Автоматизация учета основных средств в сельскохозяйственных организациях (на примере ЗАО «Агрофирмы «Бунятино» Дмитровского района Моск

Договоры, связанные с осуществлением платежей и движением товарно-материальных ценностей, оформленные в надлежащем порядке, передаются в бухгалтерию до момента осуществления операции.

Факт оказания услуг (выполнения работ) должен быть подтвержден соответствующими первичными документами (актами о приемке  выполненных работ, услуг и пр.)

Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря.

В целях своевременного отражения  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете ЗАО «Агрофирмы «Бунятино» установлены следующие сроки  предоставления документов:

- не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным, сдается табель рабочего времени бухгалтеру, осуществляющему расчет заработной платы;

- до 1-го числа каждого месяца  сдаются документы на сотрудников,  принятых на работу в течение  последнего месяца бухгалтеру, осуществляющему  расчет заработной платы;

- не позднее 1-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, сдаются отчеты об использовании бланков строгой отчетности главному бухгалтеру;

- ежедневно сдается отчет кассира  главному бухгалтеру (по кассовой  книге);

- не реже чем до 5-го числа  первого месяца квартала сдается отчет об остатках товарно-материальных ценностей главному бухгалтеру и бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных ценностей;

- не позднее трех дней (а для  загранкомандировок – 10 дней) после  возвращения из командировки  работник представляет в бухгалтерию отчет о командировке.

Учет основных средств  осуществляет бухгалтер группы основных средств при непосредственном контроле главного бухгалтера. Операции по ремонту  и аренде учитывает только главный  бухгалтер. Переоценка и амортизация  основных средств, ведомости учета и движения основных средств ведутся автоматизированным способом. Ремонт основных средств осуществляется на основании утвержденных норм при участии специалистов планового отдела. Все виды выбытия основных средств, в том числе и передача в аренду, осуществляется на основании письменного разрешения руководителя при непосредственном участии оценочной комиссии. При приемке объектов основных средств также участвует утвержденная руководителем комиссия. Все решения комиссии строго задокументированы. На предприятии существует пропускной режим, любой вывоз имущества с территории организации осуществляется на основании заявки на вывоз. Заявка на вывоз является бланком строгой отчетности и выписывается только на основании специальных документов в бухгалтерии фирмы. Заявку подписывают руководитель и главный бухгалтер. В организации ежегодно проводится инвентаризация основных средств.

 

3 Автоматизация учета основных средств

3.1 Преимущества внедрения 1 С: Предприятие 8.2 в систему учета организации

С 2008 года бухгалтерский  учет ведется с помощью применения программных средств 1С:Бухгалтерия. На сегодняшний момент применяется версия программы 1С:Предприятие 8.0, в связи с чем требуется оценить, стоит ли внедрять последнюю версию Предприятие 8.2. Рассмотрим преимущества этой системы.

Платформа 1С Предприятие 8.2 существенно шагнула вперед от своих предшественников. Вследствие чего лидерство 1С на рынке аналогичных программ очередной раз подтвердилось. Основные изменения в платформе коснулись архитектуры – в новой версии была проведена огромная работа по оптимизации работы приложения в клиент-серверном варианте. Было достигнуто существенное увеличение скорости работы с базой данных и скорости исполнения запросов к базе данных.

Клиентское приложение обращается к центральному серверу  кластера, в роли которого выступает один из компьютеров входящих в состав кластера. Центральный сервер, в свою очередь анализирует наименее загруженный рабочий процесс и направляет клиентское приложение к этому рабочему процессу. Данный рабочий процесс в и обслуживает соединение до окончания сеанса работы клиента с данной информационной базой. Все кластеры и рабочие процессы постоянно резервируются, поэтому при выходе из строя одного сервера, входящего в состав кластера, работа пользователей с информационной базой продолжается с другим сервером. Пользователь изменения в работе не видит. Вся нагрузка в кластере серверов динамически балансируется, что в свою очередь также увеличивает производительность системы в целом. Все серверы кластера способны функционировать как под управлением операционной системы Windows, так и под управлением операционной системы Linux, при чем в составе одного кластера могут присутствовать рабочие серверы с различными операционными системами. Отметим, что возможность работы под управлением операционной системы Linux появилась лишь в платформе 1С предприятие 8.2.

Движение в направлении  веб-технологий, позволило не только шагать в ногу с современными технологиями, но и значительно расширяет возможности  конечных пользователей, а именно оперативное  получение и изменение актуальных данных. В новой платформе удаленная работа с информационной базой стала удобней и легче. Достигнуто это было внедрением управляемых приложений, работающих с 1С через интернет.

Важно и то, что платформа 8.2 позволяет удаленно работать с 1С  и при использовании низкоскоростных подключений, например, через мобильное GPRS-соединение. Для этого тонкий клиент и веб-клиент имеют специальный режим запуска - режим низкой скорости соединения, при котором, несмотря на низкую скорость передачи данных, обеспечивается достаточно приемлемая скорость работы удаленных пользователей. Существует возможность шифрования передаваемых данных, что позволить обезопасить данные от «посторонних» глаз.

В 1С Предприятии 8.2 внедрены полезные сервисные функции, которых  явно не хватало в предыдущих версиях. Теперь разработчик приложений на 1С 8.2 может создавать более качественные и оптимизированные под ресурсы заказчика приложения.

Для администрирования  также были добавлены важные инструменты. Теперь каждая новая версия платформы устанавливается в отдельный каталог. А специальный механизм, позволяет выбирать версию запускаемой платформы. Это упростит процесс установки и запуска обновлений программы, а также позволит легло вернуться к предыдущим версиям в случае возникновения каких-либо проблем.

1С 8.2 может работать в режиме совместимости с 8.1. Это дает возможность перейти на новую платформу постепенно с минимальным количеством затрат и безболезненно для конечных пользователей. Подводя итоги можно смело сказать, что фирма 1С не стоит на месте. Она постоянно развивается, совершенствуется и платформа 1С предприятие 8.2 яркое тому подтверждение.

3.2 Автоматизация учетного процесса

Для того, чтобы начать ведение учета в 1С: Предприятие 8.2 следует создать информационную базу (рис. 1).

Рисунок 1 – Создание информационной базы

Далее следует ввести данные о предприятии. Для этого можно воспользоваться стартовым помощником ввода данных (рис. 2), либо в пункте главного меню «Предприятие» выбрать команду «Организации». В открывшемся окне необходимо нажать клавишу ENTER по строке «Наша организация».

Рисунок 2 – Введение общих сведений об организации

 В верхней части  диалогового окна обязательно  заполняют следующие поля:

1. краткое и полное наименование организации;
2. тип организации (юридическое лицо или физическое лицо).

В нижней части диалогового  окна нужно заполнить данные на вкладках:

1. основные формы (ИНН; КПП);
2. контактная информация;
3. коды (ОКАТО; ОКПО);
4. фонды.

В программе 1С можно  одновременно ввести данные о нескольких организациях и в последствие вести учёт этих организаций в одной информационной базе.

После ввода данных об организации необходимо задать параметры  ее учетной политики. Для этого  в пункте главного меню «Предприятие»  выбирают пункт «Учетная политика», в котором сначала выбирают подпункт «Учетная политика (бухгалтерский учет)», а затем «Учетная политика (налоговый учет)».

Рисунок 3 – Внесение данных об учетной политике организации

В пункте «Учетная политика. Бухгалтерский учет» необходимо на пиктографическом меню нажать кнопку «Добавить» или нажать INSERT. Далее в открывшемся диалоге указывают параметры учетной политики по бухгалтерскому учету:

1. способ оценки стоимости МПЗ;
2. способ оценки товаров в рознице;
3. использование метода «директ-костинг»;
4. применение ПБУ-18/02 «Учёт расчетов по налогу на прибыль».

После описания учетной  политики по бухгалтерскому учету вводят параметры учетной политики по налоговому учету. Основные параметры:

1. применяется ли упрощенная система налогообложения;
2. является ли организация плательщиком единого налога на вменённый доход;
3. способ оценки МПЗ.

После настройки учетной  политики необходимо приступить к вводу  начальных остатков. «Предприятие»  → «Ввод начальных остатков». Выбираем дату, по состоянию на которую  необходимо вводить начальные остатки, и начинаем постепенно заполнять определенные документы. Удобство состоит в разделении имущества и обязательств по каждому счету и субсчету. Кроме того программа позволяет вести параллельно текущий учет и постепенно вбивать начальные остатки, что делает еще проще ее внедрение.

Для сбора и систематизации информации в программе используются справочники. Справочники содержат информацию об однотипных объектах предприятия (сотрудники, основные средства, номенклатура). Для вызова списка справочников в пункте главного меню «Операции» выбирают команду «Справочники».

Все справочники подразделяются на:

1. основные;
2. подчиненные.

Обратиться к подчиненному справочнику можно только из основного, нажатием на панели инструментов кнопки «перейти».

Справочники могут включать следующие типы объектов:

1. элемент;
2. группа элементов.

Для создания нового объекта  справочника нужно открыть справочник и перейти в ту группу, где будет  создаваться данный объект. Далее  на панели инструментов следует нажать кнопку «Добавить», (если создается  новый объект), или кнопку «Добавить группу», (если создается новая группа элементов).

Для изменения данных об объекте справочника на панели инструментов используют кнопку «Изменить» или клавишу F₂.

Удаление любого объекта  справочника выполняется в два  этапа:

1. Пометка на удаление. На панели инструментов нажать кнопку «Установить пометку на удаление», клавиша DELETE;
2. Удаление помеченных объектов. Для удаления помеченных объектов используют команду главного меню «Операции» \ «Удаление помеченных объектов».

В диалоге удаления нажимают кнопку «Контроль». При нажатии кнопки «Контроль» программа проверяет целостность информационной базы, т. е. наличие информационных связей удаляемых объектов с другими объектами базы. Если такие связи присутствуют, то программа не позволяет удалить объекты. При отсутствии связей становится активной кнопка «Удалить» в нижней части диалогового окна, которую и нужно нажать – тогда удаление безвозвратно.

3.3 Ведение учета основных средств в программе 1С:Предприятие

Вся информация об основных средствах хранится в справочнике «Основные средства»

В программе предусмотрено  два варианта ввода информации в  справочник «Основные средства»:

1. сведения об объекте сначала вводятся в справочник, а затем осуществляется ввод операций и документов, в которых используется информация об этих объектах;
2. сведения об объектах вводятся в справочник в процессе отражения операции или заполнения формы документа.

Справочник «Основные  средства»  предназначен в первую очередь для хранения наиболее общей  информации об объектах основных средств, которая характеризует сами объекты и не зависит от того, какой организации принадлежит объект, в каком он состоянии находится в тот или иной момент времени и т.д.

Справочник предназначен для хранения перечня событий  с основными средствами организации, например, принятие к учету ОС, перемещение ОС, модернизация ОС, ввод в эксплуатацию ОС и т.п. Для каждого элемента справочника необходимо выбрать соответствующий вид события с основными средствами.

Рисунок 4 – Справочник «Основные средства»

Список возможных видов  событий с основными средствами задан в программе в перечислении "Виды событий с основными средствами". При заполнении в программе документов по учету основных средств в поле "Событие" выбирается соответствующий  элемент справочника "События с основными средствами". При проведении таких документов формируются записи в регистре сведений "События ОС организаций".