АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ ЗАО «СЛАТАН"

Если используется сокращенная  себестоимость, то расходы со счета 26 сразу списываются на субсчет 90-2 "Себестоимость продаж". Счета 25 и 26 в конце месяца закрываются и сальдо не имеют.

 

 

 

 

 

 

2 ПРОЕКТНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Постановка задачи

 

Основное назначение автоматизации общехозяйственных  расходов – сформировать данные по поставщикам услуг общехозяйственных расходов, также создать  систему отчетности представляемой данным организациям для получения счета за предоставленные услуги.

В основе построения автоматизации  общехозяйственных расходов лежат следующие задачи:

• Составление единого отчета по общехозяйственным расходам для выявления их доли в общей сумме расходов;
• Систематизация данных о поставщиках общехозяйственных услуг, путем сбора в единую БД данных о поставщиках, о договорах с ними на предоставление услуг, договорных единицах и прочее;
• Создание типовой отчетности перед поставщиками, включающей ввод реквизитов компании и поставщиков на унифицированных бланках отчетности;
• Построение сравнительных таблиц учета расходов по общехозяйственным расходам за текущий и плановый период, для выявления отклонений;

При решении задачи автоматизации  общехозяйственных расходов мы будем  иметь следующую входную информацию:

• Наименование поставщика общехозяйственных услуг

• Местонахождение отдела поставщика, оказывающего общехозяйственные услуги

• Номер договора

• Тип оказываемых услуг

• Договорные величины услуг

• Текущие показания расхода услуг

Выходной информацией будет являться следующая информация:

• Данные о поставщиках заданного типа услуг

• Данные о поставщике услуг по номеру договора

• Данные о поставщиках выбранного типа услуг и отдела оказывающего услуги

• Сумма расхода по общехозяйственным услугам за отчетный период

• Отклонения реальных показателей от нормативных

• Доля общехозяйственных расходов в общей сумме расходов

2.2 Основные концептуальные решения по задаче

После применения автоматизации, типовой бизнес- процесс будет  выглядеть следующим образом (рисунок 8).

 

Рисунок 8 – Типовой бизнес-процесс учета общехозяйственных расходов по электроэнергии с «Мосэнергосбыт» «как будет»

Данный бизнес-процесс  показывает нам, как будет происходить  автоматизация учета общехозяйственных  расходов после внедрения АСУ. Появилась  БД, в которую будут вноситься  все показания текущего расхода  услуг, а также отображено внесение выставленной суммы за оказания услуг в единую систему общехозяйственных расходов и подача результатов в бухгалтерию предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 9 – Концептуальная схема базы данных «Учет общехозяйственных расходов»

3. Информационное обеспечение задачи

Информация - важнейший  стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает  неопределенность.

Информационное обеспечение - это совокупность информации, необходимой  для нормального функционирования автоматизированной системы, представленная в заданной форме. Таким образом, информационное обеспечение - это с одной стороны собственно информация, независимо от формы и способа ее представления, а с другой стороны - это все что связано с  системой управления базой данных.

Информационное обеспечение  включает в свой состав внешнее информационное обеспечение и внутреннее.

      2.3.1 Внешнее информационное обеспечение

Внешнее информационное обеспечение представляет собой  входную и выходную информацию.  Все входные данные фиксируются в базе данных путем ввода в систему.  На основе заполненной базы данных система может формировать различные выходные данные, такие как простые списков или составленные приказы.

 

Входной информацией  по учету общехозяйственных расходов являются:

 

Договора на оказания общехозяйственных услуг (номер  договора, срок действия, условия и  прочее);

Документы периодической  отчетности перед поставщиками общехозяйственных  услуг (номер документа, показания  счетчика, период и прочее);

Информация о поставщике общехозяйственных услуг (наименование организации, банковские реквизиты и прочее);

 

 

Выходные документы, которые  может формировать система –  это:

Бухгалтерская отчетность (счета за оказанные услуги, отражение  общехозяйственных расходов по ПБУ  и прочее);

Формы отчетности перед  поставщиками (форма отчетности по израсходованной электроэнергии, форма  отчетности по израсходованному теплу  и прочее);

Приказы по предприятию (приказ о назначении на должность  ответственного лица по общехозяйственным  расходам, приказ о нормах расхода общехозяйственных услуг и прочее);

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.2 Внутреннее информационное обеспечение

Внутреннее информационное обеспечение представляет собой  саму БД. Концептуальная модель БД представлена на рисунке 10.

База данных, в которых хранится информация о расходе общехозяйственных услуг, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам очень сильно упрощает работу не только бухгалтерского отдела, но и всего предприятия.

 
Рисунок 10 –Схема внешнее информационное обеспечение

 

 

Основные сущности по задаче:

 

Поставщики общехозяйственных  расходов (центральный элемент БД, так как речь идет о общехозяйственных  расходах);

документы организаций  осуществляющих поставку (все предусмотренные  документы по оказанию данного вида услуг);

сведения о расходовании услуг;

контракты и договора;

письменное решение  о заключении контракта или договора;

письменное решение  о расторжении контракта или  договора;

приказ о назначении на должность лица, ответственного по общехозяйственным расходам;

Основные атрибуты перечисленных  сущностей представлены на рисунке 11.

 

 

 

Рисунок 11 – Атрибуты сущностей

2.3.3 Защита информации

 

Надежность автоматизированной системы требует мер по безопасности и защите информации. Уровень мероприятий по защите информации, как правило, отстает от уровня автоматизации. Меры защиты и их реализация должны опираться на единую целостную теорию безопасности и защиты данных и требуют поэтапного внедрения. На практике пока предлагаются отдельные компоненты для решения частных задач, тогда как для обеспечения надежной защиты должен решаться целый комплекс программно-технических и организационных проблем с разработкой соответствующей документации.

Проблема обеспечения  безопасности данных включает несколько аспектов:

Гибкая, многоуровневая и надежная регламентация полномочий пользователя.

Наличие средств поддержания  целостности непротиворечивости данных. Подобные средства дают возможность  осуществления контроля вводимых данных, поддержки и контроля связей между данными, а также ввода и модификации данных в режиме транзакции—набора операций, обеспечивающих поддержание согласованности данных;

Это присутствие в  системе многофункциональных процедур архивации, восстановления и контроля данных, обеспечивающих их сохранность при программных и аппаратных сбоях.

Под безопасностью понимается ее защищенность от случайного или  преднамеренного вмешательства  в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток хищения, модификации или разрушения ее компонентов. Различают внешнюю и внутреннюю безопасность. Внешняя включает как защиту от случайных внешних воздействий (например, природных: наводнение, пожар), так и защиту от несанкционированного доступа к информации и любых несанкционированных действий, внутренняя связана с регламентацией деятельности пользователей и обслуживающего персонала, с организацией дисциплины прямого или косвенного доступа к ресурсам системы и к информации.

Под системой защиты обычно понимают единую совокупность правовых и морально-этических норм, организационных (административных), технологических мер и программно-технических средств, направленных на противодействие угрозам с целью сведения до минимума возможного ущерба пользователям и владельцам системы.

2.4 Изменение бизнес-процессов подсистемы

2.4.1 Бизнес – процесс «Подача показаний расхода общехозяйственных услуг»

При подаче величины расхода  общехозяйственных услуг с использованием программы «Бухсофт» происходит ниже описанный порядок действий.

В конце отчетного месяца (приблизительно за 2-3 дня до окончания отчетного месяца) заведующий точки продаж списывает показания счетчика на текущее положение, затем он отправляет полученные показания в бухгалтерию используя электронную почту. Бухгалтер сравнивает эти показания с плановыми, делая замет об отклонении в процентном отношении, выводя общий отчет по отклонению от плана по расходу общехозяйственных услуг. Далее он заполняет специальный бланк отчета перед поставщиком общехозяйственной продукции и ставит печать и подпись генирального директора. В установленный день бухгалтер сдает этот бланк в региональное отделение поставщика, ставя отметку о сданном отчете в специальном журнале учета сдаваемых показаний.

Процесс сдачи показаний приведен на рисунке 12.

 

Рисунок 12 – Бизнес-процесс «сдача показаний поставщику»

 

 

2.5 Программное обеспечение задачи.

 

Программа "БухСофт: Предприятие" предназначена для комплексной  автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

Схема взаимодействия модулей программы  «Бухсофт» представлена в Приложении Б. 
 
       
       Автоматизация учета основных средств.

Учет основных средств осуществляется в отдельном многоуровневом древовидном справочнике, что позволяет обеспечить гибкую и наглядную работу с ним. Учет основных средств предусматривает параметры, необходимые для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Данные параметры основного средства полностью соответствуют первичным документам и налоговым регистрам. На основе введенной информации осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета.  
       Автоматизация учета нематериальных активов. 
       Аналогично учету основных средств учет нематериальных активов учитывает отдельно как требования бухгалтерского, так и налогового учета к данному виду амортизируемого имущества. Параметры нематериальных активов, которые предлагается ввести в программе, полностью соответствуют данным соответствующих первичных документов и налоговых регистров. На основе введенных данных осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета.  
       Автоматизация учета амортизации имущества предприятия. 
       Расчет амортизационных отчислений осуществляется ежемесячно в автоматическом режиме по данным справочников основных средств и нематериальных активов. Программа формирует подробный отчет о порядке расчета суммы месячной амортизации по каждому виду амортизируемого имущества. По данным амортизации для целей бухгалтерского учета формируются проводки в журнал хозяйственных операций. По данным амортизации для целей налогового учета формируются операции в налоговый учет.  
        
 
       Автоматизация учета материально производственных запасов предприятия. 
       Материально производственные запасы состоят из справочника материалов, товаров и продукции. Справочники построены в виде древовидной структуры. В программе учитывается широкий спектр различных данных и характеристик материалов, товаров и продукции. Предусматривается возможность учета товаров по ставке НДС 18%, 20%, 10%, 0% и по товарам, не облагаемым НДС. При необходимости список требуемых параметров и характеристик может быть увеличен.  
 
       Автоматизация учета покупок и продаж. 
       В учете продаж и покупок автоматически заполняются и выводятся на печать книги продажи и покупок, а также журнал выставленных и полученных счетов-фактур. В учете продаж предусмотрено также автоматическое формирование и вывод на печать следующих документов к данной сделке: счет, счет-фактура, приходный кассовый ордер, накладные, несколько видов типовых договоров и актов. Одним из преимуществ программы в части учета продаж и покупок является автоматическое ведение учета по расчетам с дебиторами и кредиторами и автоматическое формирование проводок по данным отгрузки, оприходования и оплат.  
 
       Автоматизация складского учета предприятия. 
       Программа позволяет осуществлять многоскладской учет с контролем за перемещениями товаров с одного склада в другой или в магазины и т.д. Складкой учет напрямую связан с операциями по учету продаж и покупок. При осуществлении покупок, оприходуемые товары могут быть оформлены на соответствующий склад (склады), при реализации товаров возможно выборка товара с различных складов. Складской учет позволяет сформировать остатки на складах на любую установленную дату и вывести на печать такие документы, как приходные накладные, расходные накладные, карточка движения товара по складам, оборотная ведомость и оборотно-сальдовая ведомость за заданный период.  
 
       Комплексная автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты 
       Функция Зарплата, Табель, Кадры позволяет осуществлять комплексный учет кадрового состава с выводом на печать автоматически заполняемых соответствующих документов (штатное расписание, трудовой договор, приказы, лицевой счет и т.д.). Программа позволяет с высокой степенью автоматизации вести табельный учет использования рабочего времени. Расчет заработной платы учитывает все особенности расчетов по оплате труда с автоматическим расчетом НДФЛ и ЕСН, формированием всех необходимых документов, как первичных, так и отчетных. Подробнее читайте в разделе "БухСофт: Зарплата".   
 
       Автоматизация учета денежных средств. 
       Учет денежных средств осуществляется через программные формы Банка и Кассы. В данные формы попадают вся необходимая информация по операциям из Учета продаж и покупок и из Журнала хозяйственных операций. Учет средств в банке позволяет быстро и легко формировать платежные поручения, в том числе с учетом требований кодировки назначения платежей по налогам и сборам. Учтено множество иных полезных возможностей.  
 
       Основное производство (Вспомогательное производство). 
       Учет расходов на основное (вспомогательное) производство продукции или услуг осуществляется отдельно по каждому виду производимой продукции через форму Производство. Программа позволяет оформить списание материала со склада или приобретенных услуг в основное (вспомогательное) производство и учесть иные виды расходов. Данные о производственных затратах поступают в налоговый учет. В разделе "Выпуск продукции" программа отражает операции, связанные с количеством и ценой выпущенной продукции или услуг. Раздел "Незавершенное производство" отображается объем производственных расходов в пользу конкретной продукции, ее выпуск и объем незавершенного производства по каждому наименованию.  
 
       Журнал операций. 
       Журнал хозяйственных операций отражает все проводки, сформированные из отдельных операций. При необходимости существует возможность ввода любых проводок, которые не нашли отражение в отдельных операциях. Из формы Журнала операций предлагается на печать любые виды отчетов по синтетическим счетам и аналитическим наименованиям за любой период. К данным документам в частности относятся такие регистры бухгалтерского учета, как: Главная книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета, Журнал ордер, аналитические отчеты и т.д.  
 
 
       Комплексная автоматизация налогового учета. 
       Форма налогового учета представляет собой список операций по приобретению и выбытию имущества, приходу и расходу денежных средств и иных операций, влияющих на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в соответствии с главой 25 НК РФ. По данным налогового учета выводятся на печать автоматически заполненные регистры налогового учета с учетом рекомендаций МНС РФ. Операции по налоговому учету формируются на основе данных первичных операций программы и на основе данных бухгалтерского учета. При необходимости форма налогового учета позволяет откорректировать операции или добавить новые операции. На основе данных налогового учета автоматически формируется Декларация по налогу на прибыль.  
 
 
       Отчетность. 
       Программа БухСофт обеспечивает не только комплексную автоматизацию учета предприятия, но и формирует всю необходимую отчетность. Бухгалтерская и налоговая отчетность состоит из соответствующих утвержденных форм и предполагает их автоматическое заполнение по данным программы за установленный период.