автоматизация учета покупок и продаж. 
       В учете продаж и покупок автоматически заполняются и выводятся на печать книги продажи и покупок, а также журнал выставленных и полученных счетов-фактур. В учете продаж предусмотрено также автоматическое формирование и вывод на печать следующих документов к данной сделке: счет, счет-фактура, приходный кассовый ордер, накладные, несколько видов типовых договоров и актов. Одним из преимуществ программы в части учета продаж и покупок является автоматическое ведение учета по расчетам с дебиторами и кредиторами и автоматическое формирование проводок по данным отгрузки, оприходования и оплат.  
Автоматизация складского учета предприятия. 
       Программа позволяет осуществлять многоскладской учет с контролем за перемещениями товаров с одного склада в другой или в магазины и т.д. Складкой учет напрямую связан с операциями по учету продаж и покупок. При осуществлении покупок, оприходуемые товары могут быть оформлены на соответствующий склад (склады), при реализации товаров возможно выборка товара с различных складов. Складской учет позволяет сформировать остатки на складах на любую установленную дату и вывести на печать такие документы, как приходные накладные, расходные накладные, карточка движения товара по складам, оборотная ведомость и оборотно-сальдовая ведомость за заданный период.  
Комплексная автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты 
       Функция Зарплата, Табель, Кадры позволяет осуществлять комплексный учет кадрового состава с выводом на печать автоматически заполняемых соответствующих документов (штатное расписание, трудовой договор, приказы, лицевой счет и т.д.). Программа позволяет с высокой степенью автоматизации вести табельный учет использования рабочего времени. Расчет заработной платы учитывает все особенности расчетов по оплате труда с автоматическим расчетом НДФЛ и ЕСН, формированием всех необходимых документов, как первичных, так и отчетных. Подробнее читайте в разделе "БухСофт: Зарплата".  
Автоматизация учета денежных средств. 
       Учет денежных средств осуществляется через программные формы Банка и Кассы. В данные формы попадают вся необходимая информация по операциям из Учета продаж и покупок и из Журнала хозяйственных операций. Учет средств в банке позволяет быстро и легко формировать платежные поручения, в том числе с учетом требований кодировки назначения платежей по налогам и сборам. Учтено множество иных полезных возможностей.

Основное производство (Вспомогательное производство). Учет расходов на основное (вспомогательное) производство продукции или услуг осуществляется отдельно по каждому виду производимой продукции через форму Производство. Программа позволяет оформить списание материала со склада или приобретенных услуг в основное (вспомогательное) производство и учесть иные виды расходов. Данные о производственных затратах поступают в налоговый учет. В разделе "Выпуск продукции" программа отражает операции, связанные с количеством и ценой выпущенной продукции или услуг. Раздел "Незавершенное производство" отображается объем производственных расходов в пользу конкретной продукции, ее выпуск и объем незавершенного производства по каждому наименованию

Журнал операций.       Журнал хозяйственных операций отражает все проводки, сформированные из отдельных операций. При необходимости существует возможность ввода любых проводок, которые не нашли отражение в отдельных операциях. Из формы Журнала операций предлагается на печать любые виды отчетов по синтетическим счетам и аналитическим наименованиям за любой период. К данным документам в частности относятся такие регистры бухгалтерского учета, как: Главная книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета, Журнал ордер, аналитические отчеты и т.д.

Комплексная автоматизация налогового учета.       Форма налогового учета представляет собой список операций по приобретению и выбытию имущества, приходу и расходу денежных средств и иных операций, влияющих на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в соответствии с главой 25 НК РФ. По данным налогового учета выводятся на печать автоматически заполненные регистры налогового учета с учетом рекомендаций МНС РФ. Операции по налоговому учету формируются на основе данных первичных операций программы и на основе данных бухгалтерского учета. При необходимости форма налогового учета позволяет откорректировать операции или добавить новые операции. На основе данных налогового учета автоматически формируется Декларация по налогу на прибыль.

Отчетность.       Программа БухСофт обеспечивает не только комплексную автоматизацию учета предприятия, но и формирует всю необходимую отчетность. Бухгалтерская и налоговая отчетность состоит из соответствующих утвержденных форм и предполагает их автоматическое заполнение по данным программы за установленный период.

1.3.1 Состав и характеристика задач  подсистемы

 

Таблица 2  - Задачи подсистемы Управления бухгалтерским учетом и экономической деятельностью

Наименование задачи	Контрагенты	Перечень информации	Степень автоматизации
1. учет основных средств	Начальник отдела продаж, начальник транспортного отдела	Кол-во ОС, амортизация  ОС, стоимость ОС	Автоматизировано при  помощи программы «БухСофт»
2. учета покупок и  продаж	Начальник отдела продаж	Кол-во проданной продукции, кол-во закупленной продукции	Автоматизировано при помощи программы «БухСофт»
3. складского учета  предприятия	Начальник склада	Кол-во товара и материала  на складе, пришедшая и отгруженные  товары и  материалы	Автоматизировано при  помощи программы «БухСофт»
4. учета денежных средств	Начальники всех отделов	Кол-во полученных и потраченных  денежных средств	Автоматизировано при  помощи программы «БухСофт»
5. учет общехозяйственных  расходов	Начальник склада, начальник  отдела продаж, начальник пошивочного  цеха	Сумма расхода, отчетность перед поставщиками данных услуг	Не автоматизировано
6. учет материальных  ценностей	Начальник отдела продаж	Кол-во МЦ, выбывшие - поступившие  МЦ	Автоматизировано при  помощи программы «БухСофт»
7. учёт расхода ГСМ  по гаражным номерам	Начальник транспортного  цеха	Расход ГСМ, закупленные ГСМ	Не автоматизировано
9. Расчёт заработной  платы сотрудникам	Начальники всех отделов	Начисленная и выданная ЗП	Автоматизировано при  помощи программы «БухСофт»

 

 

Рисунок 5 - Типовой бизнес-процесс учета общехозяйственных расходов по электроэнергии с «Мосэнергосбыт»

Необходимой автоматизации  подлежит учет общехозяйственных расходов, т.к на данном предприятии нет единой БД по поставщикам услуг общехозяйственных расходов, также нет единой системы отчетности представляемой данным организациям для выставление счета за предоставленные услуги.

1.3.2 Информационная модель подсистемы

 

Схема документооборота  подсистемы Управления бухгалтерией и экономической деятельности

представляет собой схему состава документов и отделов в подсистеме, их взаимодействие и отражение организационной структуры управления.

Схема документооборота  подсистемы Оперативное Управление Основным Производством представлена на рисунке 6.

Из схемы документооборота видно, как взаимодействуют между собой отделы, как происходит обмен информации и документооборот подсистемы. В подсистеме Управления бухгалтерией и экономической деятельности взаимодействуют отделы:

 

• Магазины и торговые залы ,
• Склад,
• Пошивочный цех,
• Транспортный отдел,
• Бухгалтерия

 

На стрелках подписаны документы (входящие и выходящие), которые поступают  в отделы.

 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6 - Информационная модель подсистемы ОУОП

 

1.3.3 Коммуникационная   модель   подсистемы

Коммуникационная модель подсистемы реализуется посредством  ПК. Бухгалтерия имеет в своем распоряжении 2 компьютера со следующими характеристиками:

 

Персональный компьютер 1:

 

Процессор: AMD Sempron™ 2800+

Материнская плата:. MB ASUS M2N GLan nForce430 SocketAM2 ATX RTL

Оперативная память: 256Мб DDR SDRAM (PC3200).

Видеокарта: Nvidia GeForce 7300GS

Жесткий диск: 80 Гб (7200 об/мин), Serial ATA

Сетевая плата: Compex RE100TX-PCI

 

Персональный компьютер 2:

Процессор: Двухъядерный процессор Intel® Core™ 2 Duo (2130 Мгц).Ядро Conroe, 2 Мб Кэш L2, шина 1066Мгц. 

Материнская плата:. MB MSI 945G Platinum (7176-XXX) i945G Socket775 ATX RTL

Оперативная память: 1024Мб DDR2 SDRAM

Видеокарта: Nvidia GeForce 7600GT

Жесткий диск: 200 Гб (7200 об/мин). Serial ATA. 

Сетевая плата: Compex RE100TX-PCI

 

Данные  ПК  соединены  в локальную сеть и имеют выход в Интернет по технологии ADSL при помощи роутера ZTE ZXDSL 531 В.

 

Получение данных о продажах от магазинов, данных об остатках на складе, а также об иной деятельности, связанной с бухгалтерским и финансовым учетом осуществляется при помощи электронной почты. Затем происходит обработка помощником бухгалтера всего массива полученной информации и передача ее при помои локальной сети к ПК главного бухгалтера (ПК2). Затем главный бухгалтер принимает к учету все полученные данные внося их в программу «БухСофт», а также в централизованную базы данных( по продажам, по остаткам на складе и прочее).

 

 

 

Рисунок 7 - Коммуникационная   модель   подсистемы

 

1.4 Выбор критериев оценки результатов  проектирования задачи АСУ в  рамках указанной подсистемы

 

Для разрабатываемой  системы необходимо определить критерии: технические, качественные и экономические.

Технические критерии:

- интерфейс программы  должен быть «дружественным»,  главный критерий – простота  в работе и удобство при  вводе данных.

• названия: информация в названии должна ясно и недвусмысленно идентифицировать назначение отчета или формы;
• инструкции: должны быть ясными, понятными и краткими, использоваться знакомая пользователям терминология.
• внешний вид окон и форм: должен быть простым и удобным в использовании.
• вывод сообщения об ошибках: при недопустимом заполнении форм или документов должно выдаваться сообщение с подсказкой
• невозможность изменения пользователем формул и алгоритмов, по которым происходят вычисления в программном пакете

Помощь пользователю – Help должна быть ориентирована в  первую очередь на работников службы ОПП и МТО. При использовании Help пользователь должен получить четкие описания и последовательность действий.

 

Критерии качества:

• ИАСУ должна удовлетворять критериям качества:
• контроль доступа;
• регистрация доступа;
• управляемость;
• объем ввода-вывода;
• изучаемость;
• интенсивность ввода-вывода;
• коммуникативность;
• согласованность;
• простота;
• компактность;
• способность к самоописанию;
• модульность;
• общность;
• расширяемость;
• машинонезависимость;
• независимость от системного ПО и др.

 

Экономические критерии:

Проектируемая система  должна улучшить экономическую ситуацию.

• Годовой экономический  эффект,
• Годовая экономия,
• Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений,
• Срок окупаемости капитальных вложений,
• Критерии оценки потока платежей:
• Чистая приведенная стоимость: NPV,
• Внутренняя норма доходности: IRR,
• Срок окупаемости статический: PPs,
• Срок окупаемости динамический: PPd,
• Индекс доходности (динамическая рентабельность): PI,
• Чистая конечная стоимость: NTV,
• Модифицированная внутренняя норма доходности: MIRR.

1.5 Выбор модели и метода решения задачи АСУ

В нашем случае модель будет определяться требованиями бухгалтерского учета, бухгалтерского учета общехозяйственных расходов, ПБУ.

 

Общехозяйственные расходы - расходы, не связанные с производственным процессом.  
К ним относятся: административно-управленческие расходы; содержание общехозяйственного персонала; амортизационные отчисления и расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения; арендная плата за помещения общехозяйственного назначения; расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг; другие аналогичные по назначению управленческие расходы. 
Общехозяйственные расходы отражаются по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" с кредита счетов учета производственных запасов, расчетов с работниками по оплате труда, расчетов с другими организациями (лицами) и др.  
Д26 К02,05,10,21,60,76,70,69… Учтена сумма общехозяйственных расходов. 
Аналитический учет общехозяйственных расходов ведется в ведомостях учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и непроизводственных расходов (форма №15), которые составляют на основании первичных документов и разработочных таблиц. 
Общехозяйственные расходы списываются в зависимости от способа формирования себестоимости.

Если готовая продукция  учитывается по полной производственной себестоимости, то расходы, учтенные на счете 26, списываются в дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства, 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" (если вспомогательные и обслуживающие производства и хозяйства выполняли работы и услуги на сторону).