Информационные технологии по учету движения договоров в туроператорской деятельности

Министерство образования и  науки Российской Федерации

 

Федеральное агентство  по образованию

 

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

 

«РЫБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АВИАЦИОННАЯ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ имени П. А. Соловьева»

 

 

Факультет заочного обучения

 

 

Кафедра «Экономики, менеджмента  и экономических

информационных систем»

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине

 

«Информационные технологии в экономике»

 

 

по теме:

 

«Информационные технологии по учету движения договоров в туроператорской деятельности»

 

 

 

Студент группы
	(подпись, дата)
Руководитель			А.А. Бондаренко
	(подпись, дата)

 

 

 

 

Рыбинск 2010

Содержание

 

 

 

 

1.Цели и обоснования создания  информационной технологии

1.1. Анализ  действующей технологии

Туризм - важный элемент  общественной и экономической жизни.

Он отражает законное желание человека посетить новые  места и впитать различные  культуры, так же как и извлечь выгоду из деятельности или отдых вдали от места проживания или места работы.

Эта важная экономическая  статья актива для многих регионов и городов делает особый вклад  в экономическую и социальную связь периферийных регионов. Туризм являет собой хороший пример существенной связи, которая существует между экономическим развитием и окружающей средой, со всеми сопутствующими выгодами, напряжениями и потенциальными конфликтами.

Воздействие туризма очень сильно зависит от вида туризма, поведения  туристов и качества туристических услуг. Большая часть давления на окружающую среду исходит от массового туризма в прибрежных и горных районах, которое, скорее всего, значительно вырастет в последующие десятилетия.

Для предприятий туристского  бизнеса, работающих в условиях рыночной экономики, часто имеют место экономические ситуации, связанные с колебанием спроса на отдельные туры по причинам сезонности и другим. Это влечет за собой изменение объемов производства туристских услуг и их продаж, что, в свою очередь, существенно влияет на себестоимость услуг и финансовые результаты тур фирмы.

В настоящее время  принят Федеральный закон “Об  основах туристской деятельности в  Российской Федерации”. Этот закон  важен прежде всего в том смысле, что государство признает туризм одной из приоритетных отраслей экономики Российской Федерации и публично определяет основные принципы, цели и направления государственного регулирования туристской деятельности.

Туризм и информация неразделимы: решение о поездке  принимается на основе информации; сам тур в момент покупки - тоже только информация; информацией обмениваются сотни раз в день все участники туристического рынка ... значит, нужно уметь работать с информацией, собирать, обрабатывать и принимать на её основе единственно верное решение.

  Поэтому развитие информационных технологий в туризме должно быть одним из первоочередных, на чем я и акцентировал внимание  в своей  курсовой работе.

            Туризм в России - одна из самых  перспективных и быстроразвивающихся  индустрий. Сдерживающим фактором для бурного и качественного роста является низкая информационная грамотность и слабые коммуникации.

  Менеджмент, персонал  и автоматизация - вот то, что  даст шанс обойти конкурента  и обеспечит турфирме успех!

  Используя преимущества  компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания.

1.2. Процесс  автоматизации туристического агенства

Как в общем виде выглядит технологический процесс работы туроператора, имеющего толковую систему автоматизации? Прежде всего наполняются удобные и полные справочники отелей, рейсов, партнеров и т. д., которые нуждаются, к сожалению, в поддержании и сопровождении. Скажем, грамотно сопровождаемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать необходимую информацию, не выходя из системы, отправить по факсу или e-mail счет агенту, сделать рассылку спецпредложений. Заполненный справочник рейсов даст точную информацию о возможности формирования индивидуального тура. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда есть рейс.

   Особенно важно вводить цены. Формирование турпродукта из составляющих - отеля, рейса, визы, страховки, дополнительных услуг и т.д. - требует наличия цен этих составляющих. Однако в результате туроператор имеет и общую брутто/нетто цену заявки, и, соответственно, свой доход. Сразу становится видно, сколько и какому партнеру должен туроператор и сколько должны ему. К огромному сожалению, приходится констатировать, что некоторые туроператоры, уже установившие у себя программное обеспечение, не уделяют наполнению и поддержанию справочников должного внимания. В этих случаях отдача от программного обеспечения не может быть полной. Как компьютер, работающий лишь как усовершенствованная печатная машинка, так и программное обеспечение, используемое не на все 100 процентов, - неоправданная роскошь.

   Большинство серьезных программных продуктов, имеющихся сегодня на рынке, весьма требовательно к вычислительной технике, поэтому нерациональное использование программного обеспечения неоправданно вдвойне. Итак, основа успешной работы - заполненные справочники и классификаторы. Далее с помощью удобных полнофункциональных приложений вы сможете максимально быстро и, что особенно важно, без ошибок за счет системы всевозможных подсказок и контролей оформить заявку, сформировать тур, осуществить оплату или получить статистический материал.

При этом если в системе  уже есть анкетные данные туриста (постоянный клиент), вводить заново их не надо. Вы быстро получите анкету в любое посольство, а можете сделать это позже. Естественно, бухгалтер регистрирует и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду), формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров. После того как тур заполнен, а может быть, и до того вы сможете напечатать всей группе или каждому отдельному туристу, ваучер, путевку, страховку любой страховой компании, авиабилет любой авиакомпании. Сформируете и отправите принимающей стороне необходимые списки групп, руминг-листы, а если у вас есть прямая связь с принимающей стороной, они получат все необходимое сами.

   Взаимоотношения с принимающей стороной - особая статья возможной экономии. Хорошо, если туроператор посылает заявки и списки по e-mail, а не по факсу. Иначе накладные расходы возрастают невообразимо.

   По большому счету, схема взаимодействия туроператор - принимающая сторона должна быть следующей. Принимающая сторона формирует свой прайс-лист, основанный на предложениях отелей, далее для различных рынков делаются различные наценки (mark up) по сезонам, и эти цены автоматически попадают к туроператорам. После этого туроператору уже нет необходимости вводить цены отелей. Экономия колоссальная. Далее каждая введенная туроператором заявка автоматически попадает к принимающей стороне и обрабатывается (подтверждается / не подтверждается), после чего она снова у туроператора. Если же у туроператора существует система бронирования ресурсов через Интернет, то и заявки вводит не туроператор, а агентство самостоятельно осуществляет бронирование.

   Технические решения всех этих задач существуют, и уже в ближайшее время турфирмы, не использующие новые технологии, окажутся вне конкуренции (в печальном смысле). Нужно отдавать себе отчет в том, что внедрение полноценной системы - процесс длительный и трудоемкий и по мановению волшебной палочки ничего не делается. Двигаться можно и нужно постепенно. Быть или не быть.

1.3.Современные  системы бронирования

 

  Развитие Интернет позволило не только удешевить средства связи, но и получить реальную возможность работать всем участникам туристического рынка как единому офису. Работа с глобальными системами бронирования через Интернет позволяет агентству не только получать оперативную и достоверную информацию о ценах и количестве свободных мест в любой момент времени, но и иметь возможность следить за прохождением заказа на всех этапах его осуществления.

Технология работы построена  на сложных командах, а справка, заложенная в систему, представляет собой простой текст. В этих системах нет фотографий, карт и другой графической информации. Обучение работе в таких системах стоит дорого и не всем по карману. Самостоятельно сотрудник сможет работать с CRS не раньше, чем через год.

  Через эти системы в основном реализуются авиа и железнодорожные билеты.  Создателями таких систем являются авиакомпании, и соответственно, основной задачей для них является реализация авиабилетов. Продажа билетов не требует графического представления информации. Подключение к ним обходится в 1000-2500$. Ежемесячные затраты для работы с этими системами составляет от 200$ до 800 $, что не всегда по карману небольшим фирмам. На данный момент с такими системами в основном работают крупные туроператоры, реализующие билеты.

Многие фирмы, отвечающие за эксплуатацию классических CRS, ведут  разработки программ, позволяющих работать с этими системами через Интернет. Молодые системы бронирования используют в качестве средств связи - Интернет, а в качестве терминала - обычный компьютер. Затраты на работу через них невысоки и доступны даже небольшим фирмам.

 

1.4. Информационная технология

Основу новой информационной технологии составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное»  программное обеспечение и развитые коммуникации. Я предлагаю такую информационную технологию, при которой произойдет слияние функций сбора и обработки информации с функцией принятия решений.

Цели:

• Создание приоритетной туристской деятельности на территории города и гарантировало налоговые льготы субъектам малого предпринимательства, развивающим свою деятельность в данном секторе экономики;
• Повышение эффективности функционирования технологии за счет оперативности и повышения качества принимаемых решений;
• Совершенствование оперативности работы;
• Сокращение объема бумажного документооборота;
• Отсеивание хотя бы части фирм авантюристов, живущих одним днем и не заинтересованных в длительной работе на рынке туризма;
• Растущее число и влияние объединений туроператоров и турагенств;
• создание единых автоматизированных систем бронирования мест;
• Страхование при осуществлении туристской деятельности;
• создание условий для деятельности, направленной на воспитание, образование и оздоровление туристов;
• охрана окружающей природной среды;
• защита прав и интересов туристов, обеспечения их безопасности.

 

1.5. Сложности

В настоящее время туристы жалуются на существование фирм-авантюристов, постоянную смену их видов, и поэтому реже прибегают к помощи туристических агенств по планированию отдыха. В нашей стране не так и много хороших туристических фирм, т.к. она должна иметь лицензию, следить за безопасностью туристов и стараться не только получить как можно больше прибыли, но и еще создать благоприятный отдых для туриста.

Туроператоры  и турагенты обязаны предоставить туристам исчерпывающие сведения об особенностях путешествий, а также об опасностях, с которыми они могут встретиться при совершении путешествий, и осуществить предупредительные меры, направленные на обеспечение безопасности туристов.

Туроператоры  и турагенты обязаны незамедлительно информировать органы исполнительной власти и заинтересованных лиц о чрезвычайных происшествиях с туристами во время путешествия, а также о не возвратившихся из путешествия туристах.

Туристы, предполагающие совершить  путешествие в страну (место) временного пребывания, в которой они могут подвергнуться повышенному риску инфекционных заболеваний, обязаны проходить профилактику в соответствии с международными медицинскими требованиями

В целях продвижения  туристского продукта на мировом  туристском рынке федеральный орган исполнительной власти в сфере туризма должен создавать представительства за пределами Российской Федерации.

Как видим, нестабильность туристических фирм несомненно играет отрицательную роль, особенно в период перехода российской экономики к рыночным отношениям.

2. Необходимость внедрения новой  информационной технологии

Охарактеризуем типичные виды нарушений: нарушение порядка постановки на учет в туристическом агенствепредоставление не всех нужных документов; нарушение порядка хранения документов, связанных с путевкой; действия, направленные на неправомерное уменьшение стоимости путевки.

Работа современного туристического агенства немыслима без Управления информатизации. Должна широко вестись разработка и внедрение компьютерных программ, проверка ведение лицевых счетов клиентов, создание информационного банка данных. В практике работы туристического агенства должны развиваются системы автоматизированной обработки информации, а так же системы математических моделей анализа и прогнозирования, они позволят поднять деятельность по туризму на качественно новый уровень. Дальнейшие стратегические меры потребуют немалых инвестиций, которые требуется вложить в структуру туристической деятельности, но они быстро и с лихвой окупятся. При  всех существующих проблемах по туризму требуется переход на новые технологии.