Использование средств Microsoft Word для подготовки деловых писем

1.3.8 Ответ на жалобу

Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также  относится к "трудным" письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

План  письма

1. Ссылка на письмо-жалобу.
2. Объясните, что вызвало проблему.
3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.
4. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.
5. Принесите свои извинения за принесенные неудобства.
6. Закончите письмо в оптимистическом тоне.

 

2 Ведение деловой переписки с использованием средств автоматизации текстового процессора Microsoft Word

2.1 Запуск Microsoft Word

Чтобы запустить Microsoft Word, нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку Пуск на панели задач.
• Переместить указатель мыши на команду Программы. На экране появится меню Программы.
• Нажать мышью на пункт меню Microsoft Word.

После запуска Microsoft Word автоматический открывается новый документ, основанный на шаблоне «Обычный».

На рис.1 показано главное  окно содержащее пустой документ.

Главное окно можно разделить на пять основных областей:

• Строка заголовка,
• Строка меню,
• Панель управления,
• Рабочая область,
• Строка состояния.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Окно Microsoft Word

 

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном.

Команды системного меню в основном дублируют кнопки управления.

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. Это означает, что при выборе одной из таких команд на экране появляются ее ниспадающее меню.

Панели инструментов предоставляют в  распоряжение пользователя удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов необходима мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того чтобы выполнить команду или процедуру, предоставленную на панели инструментов соответствующей кнопкой,  достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа. На рис. 4.1 под строкой меню располагаются панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Помимо этих двух панелей Word содержит большое число других панелей.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе.

Кроме того, строка состояния  содержит индикаторы режима работа, которые информируют, в каком из режимов вы работаете в настоящий момент. Черный цвет соответствует включенному состоянию режима, серый — выключенному.

Включение/выключение режимов осуществляется соответствующими командами. Кроме того, для переключения конкретного режима вы можете дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор.

Рабочая область. Основной областью является рабочая область Microsoft Word, в которую могут быть одновременно открыты окна для нескольких документов.

Линейка (горизонтальная и вертикальная) позволяют вам визуально оценить текущее положение курсора в тексте. Однако в Microsoft Word линейки выполняют дополнительные, возможно, более важные функции.

Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

• Отступы абзацев,
• Поля на странице,
• Ширину колонок и столбцов таблиц,
• Устанавливать позиции табуляции с помощью мыши.

При перемещении курсора  маркеры отступов и позиции табуляции  на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор.

Вертикальная линейка отображает вдоль левого поля страницы. С ее помощью вы можете быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту в таблице.

Вы можете по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем самым больше места для документа.

2.2 Создание нового документа

После запуска Microsoft Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ являющийся первым, созданным пользователь с момента запуска программы. При создании последующих документов Microsoft Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т. д. Даже в том случае, если пользователь закроет Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы будет назван Документ 2.

При создании нового документа Microsoft Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблон определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

• Текст (например,  верхние и/или нижние колонтитулы).
• Предоставленные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили.
• Таблицы.
• Рамки.
• Графические изображения.
• Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В Microsoft Word существуют шаблоны трех типов:

• Шаблон Обычный, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию.
• Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки Microsoft Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные пользователем разнообразные собственные шаблоны.
• Мастера шаблонов, которые в интерактивном режиме проводят пользователя через все стадии создания документа. Для этой  цели  используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе пользователь указывает конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона  этого типа можно привести Мастер создания календаря.

В качестве шаблона по умолчанию для нового документа  используются  шаблон Обычный. В состав поставки Microsoft Word входят шаблоны для создания стандартных деловых писем, служебных записок, газетных листов и большого количества документов других типов. Эти шаблоны экономят немало времени, за счет присутствующих в  них стандартных  фраз (Кому, От кого, Дата). Использование специальных шаблонов позволяет придать документам единый  стиль.

2.3 Открытие существующего документа

Основным средством  открытия существующего документа Microsoft Word являются окно диалога Открытия документа. Однако,  существуют и другие способы открытия документа, это по  команде Документы из меню Пуск и из окна Проводника. С помощью этих средств можно осуществить запуск Microsoft Word с одновременной загрузкой существующего документа.  Если Microsoft Word уже запущен, то  повторного запуска приложения не происходит. Вместо этого открывается указанный  документ.

Для открытия окна диалога Открытия документа можно воспользоваться одним из следующих  способов:

• Выбрать команду Файл/Открыть,
• Нажать Ctrl+O на клавиатуре,
• Нажать кнопку Открыть на стандартной панели инструментов.

По умолчанию при  открытии окно диалога Открытие документов содержит список документов Microsoft Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке WINWORD. (если таковые имеются). Можно указать собственную папку, список документов из которой Microsoft Word будет предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена вкладка Расположение из окна диалога Параметры, открываемого командой Сервис/Параметры.

Открытие недавно  закрытого файла

Microsoft Word помнит несколько последних документов, с которыми работал пользователь. Обычно они внесены в  список  меню Файл. Можно быстро открыть любой из них, выбрав  его из списка документов.

Для открытия недавно  закрытого файла, нужно открыть  меню Файл и выбрать имя файла в нижней части меню.

2.4 Сохранение документа

Во время работы документ находится в оперативной памяти и не гарантирован от случайностей, одна из которых, бросок напряжения в электрической сети, в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов, поэтому необходимо систематически сохранять документ. Для этого необходимо установить указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и нажать кнопку мыши.

Для сохранения нового документа, надо дать имя файлу и решить в  какой папке и  на каком диске его поместить.  Если надо сохранить результаты работы в виде разных вариантов, можно давать имя файлу, каждый раз несколько изменяя его, например, если есть необходимость, то всегда можно  вернуться к  более ранней версии и  сравнить имеющиеся варианты.

Автоматическое  сохранение документов

Microsoft Word может автоматически сохранять документы с определенным  временным интервалом. При автосохранении документ будет временно сохранен в специально созданном для этого файле с именем отличным от данного вами имени файла. Сохраненный автоматически файл будет внесен в папку ТЕМР, и никаких действий с  этим файлом вы не сможете произвести. Но в случае, если  файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в  своем каталоге, под прежнем именем. Но в конце сеанса работы  все равно необходимо сохранить документ как обычно. То есть использование автосохранения не освобождает пользователя от сохранения в процессе и в конце работы, зато страхует его от потери информации.

2.5 Основные способы применения  шаблонов при оформлении деловых  писем

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа  как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его. Так, на пример в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как шаблоны. Шаблоны – образцы или модели документов. Они представляют собой план текста, графики и форматирования документа. При создании документа используя шаблоны, все, что нужно пользователю – впечатать текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически.

Шаблоны имеют  фундаментальное значение, дают пользователю больше возможности по их применению. Шаблоны можно использовать в  их первоначальном виде, изменять или  брать за основу при создании новых шаблонов. Шаблоны определяют вид документа в целом, а стили форматирования – внешний вид отдельных символов и абзацев.

Каждый документ, создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика. Создание шаблона. В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста.

Наиболее простой  способ создать шаблон — это открыть  документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон. Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1 Чтобы создать  новый шаблон на основе существующего  документа, выберите команду Открыть  в меню Файл, а затем откройте  нужный документ. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.

2 Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3 Выберите значение  Шаблон документа в поле Тип  файла. Это значение автоматически  появится при сохранении файла,  для которого при создании  был установлен тип Шаблон.

4 По умолчанию  в поле Папка откроется папка  Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

5 Введите имя  для нового шаблона в поле  Имя файла и нажмите кнопку  Сохранить.

6 Добавьте текст  или рисунки, которые должны  появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

7 Внесите необходимые  изменения в размеры полей  и страниц, определите ориентацию  страниц, стили и другие параметры  форматирования.

8 Нажмите кнопку  Сохранить, а затем выберите  команду Закрыть в меню Файл.

Примечание. Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный.

 

Для создания шаблона Деловое письмо проделаем следующий алгоритм действий.

1. В меню Файл выберем Создать  и в появившемся окне выберем  Новый документ и установим  режим Шаблон.

2. В появившемся окне нового  документа в правом  верхнем  углу используя панель инструментов Формы (её можно вывести с помощью меню Вид, Панели инструментов) и инструмента Нарисовать таблицу создадим поле в виде таблицы для внесения реквизитов адресата делового письма. Обрамление таблицы должно быть бесцветным. Внутри таблицы создадим текстовое поле с помощью кнопки Текстовое поле с панели Формы и нажав кнопку Параметры поля формы с той же панели, в появившемся окне установим текст по умолчанию Адресат.