Информационные технологии по учету движения договоров в туроператорской деятельности

 

3.Создание  информационной технологии по туроператорской1 деятельности

Моя технология позволит:

• подробно информировать клиента о ситуации на рынке продаж, предложить те курорты и недели, которые обладают лучшим обменным потенциалом;
• предоставить клиенту полную информацию о самом курорте и имеющихся в продаже средств размещения (студий и апартаментов);
• может оказывать услуги по проверке достоверности информации по неделям, приобретаемым на вторичном рынке;
• предоставит возможность обдумать несколько предложенных вариантов для принятия правильного решения;
• не будет требовать принятия молниеносного решения с немедленной оплатой;
• может принять заказ и подобрать курорт исходя из ваших конкретных пожеланий;
• должна выступать гарантом легальности сделки и правильности юридического оформления документов и перед покупателем и перед продавцом.

Ограничения по созданию информационной технологии

• Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о туристах.
• Стоимость разработки не должна превышать экономический эффект от ее внедрения;

Предлагаемая технология обеспечит функционирование систем в реальном масштабе времени, создание единой информационной базы. В основе данной стратегии управления заложены основные принципы функционирования существующей информационной технологии с некоторыми дополнениями и изменениями:

• Урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставляющими конкретные услуги, входящие в тур, осуществляется на основании туристского ваучера;
• Формирование базы данных поставщиков;
• Хранение информации в базе данных с использованием технологии «клиент – сервер», что позволяет повысить надежность хранение данных и скорость их обработки;
• Формирование и обработка заявок туристов;
• Возмещение убытков при расторжении договора осуществляется в соответствии с фактическими затратами сторон;
• совершенствование туристической деятельности с целью ее упрощения, придания пунктам договора большей прозрачности, снижения стоимости путевки,;
• установление жесткого оперативного контроля за соблюдением правильности предоставленной информации от клиента (документы);
• должны быть предприняты меры по борьбе с фирмами-авантюристами путем ужесточения контроля за всеми существующими фирмами и движением денежных средств в туристических агенствах;
• Страхование туристов на случай внезапного заболевания и от несчастных случаев;
• ввести порядок обязательного бронирования мест;
• установка устройств быстродействующей печати и линия подготовки документов к почтовой рассылке.

Основными функциональными подсистемами информационной технологии будут являться:

• подготовка типовых отчетных форм;
• контрольная деятельность;
• методическая, ревизионная и правовая деятельность;

Подготовка типовых отчетных форм связана с формированием сводных таблиц статистических показателей, характеризующих типовые виды деятельности туристического агенства в части сбора денежных платежей и контроля за этим процессом.

Контрольная деятельность. В целях усовершенствования системы контроля плановые показатели по субъекту в целом сводят в единый файл. Таким образом, в распоряжении туристического агенства имеется удобная для использования сводная таблица.

Автоматизированный контроль за выполнением плана предполагает создание системы взаимосвязанных  файлов, когда итоговая информация одного файла становится исходной для другого.

Сведения в файле расположены  таким образом, что диагностика  выполнения плана осуществляется не только на каждое число конкретного  месяца, но и за предшествующие месяцы в целом, а также с нарастающим  итогом с начала года. Кроме того, программа предполагает ведение статистического наблюдения за выполнением плановых показателей в среднем за один рабочий день и за все отработанные дни месяца.

На любой день в автоматическом режиме формируются аналогичные  данные по поступлениям за предыдущие годы. Преимущества такой технологии очевидны: она дает возможность наблюдать за темпами роста собираемости в бюджет денег с помощью деятельности туристических фирм.

Сделать информацию более  наглядной помогут графики, построенные  в автоматическом режиме. Их можно построить по каждой стране, в которой отдыхают туристу что позволит установить их предпочтения. Подобная информация способствует повышению эффективности контроля задеятельностью туристического агенства.

Методическая, ревизионная и правовая деятельность. Здесь осуществляется сбор, обработка и анализ информации, поступающей от различных туристических агенств.

   Реализуемый мною  проект позволит значительно  повысить число туристов, что позволит очень скоро приносить ощутимую дополнительную прибыль.

 

Цель эксперимента

Главная цель эксперимента – проверить  техническое и технологическое  решение, которое позволяет повысить уровень обслуживания туристов, приблизив его к мировым стандартам.

Кроме этого должно происходить совершенствование оперативности работы и повышение производительности труда работников, осуществляющих решение задач по формированию и учету поставок материалов, за счет общей координации действий;

Технология  системы решает основные проблемы:

• происходит заранее бронирования мест;
• обеспечивает сокращение времени на оформление документов.
• Существует высокий уровень защиты информации;
• система имеет доступ к базам данных более высокого уровня;
• вся информация о туристе сохраняется в базе данных;
• программа имеет доступный и удобный интерфейс для облегчения работы;

 

3.1 Новая информационная  технология должна обеспечить:

1. возможность модернизации элементов, адаптация их к меняющимся условиям;
2. актуальность информации, хранящейся в базе данных;
3. достаточную и полную информацию для реализации ее основных функций, формировать выходную информацию в форме, удобной для восприятия пользователями;
4. совместимость всех элементов данной техгнологии;
5. надежность в эксплуатации и достоверность информации, однократность ввода исходной информации и многоплановое использование выходной информации;
6. комплекс технических средств, который обеспечивал бы реализацию управляющих алгоритмов, простоту ввода исходной информации, разнообразие вывода результатов обработки, простота и технологичность технического обслуживания, совместимость всех технических моделей как в программном, так и в информационном аспекте;
7. достижение целей создания информационной технологии;

 

4. порядок и  последовательность заполнения  договора

4.1.Документальное  оформление взаимоотношений турфирмы  с клиентом.

                Важным элементом обслуживания  клиента является документальное  оформление взаимоотношений. При этом документы могут быть разделены на три группы:                                                                                           

1. документы для заказа (заказ, лист бронирования, подтверждение бронирования);
2. документы для клиента (договор, путевка, ваучер, памятка, страховой полис, билет на транспорт);
3. документы, утверждающие личность туриста (паспорт, доверенность на детей и тому подобное);

Перечень документов применительно к конкретному  туру зависит от множества факторов: набор услуг, вид тура, страна назначения, индивидуальный или групповой тур, наличие   малолетних детей и так далее, и должен соответствовать нормативно-правовым документам России и страны (стран) пребывания (7, 13).

        Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура должна быть оформлена на специальном бланке. Заявка содержит сведения о намерении приобрести те или иные туруслуги.

В связи с тем, что  многие турфирмы предоставляют клиентам возможность расчетов по частям, от применяемой терминологии в вышеуказанном документе зависит его правовой статус. В случае если предварительная оплата определяется авансом, то заявка в соответствии со статьей 429 ГК РФ часть 1 признается в качестве предварительного договора, на основании которого в дальнейшем будет заключен основной договор, при этом предварительный может быть лишен юридической силы или включен в основной. Если предварительная оплата признается задатком, то в соответствии со статьями 380-381 ГК РФ наличие задатка свидетельствует о заключении договора – сделки, вследствие чего другой договор не требуется.

       Лист бронирования фактически является заявкой турагентства на предоставление туруслуг туроператором.

        Согласно Федеральному закону  « Об основах туристской деятельности  в РФ» реализация турпродукта осуществляется на основании договора.

        Договор заключается в письменной  форме и должен соответствовать  законодательству РФ. Согласно статье 10 Закона к существенным условиям  договора относятся:

        - информация о туроператоре или  турагенте (продавце), включая данные о лицензии на осуществление турдеятельности, его юридический адрес и банковские реквизиты;

        - сведения о туристе в объеме, необходимом для реализации турпродукта;

        - достоверная информация о потребительских  свойствах турпродукта, включая информацию о программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов, о результатах сертификации турпродукта;

        - дата и время начала и окончания  путешествия, его продолжительность;

        - порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;

        - права, обязанности и ответственность  сторон;

        - розничная цена турпродукта  и порядок его оплаты;

        - минимальное количество туристов  в группе, срок информирования  туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы;

        - условия изменения и расторжения  договора, порядок урегулирования  возникших в связи с этим  споров и возмещения убытков  сторон;

        - порядок и сроки предъявления  претензий туристом. Иные условия определяются по согласованию сторон. Неотъемлемым приложением к договору фирмы с клиентом при продаже тура, в соответствии с вышеуказанным законом, являются туристская путевка или турваучер.

        Турпутевка – это документ, подтверждающий факт передачи турпродукта. В соответствие с ФЗ «Об основах туристской деятельности» турпутевка является письменным акцептом оферты туроператора или турагента на продажу турпродукта и неотъемлемой частью договора, а также документом первичного учета туроператора или турагента (16, 112). 

        Турваучер – это документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура и подтверждающий факт их передачи. Согласно статье 10 Закона «Об основах туристской деятельности в РФ» на основании турваучера осуществляется урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставившими конкретные услуги. Ваучер является официальным документом, который направляющая фирма выдает туристам - индивидуалам или руководителю группы как подтверждение их права получить от принимающей фирмы перечисленные в нем услуги. По прибытии туриста в пункт назначения ваучер передается принимающей стороне.

        Согласно законам «О защите  прав потребителей» и  «Об  основах туристской деятельности в РФ» туристу должна быть предоставлена достоверная и полная информация о предстоящем путешествии. Поэтому в комплект обязательных документов, выдаваемых клиенту, входит информационный листок и, при необходимости, другие документы

 

(программа, маршрут  пребывания, проспекты, каталоги, карта  метро и так далее).

        Некоторые посольства развитых  стран для получения въездной  визы ввели требование обязательного страхования. В связи с этим турфирмы

сотрудничают со страховыми компаниями путем заключения договоров страхования, на основании которого путешественникам выдается страховой полис или сервисная книжка, если полис групповой.

        При путешествиях в страны, неблагополучные  в отношении особо опасных  заболеваний (чума, холера, желтая лихорадка и другое), туристам должна выдаваться «Памятка гражданам, отъезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям». Памятка должна заверяться оператором и агентом, кроме этого она должна быть снабжена голограммой.

4.2. Заключение договоров.

  Поставщики - туроператоры.

  Для заключения  договоров с поставщиками, туроператор  может не всегда получить хорошие  условия, так как его возможности  по реализации турпродукта ограничены. В последнее время, понимая  эту проблему, некоторые туроператоры стали объединяться в пулы, но без единой системы учета для всех туроператоров, пул не может работать как единый механизм.