ИТ-стратегия как часть бизнес-стратегии

ИТ - стратегия определяет долгосрочные цели и направление движения предприятия в области ИТ. Результатом ее применения и использования является успешное существование компании. В современных условиях ИТ - стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес- стратегии и должна подчеркивать и развивать ключевые факторы успеха и выигрышные особенности компании. Стратегия развития информационных систем основывается на общей стратегии развития компании и конкретизирует положения общей стратегии с точки зрения ИТ. Общая стратегия развития компании определяет настоящие и будущие виды деятельности, типы выпускаемой продукции и объёмы выпуска, рынки на которых работает компания и её доли на этих рынках, организационную и территориальную структуру компании. В свою очередь, ИТ - стратегия содержит основные положения использования ИТ в бизнес компания, она определяет как будет поддержана заданная стратегия развития компании средствами ИТ.

При разработке ИТ-стратегии должно учитываться существующее состояние ИТ в компании, отраслевые стандарты и тенденции развития информационных технологий. Для того чтобы ИТ-стратегия соответствовала бизнес- стратегии, в ней должны быть определены:

- философия развития ИТ в компании место ИТ- подразделений в структуре предприятия;

- требования к ИТ с позиций бизнес- стратегии;

- базовые принципы и направления развития ИТ;

- основные направления совершенствования процессов управления ИТ;

- интегральные характеристики ИТ-бюджета и списка проектов, необходимых для реализации ИТ-стратегии;

- оценки качества и целевые показатели работы ИТ-системы;

- возможные риски и альтернативные варианты развития ИТ;

- базовые принципы и направления развития ИТ должны быть детализированы до продуктов.

Основной показатель качества стратегии - ее пригодность для реализации. Чтобы стратегический план не попал в корзину или в архив, он должен удовлетворять определенным условиям: прежде всего, быть увязанным со стратегическими целями развития бизнеса предприятия и предусматривать запасные варианты на случай неблагоприятного развития событий, то есть осложнений в ходе автоматизации.

ИТ-стратегия должна содержать:

- результаты анализа хозяйственных процессов предприятия, а также степени их автоматизации;

- детальный анализ требований к информационно-вычислительным системам

- несколько вариантов развития информационных систем (самый дорогой, самый дешевый и проч.), с оценкой рисков для каждого варианта;

- оценки стоимости, сроков и ресурсов для соответствующих ИТ-проектов.

Кроме того, хорошая стратегия не привязана к конкретному поставщику оборудования или программного обеспечения, а также состоит из нескольких этапов (то есть предусматривает возможность изменений).

Основные отличия обычных ИТ-планов от стратегии:

- короткий срок планирования (обычные планы составляются на год, тогда как стратегия разрабатывается на три года);

- привязка к конкретным продуктам;

- отсутствие анализа степени автоматизации хозяйственных процессов;

- слабая связь с потребностями бизнеса, которая объясняется малым участием в ИТ-планировании самой заинтересованной стороны - руководителей и ключевых пользователей.

На рисунке 1 представлены основные составляющие ИТ-стратегии

 

Рис. 1.1. Составляющие ИТ-стртегии

 

ИТ-стратегия обладает определенной ценностью для бизнеса. Владельцы и топ-менеджмент любой компании нуждаются в обосновании инвестиций в ИТ и понимании перспектив ИТ-проектов. Стратегия позволяет:

- обеспечить управление и контроль над инвестициями в ИТ;

- транслировать потребности бизнеса в задачи ИТ;

- получить понимание, что даст ИТ бизнесу;

- повысить качество ИТ-услуг.

Напрямую задача сокращения расходов перед ИТ-стратегией обычно не ставится, но стратегия дает экономию за счет:

- снижения финансовых рисков ИТ-проектов;

- улучшения ИТ-процессов и сервиса;

- интеграции элементов ИТ-архитектуры;

- выявления проблемных мест в текущей ИТ-архитектуре.

Даже в случае детально проработанной стратегии для успешной ее реализации необходимы специальные механизмы — долгосрочные бюджеты и планы, политики, процедуры и периодический контроль деятельности подразделений и отдельных руководителей. Эффект от внедрения любой информационной системы в весьма малой степени обеспечивается технологической составляющей. В основном он зависит от ее реального использования в бизнес-процессах. Именно поэтому в ходе реализации ИТ-стратегии необходимо разрабатывать регламенты — документы, ставящие в соответствие должностным обязанностям сотрудников определенный функционал ИТ. Каждый сотрудник компании должен понимать, какие функции систем он обязан использовать для выполнения бизнес- процессов, в каких случаях и каким образом. Регламентация значительно повышает эффективность использования инфраструктуры, а это, в свою очередь, сказывается на эффективности бизнеса.

Рассмотрим признаки отсутствия ИТ-стратегии у предприятия:

- большое количество не связанных между собой проектов по внедрению информационных систем, инициированных различными подразделениями компании (явный признак).

- информационные системы растут произвольно, и в результате в них образуются функциональные бреши или, наоборот, некоторые функции дублируются. И главная проблема, над которой приходится ломать голову в начале каждого нового ИТ-проекта, - как обеспечить совместимость нового оборудования или софта с уже имеющимся набором систем.

- подчиненное положение начальника ИТ-службы функциональному руководителю (косвенный признак). Если директор по ИТ не входит в топ-менеджмент компании и не участвует в формировании общей стратегии развития бизнеса, то, как правило, в такой компании информационные технологии не играют важной роли, и об ИТ-стратегии речи не идет.

Таким образом, если у предприятия нет ИТ-стратегии, это негативно влияет, в первую очередь, на количество закрытых или замороженных ИТ-проектов, ведь риск закрытия проекта по причине тех или иных изменений в бизнесе, обусловленных внешними или внутренними причинами, растет.

Во-вторых, на структуру затрат на ИТ, которая становится неоптимальной. Наибольшая часть затрат приходится на эксплуатацию и интеграцию существующих разнокалиберных систем, а не на новые информационные технологии. В-третьих, на структуру и численность ИТ-службы, которые тоже не оптимальны. И в-четвертых, на финансовые показатели деятельности предприятия. Однако зависимость между наличием или отсутствием ИТ-стратегии и финансовыми показателями предприятий довольно слаба и проявляется лишь в долгосрочной перспективе.

Таким образом, можно сделать вывод, что ИТ - стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес- стратегии и должна подчеркивать и развивать ключевые факторы успеха и выигрышные особенности компании. Стратегия развития информационных систем основывается на общей стратегии развития компании и конкретизирует положения общей стратегии с точки зрения ИТ. Она дает руководителям предприятий ответ на вопрос, каким образом можно использовать информационные технологии для развития бизнеса предприятия, какие ресурсы для этого нужны, что и в какой последовательности нужно делать. Наличие такого целостного долгосрочного плана позволяет оптимизировать расходы на ИТ, свести к минимуму риск закрытия тех или иных проектов из-за различных внутренних изменений в компании, а также оптимизировать численность и структуру ИТ-службы.

 

Структура ИТ-стратегии компании

 

ИТ стратегия компании должна быть нацелена, в первую очередь, на получение конкретных результатов, использования ИТ технологий, во вторую очередь на оптимизацию затрат на ИТ технологий. Ведущий эксперт и эксперты по направления должны обладать достаточным опытом, для того чтобы выявить и рассчитать реальные и возможные эффекты автоматизации бизнес-процессов Заказчика. Во внимание принимаются различные факторы:

- используемые на предприятии в данный момент ИТ системы и решения, их эффективность и затраты на их эксплуатацию и развитие;

- наличие ресурсов на закупку и эксплуатацию более совершенных систем и решений.

Ресурсы которые требуются на развитие информационных технологий определяются не только деньгами. Внедрение системы серьезно затрагивает бизнес-процессы в которых внедряется ИТ решение. Готовность руководства менять эти бизнес-процессы является необходимым ресурсом. Есть и взаимозаменяемые ресурсы, например: ограниченные возможности тестирования системы в условиях близких к реальным заменяются временной остановкой бизнеса в момент внедрения системы и изменении бизнес-процессов. Как следствие важным ресурсом является готовность руководства стимулировать сотрудников предприятия на внедрение ИТ решений, затрагивающих их работу.

Стратегия развития информационных технологий должна быть тесно связана со стратегией развития предприятия. В условиях ограниченности ресурсов стратегия развития компании определяет, очередность внедрения - какие ИТ системы и решения следует внедрять в первую очередь. В качестве примера рассмотрим ситуацию выбора системы и две стратегии развития предприятия.

В первом случае предприятие планирует открывать филиалы с целью увеличить объемы продаж. Правильной ИТ стратегией будет первоочередное внедрение системы Адресного хранения товара на главном оптовом складе. Такая система позволит ускорить комплектацию и снизить ее ошибки. Как следствие компания сможет повысить отгрузки при тех же объемах склада.

Во втором случае компания не имеет возможности интенсивного увеличения продаж и по этому озабочена снижением себестоимости операций. Правильной ИТ стратегией будет первоочередное внедрение системы учета себестоимости товара.

При выборе ИТ стратегии следует учитывать не только эффект от внедрения ИТ решений но и снижение совокупной стоимости управления ИТ инфраструктурой. Оптимальная ИТ стратегия является определенным компромиссом между качеством ИТ решений и их стоимостью. На данный момент стоимость ИТ решений для крупных компаний позволяет в этом компромиссе иметь уклон в пользу качества, однако и об оптимизации затрат на ИТ забывать не стоит. Для больших предприятий существует множество способов снижать затраты незначительно теряя качество решений, а иногда даже повышая их. Большинство из них требуют реструктуризации подразделений ИТ, например:

- организация централизованных ИТ сервисов;

- централизация закупок оборудования и услуг;

- стандартизация используемых ИТ технологий.

Документ Стратегия развития информационных технологий на предприятии состоит из разделов:

- концепция;

- методология;

- план развития;

В разделе «Концепция» описываются общие принципы и критерии успеха организации ИТ сервиса на предприятии. Концепция не требует немедленного выполнения, а определяет вектор развития информационных технологий, а также цели и критерии успеха последовательно проводимых мероприятий. В качестве примеров приведем наиболее общие (не зависящие от отрасли предприятия) цели развития информационных технологий:

- автоматизация основных бизнес-процессов;

-повышение эффективности работы существующей технической инфраструктуры;

- повышение эффективности работы существующей ИТ службы;

-снижение стоимости поддержки технической инфраструктуры и ПО;

-создание простого и удобного бизнесу порядка взаимодействия с ИТ подразделениями;

-стандартизации технических и программных средств.

Следует осторожно относится к выбору целей. Многие цели могут быть противоречивыми (например снижение стоимости и повышение эффективности). Целей проекта должно быть не более трех, причем у них должны быть разные приоритеты. Первая цель имеет наибольший приоритет и т.д. В дальнейшем по завершении определенного периода работы происходит переопределение ИТ стратегии, в рамках которого можно переопределить и цели (например достигнут большой уровень отдачи ИТ для бизнеса, можно сконцентрировать усилия на снижении затрат).

Раздел «концепция» описывает принципы:

-информационной среды;

-построения схемы взаимоотношений между ИТ пользователями ИТ службой;

-кадровой политики ИТ подразделений;

-структуры ИТ подразделений;

-схемы управления ИТ;

-финансирования ИТ;

-создания единой технической инфраструктуры;

-участия менеджеров ИТ в принятии ключевых бизнес-решений;

-политики безопасности данных, включая типы данных, единые информационные ресурсы предприятия, способы хранения данных, принципы дублирования данных и резервного копирования, политику разграничения доступа к данным;

- принципы политики безопасности сетевой инфраструктуры, включая структуру сети и серверов, рабочие станции подключаемые к сети (бывает, что к сети подключают не все рабочие станции), возможность работы в сети специалистов других организаций выполняющих работы на предприятии, принципы работы в Интернет.