Эксплуатация СМС рассылки из 1С «Предприятие» для усовершенствования маркетинговой деятельности гостиницы

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 Методы обследования предприятия 4

2 Создание проекта внедрения  имитационной экономической информационной системы  на предприятии 13

2.1 Описание гостиничного комплекса 13

2.2 Проектирование системы рассылки сообщений 15

2.3 Описание проекта внедрения 16

3  Эксплуатация СМС рассылки из 1С «Предприятие» для усовершенствования маркетинговой деятельности гостиницы. 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 27

ПРИЛОЖЕНИЕ А 28

ПРИЛОЖЕНИЕ Б 29

ПРИЛОЖЕНИЕ В 30

ПРИЛОЖЕНИЕ Г 31

ПРИЛОЖЕНИЕ Д 34

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Проектирование экономических информационных систем - это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений.

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения  цели проекта.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что период перехода к информационному обществу сопровождается информатизацией всех отраслей экономики, которое основано на новых технологиях: в процесс хранения и обработки информации внедряются автоматизированные системы, основной частью которых являются новые информационные технологии.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность  системы. Хорошее проектное решение  служит основой высокопроизводительной системы.

Объектом исследования курсовой работы является небольшой гостиничный комплекс, находящийся в городе Минске. Гостиница рассчитана на 50 человек, и предоставляет услуги по проживанию и доставке клиентов до гостиницы.

Предметом исследования являются маркетинговая деятельность гостиницы, направленная на привлечение новых клиентов и удержания старых, а также продвижение гостиницы на новый уровень.

Цель курсовой работы – на базе имитационного предприятия, в данной работе – гостиничного комплекса, научиться проектировать информационную систему для решения конкретной задачи.

Задачи курсовой работы:

1. Изучить методы обследования предприятий;
2. Выявить проблемы гостиницы, и сформулировать задачу, подлежащую решению;
3. Спроектировать информационную системы, для усовершенствования маркетинговой деятельности гостиничного комплекса.

 

1 Методы обследования  предприятия

 

Обследование является важнейшим  и определяющим этапом выполнения консалтинговых проектов, на его основе осуществляется вся последующая деятельность. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный  вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних  объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию  до уровня основных деятельностей предприятия  и информационных связей между этими  деятельностями. В дальнейшем на основании  согласованных моделей верхнего уровня и осуществляется построение детальных моделей[1, c. 22].

Обследование может быть сплошным и выборочным. Сплошное обследование проводят для наиболее важных и сложных подразделений автоматизированного объекта. Выборочное обследование применяется для одного наиболее сложного из группы родственных подразделений

Обследование может проводиться  однократно, периодически или непрерывно.

Источниками сведений о существующей системе являются:

•   данные по оргштатной структуре предприятия;
•   информация о принятых технологиях деятельности;
•   стратегические цели и перспективы развития;
•   результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до

исполнителей нижнего  звена);

•   предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;
•   нормативно-справочная документация;
•   данные по имеющимся на предприятии средствам и системам автоматизации;
•   опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

Существуют различные  методы обследования предприятия, в  данной работе более подробно будут  рассмотрены следующие:

1. Изучение документации;
2. Наблюдение за работой предприятия.
3. Измерение и оценка;
4. Проведение собеседований;
5. Фотография и самофотография рабочего дня;
6. Хронометраж;
7. Устный и письменный опрос. Анкетирование;
8. Групповое обсуждение;
9. Графический метод;
10. Статистический метод;
11. Анализ задач;
12. Анализ процесса.

Изучение  документации. Рационализаторы, приступая к работе, должны получить полное представление об объекте. Это достигается изучением, прежде всего, законодательных актов, приказов, положений как об организации в целом, так и о его структурных подразделениях, и штатного расписания. Если организация создана давно и имеет свою историю, надо посмотреть в архиве (если он есть) историческую справку о фондообразователе, в которой отражается история организации с момента ее создания, все структурные изменения и т. д. Штатное расписание позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки и их объем.

Особого внимания заслуживают  нормативные и методические материалы  по организации делопроизводства: положение  о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции на работников делопроизводственной службы, положение о экспертной комиссии, методические рекомендации по составлению, оформлению и изготовлению документов, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций, нормы выработки на делопроизводственные операции.

Эти документы позволяют  получить общее представление о  структуре и задачах делопроизводственной службы, уровне организации делопроизводственного  обслуживания. Общая численность  сотрудников учреждения и процент  делопроизводственного персонала  выясняются по штатному расписанию.

Собирая сведения о порядке  приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), списки постоянных корреспондентов, классификаторы структурных подразделений  и исполнителей с индексами, графики  и маршруты движения документов и  др.

Изучение порядка регистрации  и контроля исполнения документов требует  ознакомления с регистрационными формами, перечнем документов, не подлежащих регистрации, перечнем документов, подлежащих контролю, сводками исполнения документов в срок. В копировально-множительном центре собираются данные из журнала учета  копировально-множительных работ и  выдачи готовой продукции. Особого  подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов. Требуется выявить  наличие и изучить номенклатуру дел (сводную и индивидуальную), описи  дел постоянного хранения, акты о  выделении к уничтожению документов и дел и сами первичные комплексы (дела).

Изучая уровень автоматизации  и механизации делопроизводственного  процесса, оборудование и организацию  рабочих мест, обращаются к спецификации оборудования, средств автоматизации  и оргтехники, изучается поэтажный  план, который дает сведения о размещении структурных подразделений организации, размере площади, приходящейся на сотрудников различных категорий. Эти данные используются впоследствии при проектировании размещения и организации рабочих мест.

Отдельной задачей является изучение самих документов, поступающих  в учреждение извне (входящих) и создаваемых  в нем. Это наиболее трудоемкая и  кропотливая часть исследования. Вся совокупность документов или  какая-то их часть могут изучаться  как для рационализации технологического процесса их обработки, так и для  решения вопросов унификации и трафаретизапии документов по форме и содержанию. Для рационализации делопроизводственных процессов из документов могут быть получены сведения о составе корреспондентов и основных вопросах переписки. Эти данные необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота.

Унификация и трафаретизация требует просмотра больших массивов документов. На стадии обследования необходимо лишь решить вопрос о возможности и целесообразности проведения таких работ[2, с. 34].

Наблюдение  за работой предприятия. Наблюдение — это одна из наиболее эффективных для понимания системы методик сбора фактов. Эта методика особенно полезна, когда правильность данных, собранных с использованием других методик, находится под вопросом или когда сложность некоторых аспектов системы мешает конечному пользователю точно объяснить суть проблемы. Этот метод также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность проектанту не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами, т. е. действовать по принципу: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".

Наблюдение в зависимости  от цели и выбора формы записи собираемых данных может проводиться различными способами.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников  учреждения, организации секретарского  обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации  рабочих мест сотрудников, состояний  архива.

Технологию движения и  обработки типичных видов документов лучше всего изучать с помощью  фиксации наблюдений в так называемых "технологических цепочках". Технологические  цепочки появились в результате обобщения наблюдательных карточек, широко используемых в 20-е годы. Технологическая  цепочка - это результат фиксирования совокупности операций, отражающий последовательность работы с наблюдаемыми документами.

Каждой операции присваивается  определенный номер и дается ее краткое  описание.

В технологической цепочке  указываются все исполнители  операций, их должности и наименования структурных подразделений. По каждой операции цепочки отмечается не только затраченное на нее рабочее время, но и время, прошедшее между отдельными рабочими операциями. С помощью технологической  цепочки происходит сбор и систематизация исходных данных о документе. Она  показывает:

• состав и очередность операций;
• вид обработки документа;
• состав исполнителей и распределение работы между ними;
• длительность каждой операции и паузы между ними;
• длительность маршрутов исполнителей и документов.

На составление технологической  цепочки исследователями затрачивается  обычно большое количество времени. Одни и те же структурные подразделения  аппарата управления в ней повторяются  столько раз, сколько проводится в них та или иная работа с документом. На основе данных технологических цепочек  впоследствии могут быть составлены разного рода оперограммы, которые лягут в основу проектирования автоматизированной системы организации движения документов, то есть документооборота [2, c. 37].

Измерение и оценка. С помощью этих методов собираются сведения о параметрах, признаках и объектах в соответствующей сфере исследования. Важные для изучения параметры, признаки и объекты точно оцениваются сотрудниками и регистрируются в карточках или в формулярах (например, по частоте, количеству, продолжительности, затратам). Накопление сведений и анализ результатов при достаточно большом количестве наблюдений выполняется на ЭВМ.

Проведение  собеседований. Собеседование — наиболее часто используемая и обычно наиболее полезная методика сбора фактов. С помощью интервью можно получить информацию непосредственно от отдельных сотрудников предприятия. При использовании интервью может быть поставлено несколько целей, таких как выяснение, проверка и толкование фактов, формирование заинтересованности, привлечение конечного пользователя к работе, определение требований и сбор предложений и мнений.

Фотография  и самофотография рабочего дня. Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня (ФРД). Результаты ФРД входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при проектировании структуры и штатов делопроизводственного участка организации служат и доказательной частью.

ФРД является разновидностью непосредственного наблюдения, но в  силу своей специфики этот способ в литературе часто выделяется как  самостоятельный метод.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также и изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства. Это позволяет  впоследствии разработать рекомендации по автоматизации управленческого  труда.

ФРД является одним из трудоемких методов. Проводится, как правило, в  течение 5-7 дней для получения достоверности  результатов и требует большого напряжения, как от наблюдателя, так и от наблюдаемого.