ИТ Управление проектом

Для каждого ресурса можно задать и использовать пять разных таблиц норм расходов (например, одну таблицу  норм расходов – для обычных задач, другую – для стандартных и  сверхурочных ставок опасных работ).

 

Рис. 8. Таблицы норм расходов ресурса

 

Момент начисления расходов. При назначении расходов задачам и ресурсам можно указать, в какой момент их нужно начислить. За умолчанием расходы распределяются пропорционально, а начисление расходов рассчитывается на основе процента выполненной работы и распределяется на протяжении всего выполнения задачи.

Можно также начислить  расходы в начале задачи, если общая сумма выплачивается в начале, или по окончании задачи, если оплата осуществляется после завершения.

Исключением являются расходы на использования, которые всегда насчитываются в  начале задачи.

 

Оценка  расходов. Оценка расходов – это процесс расчета приблизительных расходов на ресурсы и задачи, необходимых для выполнения проекта. Существует несколько методов оценки расходов. Выбор конкретного метода зависит от области охватывания проекта, уровня необходимой точности и вида деятельности организации.

Для методов, в которых используются простые расчеты, такие, как расчет расходов на квадратный метр, можно  воспользоваться средствами создания формул Microsoft Project. Для более сложных методов, например, для параметрических моделей, средств Microsoft Project недостаточно и необходимо будет воспользоваться специализированным или математическим программным обеспечением.

Снижение расходов. С помощью  настройки представлений можно  пересматривать текущие, базовые, фактические  расходы проекта и затраты, что  останься, с целью определения  возможного перерасхода бюджета. Все  расходы, кроме базовых, обновляются при каждом пересчете проекта в Microsoft Project.

Microsoft Project не предлагает автоматических методов снижения расходов. Вместо этого расходы предлагается снижать таким способом:

• заменить, изменить или удалить назначение ресурса;
• применить другие таблицы норм расходов;
• объединить назначение ресурсов и затраты на использование;
• исключить расходы на сверхурочные за счет исключения сверхурочных затрат труда.

 
3.4. Управление рисками

Риски – это события или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество. При выполнении проекта часто  возникают непредвиденные факторы, которые влияют на ход его выполнения. Задача управления рисками – выявить  элементы проекта, которые наиболее подданные рискам, и свести влияние  непредвиденных ситуаций на них к  минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокам выполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсам.

Определение задач с большим  риском. Инструменты, что наилучшее  позволяют определить задачи с большим  риском в Microsoft Project – это перечень задач, календарный план и диаграммы Ганта. Задачи с большим риском могут быть определены следующим образом.

Бюджетные риски. Анализ бюджетных  рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа освоенного объема. Анализ освоенного объема – это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна бы была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.

В Microsoft Project общие значения освоенного объема отображаются в трех таблицах: «Освоенный объем», «Показатели затрат для освоенного объема» и «Индикаторы календарного плана освоенного объема». Расчет освоенного объема зависит от избранного способа (по проценту завершения или по физическому проценту завершения), а также, если используется несколько базовых планов, от избранного базового плана, по которому рассчитывается освоенный объем.

Ресурсные риски. Риски ресурсов в  Microsoft Project можно проанализировать следующим образом (табл. 5).

 

Таблица 4. Определение ресурсов с большим риском

Вид ресурсов	Инструмент	Комментарий
Ресурсы, которые владеют специальными навыками	Представление «Лист ресурсов»	В большинстве проектов нужные ресурсы, которые владеют специальными навыками. Для удобства поиска таких ресурсов можно прибавить поле со сведениями об умении и навыках ресурсов.
Ресурс, для которого есть только один поставщик	Представление «Лист ресурсов»	Даже если большинство поставщиков  заслуживает доверия, материальный ресурс, для которого существует только один поставщик, несет в себе потенциальный  риск. Материалы, для которых есть только один поставщик, необходимо определить для планирования риска, чтобы быть готовым использовать материалы-заменители или найти альтернативных поставщиков.
Полностью выделенные ресурсы.   Ресурсы с превышением доступности	Представление «Лист ресурсов»	Полностью выделенные ресурсы и ресурсы  с превышением доступности могут  вызвать осложнение и отодвинуть дату окончания проекта. Определив  такие ресурсы, можно, например, уменьшить  количество часов, когда эти ресурсы  задействованы в задачах, задержать  или перепланировать для них  некоторые задачи или отыскать резервы.

3.5.  Отслеживание изменений

 

В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план.

Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных после завершения и  настройки плана проекта, но к  началу выполнения работ проекта. Кроме  того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая  итоги и почасовые сведения для  задач, ресурсов и назначений (табл. 5). Можно сберечь до 11 базовых планов.

 

Таблица 5. Данные, которые хранятся в базовом плане

Сведения о задачах	начальная и конечная даты длительности затраты труда расходы прерванные задачи почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах
Сведения о ресурсах	затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах
Сведения о назначении начальная и конечная даты	начальная и конечная даты затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах

 

По ходу выполнения проекта можно  сравнить сбереженные в базовом  плане значения с фактическими. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения.

Промежуточный план – это набор  текущих данных проекта, сбереженный  после начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа  хода выполнения проекта. В промежуточном  проекте хранятся два набора данных (начальные и конечные даты текущих  задач). Можно сберечь до 10 промежуточных  планов.

3.6. Обмен данными между участниками проекта 

Для успешной работы над проектом его участники должны обмениваться информацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах, задачах и тому подобное. Обмен  может быть организован как с  использованием современных коммуникационных технологий, так и без них.

Для обмена сведениями о проекте  между участниками может быть использован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий Microsoft Project программный продукт, что устанавливается на сервере организации и обеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании Microsoft Project Server участники проекта могут пересматривать последние текущие сведения этом проекте.

Если пользователи не используют сервер Microsoft Project Server, но имеют доступ к Интернету, сведения о проекте могут экспортироваться в формате HTML путем сохранения их как веб-страницы. Также можно пользоваться специальным веб-сервисом www.projectcentral.

Если для связи используется сетевой сервер или система электронной  почты, например Microsoft Exchange или Microsoft Outlook, возможно простое направление, отправление или передача данных о проекте с помощью Microsoft Project.

В случае, когда при работе над  проектом не используются электронные  коммуникации, возникает необходимость  в отправлении печатных отчетов  о текущем состоянии участникам проекта и заинтересованных лиц. Microsoft Project позволяет печатать сведения о задачах, ресурсы, расходы и поступи выполнения проекта в отчетах, которые отвечают требованиям пользователей. Пользователи могут изменять данные в отчетах, применяя разные таблицы и фильтры.

Microsoft Project содержит много встроенных отчетов о задачах и ресурсах, а также перекрестных отчетах. Они разделены на несколько категорий: обзоры, текущую деятельность, расходы, назначения, загрузки и тому подобное.

3.7. Завершение проекта

Завершение проекта дает возможность  собрать и зафиксировать информацию о процессе и результатах его  выполнения, чтобы предоставить ее заинтересованным сторонам. За результатами завершения проекта создают документы  обобщения опыта.

В документах обобщения опыта записываются сведения о ходу проекта и наиболее удачных действиях. Сюда входят сведения об успехах и ошибках проекта, которые могут быть использованы для тренировки перед будущими проектами  или в повторных проектах.

Документы обобщения опыта дают возможность ответить на следующие  вопросы.

• достигнутая цель ли проекта;
• выполненная работа ли своевременно, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями;
• что можно сделать для усовершенствования будущих проектов;
• или довольные заинтересованные стороны.

Microsoft Project не дает возможности создать подобные документы автоматически. Вместо этого можно воспользоваться любым редактором текста, и прикрепить файлы документов обобщения опыта к проекту Microsoft Project. После этого можно обеспечить доступ к ним с помощью отчетов и представлений, через Интернет, сервер Microsoft Project Server или общие папки Microsoft Exchange. Можно также сберечь завершенный проект в виде шаблона, что позволит использовать его данные в новых проектах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

После рассмотрения собранного мной материала и исследования поставленных целей и задач я пришел к следующим выводам:

1. Использование информационной  технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере;

     2. Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологи организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

обеспечивается  высокая эффективность принятия решений;

• рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;
• поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;
• устраняется дублирование функций;
• повышается эффективность работы в целом;
• снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение  и использование на многих предприятиях (как за рубежом, так и в России) дает возможность говорить о ней как о современной эффективной технологии организации управленческих процессов, обладающей большим будущим.

Что же касается Microsoft roject, то он стал фактически стандартом среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность он заслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, дружеского интерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами.