Использование сводных таблиц MS Excel в финансовой деятельности туристского предприятия

 

3 Рекомендации по использованию сводных таблиц MS Excel  в финансовой деятельности туристского предприятия

Очень часто перед  бухгалтером и экономистом ставятся задачи, для решения которых требуется  группировать данные по различным критериям  и отслеживать итоговые суммы  по тем или иным параметрам. В Microsoft Excel решать подобные задачи можно при помощи сводных таблиц. Различных настроек и функций по работе со сводными таблицами достаточно много, поэтому мы рассмотрим только базовые приемы по построению сводных таблиц на примере проведения анализа использования сводной таблицы в туристской фирме ООО «Путешественник».

На рабочем листе создадим следующую таблицу [10]

Таблица 10- Отправка туристов

№ п/п	Отправка клиентов	Дата отгрузки	Сумма	Название города
1	Крылов А.В	16.01.2013	20 000,00	Хургада
2	Сидоров Е.А.	16.01.2013	2 250,00	Питер
3	Васильев С.А.	16.01.2013	30 000,00	Монастир
4	Полшков М.Р.	16.01.2013	14 600,00	Хаммамет
2	Шмелева А.Е.	15.01.2013	5 100,00	Питер
3	Солнцев В.А	15.01.2013	18 200,00	Сус
4	Гришин В.К.	15.01.2013	19 800,00	Монастир
2	Крестина Ю.А.	14.02.2013	4 400,00	Питер
3	Бородин А.П.	14.02.2013	17 450,00	Хургада
4	Сергеева Л.И.	14.02.2013	19 850,00	Хаммамет
5	Грушин П.Ф.	14.02.2013	21 160,00	Монастир

 

Предположим, что нам  необходимо создать таблицу, в которой  можно было бы посмотреть, на какую сумму отправлены туристы в тот или иной день, а также на какую сумму отправлены туристы в определенный город за весь период. Для начала создания сводной таблицы необходимо выбрать пункт меню «Данные» подпункт «Сводная таблица». После выбора данной команды на экране появится окно «Мастера сводных таблиц». Построение сводной таблицы осуществляется в пошаговом режиме.

Шаг 1. На первом шаге программа запрашивает, что именно будет служить основой создаваемой таблицы. Это может быть  или собственно таблица Excel, или какая-либо внешняя таблица с данными. В нижней части окна мы можем выбрать, что именно будем создавать: сводную таблицу или сводную диаграмму на основе сводной таблицы.

 В появившемся диалоговом окне [1] установите переключатели:  «в списке или базе данных Microsoft Excel» и «Сводная таблица». Затем щелкните по кнопке «Далее».

 

 

Рисунок 1- Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1

Шаг 2. На втором шаге программа просит указать диапазон, содержащий исходные данные. Если нужный нам диапазон выделить перед началом создания сводной таблицы, то он автоматически будет внесен в поле «Диапазон». В противном случае диапазон можно выделить в  таблице протаскиванием мышью.

Щелкните по кнопке , выделите таблицу с данными протаскиванием мышью и нажмите  клавишу <Enter>. После задания диапазона щелкните по кнопке «Далее»[2]. 

 

Рисунок 2 –Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг2

Шаг 3. На третьем шаге, щелкнув по кнопке [3], можно в диалоговом окне задать  макет диаграммы, т.е. указать, какие поля будут располагаться по вертикали, какие – по горизонтали, а какие данные будут расположены в центральной части таблицы. Поля в ту или иную часть сводной таблицы перетаскиваются при помощи мыши. Кроме этого программа запрашивает, на существующем листе разместить сводную таблицу или создать для нее новый лист.

Щелкните по кнопке и перетащите с помощью мыши поле «Название страны» в область строк,  поле «Дата отправки» - в область столбцов, а поле «Сумма» - в область данных. Затем щелкните по кнопке «ОК».

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Мастер сводных  таблиц и диаграмм - макет

В окне шага 3 выберите вариант  размещения сводной таблицы –  на новом листе [4].

Рисунок 4 - Мастер сводных  таблиц и диаграмм – шаг 3

После задания всех параметров нажмите на кнопку «Готово». В рабочей книге должен появиться новый рабочий лист со сводной таблицей примерно такого вида[5]:

Рисунок 5 – окно MS Excel

В полученной таблице  информация об отгрузке товаров в  строках выведена по странам, а в столбцах – по датам.

Рядом со сводной таблицей обычно выводится панель инструментов «Сводные таблицы», позволяющая редактировать созданную таблицу. При изменении данных в исходной таблице для внесения изменений в сводную таблицу необходимо щелкнуть по раскрывающемуся списку «Сводная таблица» и выбрать команду «Обновить данные»[6].

Рисунок 6 – окно MS Excel

Работа со сводными таблицами  позволяет быстро получать отчетность в том или ином разрезе, что  может существенно сократить  время, затрачиваемое на обработку  и анализ экономической информации.

 

Заключение

Тема моего курсового  проекта – « Использование сводные таблицы  MS Excel  в финансовой деятельности туристского предприятия ».

В соответствии с объектом, предметом исследования и целью, в курсовом проекте поставлены следующие задачи:

- рассмотреть особенности туроператорской и турагентской деятельности.

-    изучить основные возможности табличного процессора MS Excel.

-  разработать рекомендации  по использованию сводных таблиц MS Excel в финансовой деятельности туристского предприятия.

В ходе рассмотрения первой задачи выявляется главная рыночная задача как турагента, так и туроператора – это обретение устойчивого положения на туристском рынке и получение устойчивой прибыли. Необходимо найти свою нишу, свой сегмент потребителей на основе дифференциации туристского рынка.

В ходе рассмотрения второй задачи можно сделать вывод, что  MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки.

В ходе исследования третьей  задачи была построена сводная таблица осуществляющаяся в пошаговом режиме и можно сделать вывод, что использование сводных таблиц Microsoft Excel в финансовой деятельности туристского предприятия может решать различные задачи стоящие перед бухгалтером и экономистом, для решения которых требуется группировать данные по различным критериям и отслеживать итоговые суммы по тем или иным параметрам.

В завершении из всего  вышесказанного можно сделать вывод, что работа со сводными таблицами позволяет быстро получать отчетность в том или ином разрезе, что может существенно сократить время, затрачиваемое на обработку и анализ экономической информации.

 

Список используемых источников

1. Зорин, И.В. Туризм как вид деятельности [Текст]: учебник / И.В. Зорин, Т.П. Каверина, В.А. Квартальнов.-М.: ЦИФРА-М, 2003.-714с.-
2. Туризм [Текст]: учебник / В.А. Квартальнов.-М.
3. Ильина, Е.Н. Менеджмент туризма. Туризм как вид деятельности [Текст]: учебник.-М.:Финансы и статистика,2001.-288с.:ил.
4. Международный туризм Текст]: учебник / Александрова А.Ю.
5. Информатика Текст]: учебник / Коляда М.В.
6. Левина, Н.А. MS Excel и MS Project в решении экономических задач. Экономика. Поурочное планирование. Элективный курс. Профильное обучение. Экономика [Текст]: учеб. пособие / Левина Н.А., Харджиева С.М., Цветкова А.В.
7. Зорин И.Н. Менеджмент персонала. Планирование карьеры в туризме. – М.: РМАТ, 1997. – 232 с.