Эксплуатация СМС рассылки из 1С «Предприятие» для усовершенствования маркетинговой деятельности гостиницы

Обычно ее проводят после  тщательного инструктажа наблюдателей, так как одновременно ФРД охватывается значительное количество делопроизводственного  персонала.

Для проведения ФРД необходим  следующий комплект документов:

• наблюдательный лист;
• баланс рабочего времени.

Технология ФРД содержит три этапа:

•   наблюдение;
•   сводка по группировочным признакам;
•   анализ полученных результатов.

Для получения полных и  достоверных данных и в целях  экономии времени при ФРД наблюдатель  заранее знакомится с рабочим  местом наблюдаемого и с перечнем операций, для того, чтобы выделить элементы, из которых слагается рабочее  время работника, правильно поставить  в наблюдательном листе соответствующий  элемент и его шифр.

До проведения наблюдения составляется также перечень элементов  затрат рабочего времени и каждому  элементу присваивается шифр.

Фотография рабочего дня  производится непрерывно в течение  всего рабочего дня с начала работы и до ее фактического окончания. В  течение рабочего дня в наблюдательном листе отмечаются все фактические  действия и перерывы с точностью  до одной минуты, причем против каждого  элемента затрат рабочего времени проставляется  время начала и конца работы.

После заполнения наблюдательного  листа исследователь в тот  же день на обратной стороне бланка составляет расчет затрат рабочего времени. Такой баланс является предварительным, но он позволяет не только суммировать  затраты времени, но и оперативно, по своим впечатлениям, записать мысли  и соображения для разработки в последующем предложений по рационализации исследуемых участков и элементов работ. При составлении  предварительного баланса достаточно писать только шифр данного элемента работ.

После окончания фотографии рабочего дня исследователь приступает к анализу, обработке и составлению  баланса и сводного баланса рабочего времени по специальным формам.

ФРД дает наиболее точные и  полные сведения о равномерности  загрузки работников и характере  выполняемой ими работы. Работники, считающие себя неправомерно перегруженными, как правило, сами просят провести их ФРД.

ФРД позволяет выявить  наиболее типичные и массовые операции, выполнение которых поддается автоматизации. Результаты ФРД используются оргпроектантами в качестве доказательного материала при определении загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала. Они позволяют также дать классификацию перечня работ, выполняемых сотрудниками учреждений.

Используются ФРД при  проектировании штатной численности сотрудников делопроизводственного обслуживания аппарата управления. ФРД дает возможность перераспределить обязанности между ними.

Самофотография рабочего дня (СФРД) имеет элемент субъективизма. В случае необходимости проведения ФРД большого числа работников и при малочисленности разработчиков метод самофотографирования может быть рекомендован.

При его применении необходимо особенно тщательно подготовить  перечень предполагаемых операций и  провести подробный инструктаж работников, которые будут проводить самофотографию.

Хронометраж - вид наблюдения, при проведении которого изучаются циклически повторяющиеся элементы работы.

Хронометраж обычно применяется  для определения или уточнения  затрат времени на технические типовые  операции для установления норм выработки.

Для проведения хронометража требуется большая подготовительная работа. Она заключается в тщательном изучении технологического процесса, выявлении операций, подлежащих измерению, и расчленению их на отдельные  элементы.

Первоначально необходимо определить фиксажные точки элементов и  записать их в хронокарту. Затем выяснить и занести в хронокарту все необходимые данные об исполнителе и операции. После этого можно приступать к хронометражу интересующей нас операции или ее части. Так как типовые нормы на наиболее массовые делопроизводственные операции разработаны НИИтруда, метод хронометража применяется лишь в тех случаях, когда изучаются операции, не отраженные в нормативах Центрального бюро нормативов по труду Минтруда [2, c.41].

Устный и  письменный опрос. Анкетирование. Устный опрос производится по заранее составленному вопроснику на рабочем месте специалиста с записью ответов и позволяет в форме несложной беседы понять технологию работы и опыт опрашиваемого. Этот метод чаще всего позволяет проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними.

В ряде случаев метод опроса является определяющим при выяснении  распределения обязанностей между  сотрудниками делопроизводственной службы (прежде всего, при отсутствии должностных  инструкций), выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.

На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Этот перечень для отдельных служащих может быть уточнен с помощью  наблюдений, хронометража и фотографии рабочего дня. Недостатком этого метода является разнородность результатов опроса. Методом опроса выясняется мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.

Готовясь к опросу, проектант  заранее продумывает и составляет список должностных лиц, с которыми он предполагает провести интервьюирование, готовит перечень вопросов.

Результаты опроса не всегда фиксируются во время беседы. Они  могут быть записаны и после ее окончания. Но чаще исследователи имеют  с собой вопросник, который позволяет  им не забыть получить необходимую  информацию, и фиксируют ее тут  же в произвольной форме во время  разговора. Этот метод требует индивидуального  подхода к каждому работнику  аппарата управления и в связи  с этим результаты опроса бывают весьма разнообразны.

В случае если интересующие нас вопросы при интервьюировании не были выяснены, исследователь прибегает к другим методам.

Метод анкетирования требует  высокой квалификации исследователя  и большой подготовительной работы.

Во-первых, при составлении  анкеты, прежде всего, необходимо очень  точно определить цель анкетирования, какие данные мы хотим получить от сотрудников аппарата, особенно тщательно  должны быть продуманы и сформулированы вопросы. От их четкости и ясности  во многом зависят полученные результаты.

Во-вторых, успех анкетирования  зависит также от предварительного разъяснения его целей и задач, которые даются во вступительной  части анкеты и позволяют лицам, заполняющим анкету, правильно отвечать на предложенные вопросы.

Анкеты разрабатываются  индивидуально для каждого объекта. Наиболее типовыми в анкетах являются вопросы: степень загруженности  основных специалистов аппарата управления документным и внедокументным обслуживанием; использование в работе основных специалистов типовых текстов (шаблонов); применение компьютерной, диктофонной и другой оргтехники; затраты времени основных специалистов на совершаемые маршруты, поиск необходимой документации, подшивку документов, печатание документов.

По содержанию анкеты можно  подразделить на:

•   анкеты по одному вопросу,
•   анкеты с заранее подготовленными ответами (типа да-нет),
•   анкеты с развернутым ответом,
•   анкеты с числовыми и временными показателями.

Данные, получаемые методом  анкетирования, используются при составлении  различных частей оргпроектов и, несмотря на сложность этого метода, он применяется при составлении проектов по всем объектам [3, c.123].

Групповое обсуждение проводится проектировщиками, программистами совместно с пользователями или заказчиками с целью обобщения и обсуждения всех важных для решения проблем вопросов и определения необходимых задач [3, c. 127].

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в оргпроектных работах. Они используются при изучении документов (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции и др.), наблюдении (технологическая цепочка, оперограммы), оформлении результатов анализа ФРД, СФРД, хронометража, анкетировании (хронооперограммы, карты ФРД, СФРД, хронокарты, графики состава и распределения работ с указанием затрат во времени). Метод применяется на всех этапах оргпроектирования. Тесно связан с анализом и проектированием.

Статистический  метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Этот метод также широко применяется на всех объектах оргпроектирования. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при ФРД, СФРД, наблюдении, анкетировании.

При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных  таблицах и карточках. Первичные  наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу.

Анализ задач. Суть этого метода состоит в вертикальной и горизонтальной структуризации задач и их распределении между исполнителями (должностными инструкциями) на основе заданной структуры объекта. Задачи расчленяются до такой степени, чтобы имелась возможность определить результаты, решения, полномочия, алгоритмы, входную и выходную информацию. Анализ задач - это первый этап и предпосылка описания задач, которые являются основой для построения технологии получения результатов, разработки должностных инструкций и планов распределения функций при работе в новых технологических условиях. Отправным пунктом анализа служат требования к объекту и его информационной системе [2, c. 42].

Анализ производственных, управленческих и информационных процессов используется для подготовки решений, касающихся реорганизации технологии информационных процессов. С помощью анализа процесса решения задач разрабатываются необходимые изменения, которые должны быть внесены в информационную технологию. Одновременно уточняются целевые установки решаемых задач.

Анализ производственных, управленческих и информационных процессов  должен охватывать в первую очередь  следующее:

• обследуемый объект;
• цель и результат решения управленческих задач;
• составляющие технологического процесса - решения, операции и алгоритмы;
• объем и качество информации;
• средства обработки информации;
• требования к управленческому персоналу и рабочему месту;
• методы работы;
• узкие места, помехи, трудности;
• требования рациональной организации техпроцесса.

В целом методы изучения и анализа фактического состояния  управленческой деятельности и существующей технологии решения задач предназначены  для установления и оценки процессов, функции, предъявляемых к работникам требований, последовательности выполнения технологических операций и средств труда, продолжительности и сроков выполнения работ, потоков информации. Они способствуют сбору необходимых материалов и формированию необходимой исходной основы для проектирования АИС и АИТ.

 

2 Создание проекта внедрения имитационной экономической информационной системы на предприятии

2.1 Описание гостиничного  комплекса

 

В данной работе объектом обследования является гостиничный комплекс Минска.

Гости́ница — имущественный комплекс (дом, здание, часть здания, иные постройки) с меблированными комнатами («номерами») для временного проживания путешественников. Обычно предоставляются и другие услуги (уборка, охрана), в зависимости от класса обслуживания.

Гостиничный бизнес – стабильный и прибыльный бизнес, который можно  начать в любой стране и в любом  регионе. Гостиничный бизнес – один из самых безопасных с точки зрения бизнес-рисков вид предпринимательской деятельности, поэтому открытие гостиницы является отличным способом инвестирования средств.

Деятельность всех гостиниц в Республике Беларусь подчиняется  Министерству спорта и туризма. Исследуемая гостиница - это небольшая уютная гостиница эконом класса, рассчитанная на 50 номеров, с достойным уровнем обслуживания и высоким качеством сервиса. Со вкусом подобранная обстановка создает особое настроение и ощущение комфорта. Тихие светлые холлы располагают как к плодотворной работе, так и к спокойному отдыху.

 

Рисунок 2.1.1 – Организационная структура гостиницы

Примечание – Источник: собственная  разработка на основе документации

В гостинице располагаются следующие отделы:

• отдел Кадров;
• Бухгалтерия;
• отдел АСУ;
• отдел обслуживания номеров;
• отдел по приему и размещению;
• отдел технической поддержки;
• отдел Маркетинга.

 В обязанности Отдела  Кадров входит наём работников и их подготовка.

Бухгалтерия занимается всеми  финансовыми операциями, осуществлением продаж, а также всеми видами закупок, необходимых для успешной работы гостиничного комплекса.