Использование сводных таблиц MS Excel в финансовой деятельности туристского предприятия

Таблица 3 - Вид

Строка формул	Показать или скрыть панель формул
Строка состояния	Показать или скрыть строку состояния
Панели инструментов	Выбрать стандартные  панели инструментов
Во весь экран	Вывести на экран только таблицу и Основное меню
Масштаб	Изменение масштаба таблицы  от 10% до 400%
Диспетчер отчетов	Печатать или определить вид отчета
Диспетчер видов	Определить поименованный  Вид

Таблица 4 - Вставка

Ячейки	Вставить новую ячейку
Строка	Вставить новую строку.
Столбец	Вставить новый столбец.
Лист	Вставить новый рабочий  лист.
Диаграмма - На этом листе  - На новом листе	Вставить вновь создаваемую  диаграмму.
Макрос  - Модуль  - Диалоговое окно  - Макрос MS Excel 4.0	Создание нового программного модуля. Вставка в книгу нового листа диалога. Вставка в книгу нового листа макросов
Разрыв страницы	Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при  печати.
Функция	Вызов мастера функций  для создания или редактирования существующей в клетке функции.
Имя - Присвоить  - Вставить - Создать  - Применить	Присвоение или удаление имени выделенному интервалу Вставить имя из листа  существующих имен в формулу. Создать автоматически  имя выделенному интервалу. Замена ссылок в формуле  на имена.
Примечание	Создание, редактирование и удаление примечания
Рисунок	Вставка рисунка из внешнего файла
Объект	Одного из объектов стандартизированных Microsoft

Таблица 5 - Формат

 

Ячейки	Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки
Строка  - Высота  -Автоподбор высоты - Скрыть  - Показать	Изменение параметров строки Скрыть строку из вида Сделать видимой скрытую  строку
Столбец - Ширина  -Автоподбор ширины -Стандартная ширина - Скрыть  - Показать	Изменение параметров столбца Скрыть столбец из виду Сделать видимым скрытый  столбец
Лист - Переименовать  - Скрыть  - Показать  - Подложка	Переименовать рабочий  лист Скрыть рабочий лист Показать скрытый рабочий  лист Изменить фон рабочего листа
Автоформат	Автоматическое форматирование рабочего листа
Стиль	Выбор стиля для форматирования листа
Размещение  - На передний план  - На задний план  - Сгруппировать	Размещение видимых  объектов

Таблица 6 - Сервис

Орфография	Проверка орфографии
Зависимости - Влияющие ячейки  - Зависимые ячейки  - Источник ошибки  - Убрать все стрелки  -Панель зависимостей	Показать зависимости  при помощи стрелок Показать стрелками  ячейки которые влияют на результат Показать ячейки, чей  результат зависит от данной ячейки Указать источник ошибки для данной ячейки Удалить все указатели Вывод панели трассировки  зависимостей
Автозамена	Добавление или удаление списка элементов автозамены
Подбор параметра	Решение задачи с одним  параметром
Сценарии	Создание и проверка условных сценариев
Поиск решения	Поиск решения по заданной модели
Защита  - Защитить лист  - Защитить книгу	Защитить рабочий лист от изменений Защитить от изменений  всю книгу
Надстройки	Добавить удалить необходимые  шаблоны и мастера
Макрос  Запись макроса  Назначить макрос	Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов.
Параметры	Изменение и установка параметров системы

Таблица 7 - Данные

Сортировка	Сортировка выделенных ячеек
Фильтр  - Автофильтр  - Показать все  -Расширенный фильтр	Отбор записей с помощью  раскрывающихся списков Показать все записи Отбор записей с указанием  условий в отдельном диапазоне
Форма	Поиск, изменение и  удаление записей базы данных
Итоги	Добавление итогов к  списку
Таблица подстановки	Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки  значений в формулу
Текст по столбцам	Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам
Мастер шаблонов	Средство создания шаблонов документов
Консолидация	Объединение диапазонов в указанный диапазон
Структура - Скрыть детали  - Показать детали  - Сгруппировать  - Разгруппировать  - Автоструктура  -Удалить структуры - Параметры	Подменю по созданию, изменению  и удалению параметров структуры  документа
Сводная таблица	Создание и изменение  сводной таблицы
Поле сводной таблицы	Установка свойств поля сводной таблицы
Обновить данные	Обновление сводной  таблицы
Получить внешние данные	Вставка данных из внешнего источника

Таблица 8 - Окно

Новое	Открыть новое окно
Расположить	Изменение расположения окон
Скрыть	Убрать с экрана текущее  окно
Показать	Показать скрытые окна
Закрепить области	Строки выше и столбцы  левее курсора больше не прокручиваются.
1 Активное окно 2 Активное окно	Перейти в одно из открытых окон

Таблица 9 - Вопрос

Вызов справки	Справочная система  с подробным описанием всех функциональных возможностей.
О программе	Данные о версии, номере продукта и параметрах системы.

 

2.3 Сводные таблицы

Сводная таблица - это таблица, обобщающая и анализирующая данные из одной или нескольких таблиц. Исходные данные для сводной таблицы могут находиться в списке на одном листе рабочей книги, на нескольких листах, во внешней базе данных или в другой сводной таблице. Меняя структуру таблицы, можно получать различные сводные ведомости одних и тех же исходных таблиц.

Создание сводной  таблицы:

1. Поместите указатель ячейки в любой позиции в пределах списка.
2. Программа в этом случае автоматически определит список. Выберите команду Данные/Сводная таблица. Запускается мастер сводных таблиц и диаграмм. Укажите источник данных.
3. По умолчанию переключатель установлен в положение В списке или базе данных Microsoft Excel.
4. Укажите, что должен создать мастер: сводную таблицу иди сводную диаграмму и таблицу. Нажмите кнопку Далее.
5. Во втором окне мастера проверьте ссылку на диапазон с исходными данными, предлагаемый программой автоматически.
6. При необходимости измените диапазон с помощью мыши. После нажатия кнопки Обзор вы получаете доступ к закрытым рабочим книгам.
7. В третьем окне мастера сводных таблиц и диаграмм в поле Поместить таблицу в автоматически выбрана опция Новый лист.
8. В результате Excel создаст сводную таблицу на отдельном листе, который будет вставлен перед текущим листом в рабочую книгу, и отобразит во вставленном листе сводную таблицу, начиная с ячейки А1.Если вы хотите разместить сводную таблицу на существующем листе, то выберите опцию Существующий лист и укажите левую верхнюю ячейку диапазона для размещения сводной таблицы.
9. Нажав кнопку Макет, определите макет сводной таблицы.Перетаскиванием кнопок полей с помощью мыши определите, какие поля данных должны быть отображены по строкам и столбцам, а какие — проанализированы. Хотя бы одно поле следует поместить в область данных. Поле страницы используется для фильтрации данных с помощью соответствующего содержимого поля. Макет сводной таблицы вы можете в любой момент в дальнейшем изменить непосредственно в рабочем листе. Если вы не нажмете кнопку Макет, то после завершения работы мастера сможете сформировать макет таблицы непосредственно в листе. Задайте параметры для сводной таблицы (см. ниже). Параметры сводной таблицы можно в дальнейшем изменить.
10. Нажмите кнопку Готово.

Мастер создаст сводную таблицу и отобразит ее в указанной позиции.

Используемая при подведении итогов в области данных по умолчанию  функция зависит от типа данных:

Для поля данных, содержащего  числовые значения, Excel по умолчанию использует функцию суммы.

Для поля данных, содержащего  нечисловые значения. Excel использует по умолчанию функцию подсчета количества значений.

Используемую по умолчанию  функцию вы можете изменить в окне формирования макета при создании сводной  таблицы, дважды щелкнув на кнопке соответствующего поля данных. Применяемую функцию вы можете также изменить в дальнейшем непосредственно в сводной таблице.

Терминология сводных  таблиц.

Исходные данные (источник данных).

Данные, которые используются для создания сводной таблицы. Исходные данные могут находиться в рабочей книге Excel (или в нескольких рабочих книгах) либо во внешней базе данных.

Область столбцов.

Диапазон ячеек, который  содержит заголовки столбцов сводной  таблицы.

Область строк.

Диапазон ячеек, который  содержит заголовки строк сводной таблицы.

Область данных.

Диапазон ячеек сводной  таблицы, который содержит итоговые данные. Исходные данные, которые попадают в область данных сводной таблицы, обычно суммируются. Можно выполнять  и другие операции над ними, например вычислить произведение или среднее арифметическое.

Область страницы. 

Область сводной таблицы, которая добавляет дополнительный параметр в сводную таблицу. Значения в этой области можно “листать , ка страницы в книге, отсюда и название “область страницы”.

Элемент.

Элемент в области строк или столбцов. Элементы в области строк являются заголовками строк сводной таблицы, элементы в области столбцов — заголовками столбцов. Сводные таблицы могут содержать строки и столбцы с итогами двух видов.

Общие итоги.

Строка или столбец, в которых отображаются общие итоги для всех ячеек строки или столбца сводной таблицы.

Промежуточные итоги.

Строка или столбец, в которых отображаются промежуточные  итоги для отдельных строк  или столбцов сводной таблицы.