Общая характеристика информационных технологий

Настольные издательские системы (НИС) не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы, по сути, являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.

НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых процессоров, например, сжатие и растяжение строк; вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.

Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении системы вряд ли целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты данной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher, Pageplus.

 

4.6. Обработка экономической информации на основе табличных процессоров

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме. В связи с этим диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от сложного финансово-экономического анализа до бухгалтерского учета.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы.

Перечислим основные функции табличных процессоров.

1. Создание совокупности электронных таблиц, расположенных на независимых рабочих листах. Такая совокупность называется рабочей книгой (Workbook). Электронные таблицы в книге могут быть независимы, а могут быть и связаны между собой. Такой способ группировки электронных таблиц удобен для пользователя.
2. Оформление таблиц. Обрисовка ячеек электронной таблицы линиями позволяет изобразить таблицу любой сложности. Предоставляются также широкие возможности по выбору шрифта, стиля, выравниванию данных внутри ячейки, выбора цвета фона ячейки, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, возможность задания формата данных внутри ячейки (например, числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.).

3. Оформление печатаемой таблицы.

4. Создание шаблонов. Табличные процессоры, как и текстовые, 
позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются 
для создания бланков писем, факсов, расчетных таблиц. Имеются возможности защиты ячеек шаблона от редактирования.

5. Связывание таблиц.

6. Ввод формул. В электронных таблицах при изменении данных, с которыми связаны формулы, последние автоматически пересчитываются. В формулах может использоваться широкий спектр встроенных функций — математических, статистических, финансовых, функций даты и времени, логических и др.
7. Создание деловой графики — построение диаграмм различного типа: двумерных, трехмерных, смешанных.
8. Функции системы управления базами данных (СУБД). Обеспечивается заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму, защита данных, сортировка по ключу, обработка запросов к базе данных, создание сводных таблиц.
9. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов молено находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.
10. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макро-функции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, Перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе.

 

 

 

 

Лекция 5. Документальные информационные системы

5.1. Виды документальных информационных систем

Элементом данных в документальных ИС является документ. Обычно под документом понимается текстовый файл.

Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствуют его информационным потребностям.

Документальная информационная система (ДИС) - единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю документов.

Поисковый характер документальных информационных систем определил еще одно их название — информационно-поисковые системы (ИПС).

В зависимости от особенностей реализации хранилища документов и механизмов поиска, ДИС можно разделить на две группы:

♦ системы на основе индексирования;

♦ семантически-навигационные системы.

Семантика (от греч. semantikos — обозначающий) — значения единиц языка.

В семантически-навигационных (гипертекстовых) системах документы, помещаемые в хранилище документов, оснащаются специальными навигационными конструкциями (гиперссылками), соответствующими смысловым связям между различными документами или отдельными фрагментами одного документа.

В системах на основе индексирования исходные документы помещаются в базу без какого-либо дополнительного преобразования, но при этом смысловое содержание каждого документа отображается в некоторое поисковое пространство. Процесс отображения документа в поисковое пространство называется индексированием и заключается в присвоении каждому документу некоторого индекса — координаты в поисковом пространстве. Формализованное представление индекса документа называется поисковым образом документа (ПОД). Пользователь выражает свои информационные потребности посредством специального языка, формируя поисковый образ запроса (ПОЗ) к базе документов.

На основе определенных критериев ДИС осуществляет поиск и выдачу документов, поисковые образы которых соответствуют поисковым образам запроса пользователя.

Соответствие найденных документов запросу пользователя называется релевантностью.

Информационно-поисковый язык (ИПЯ) представляет собой некоторую формализованную семантическую систему, предназначенную для выражения содержания документа и поискового запроса.

Основными элементами ИПЯ являются алфавит, лексика и грамматика.

Алфавит ИПЯ — система знаков, используемых для записи слов и выражений ИПЯ.

Лексика, или словарный состав, ИПЯ — совокупность слов, словосочетаний и выражений, используемых для построения текстов ИПЯ.

Грамматика ИПЯ — совокупность средств и способов построения, изменения и сочетания лексических единиц. Грамматика включает морфологию и синтаксис.

Можно указать следующие требования, которым должен удовлетворять ИПЯ:

♦ располагать лексико-грамматическими средствами для точного отображения темы документа и запроса;

♦ не содержать полисемии, синонимии и омонимии;

♦ отображать только объективные характеристики предметов и отношений между ними;

♦ быть удобным для алгоритмического сопоставления ПОД и ПОЗ.

Построение выражений ИПЯ требует решения по крайней мере двух проблем. Первая из них связана с выбором лексических единиц ИПЯ, необходимых для построения выражений.

Выбор слов определяется их смыслом, обусловленным парадигматическими отношениями между предметами и явлениями, которые они определяют.

Парадигматические отношения — это отношения, обусловленные наличием логических связей между предметами и явлениями, обозначенными данными словами. Перечислим некоторые парадигматические отношения:

♦ «вид—род», например, «шкаф—мебель». В данном случае понятие «шкаф» является видовым по отношению к понятию «мебель». Родовое понятие всегда включает в себя видовое;

♦ «часть—целое», например «лезвие—нож»;

♦ «причина—следствие», например, «лампа-свет»;

♦ «функциональное сходство», например, «лопата—экскаватор». Естественный язык обладает высокой многозначностью. В ИПЯ недопустима многозначность. Поэтому здесь необходимо учитывать отношения синонимии и омонимии слов естественного языка, используемых в ИПЯ.

Омонимия — это совпадение слов по написанию или звучанию и несовпадение по смыслу.

Полисемия слова состоит в том, что одно и то же слово выражает пучок родственных понятий. Например, слово «соль» обозначает вещество, а также понятие смысла. Оба значения близки по сути.

Синонимия — это совпадение слов по значению и несовпадение по написанию.

Вторая проблема построения фраз ИПЯ связана с определением последовательности выбранных слов.

Синтагматические отношения — отношения слов при соединении их в словосочетания и фразы. Для уточнения смысла документа или запроса, помимо ключевых слов, часто необходимо указывать, в каких синтагматических отношениях эти слова находятся. Так, фраза «защита окружающей среды от человека» и фраза «защита человека от окружающей среды» имеют совершенно разный смысл, хотя и состоят из одних и тех же ключевых слов.

Многообразие используемых в ИПЯ парадигматических и синтагматических отношений определяет семантическую силу ИПЯ.

По способу организации понятий различают следующие ИПЯ:

♦ предкоординируемые (классификационные) ИПЯ;

♦ посткоординируемые (дескрииторные) ИПЯ.

Предкоординация – предварительное построение сложных классов путем логического умножения (координации) простых классов. Словарный состав задается в виде фиксированного списка слов, словосочетаний и фраз. Введение в язык новых лексических единиц строго ограничено и возможно лишь до индексирования документов, т. е. при создании языка.

Посткоординируемые (дескрипторные) языки основаны на методе координатного индексирования. В посткоордииируемых ИПЯ лексические единицы объединяются в поисковом образе лишь во время индексирования документа. Словарь дескрипторного ИПЯ состоит из, специальным образом выбранных, отдельных слов или словосочетаний, естественного языка — ключевых слов и дескрипторов.

Координатное индексирование — индексирование, при котором основное смысловое содержание текста (документа) или информационного запроса представляется в виде сочетания ключевых слов или дескрипторов.

Ключевые слова — это наиболее существенные для отображения содержания документа слова и словосочетания, обладающие назывной функцией.

Основными показателями эффективности функционирования ДИС являются полнота и точность информационного поиска.

 

5.2. Классификационные информационно-поисковые языки

Информационно-поисковые каталоги, основанные на классификации сведений по определенной предметной области, были первыми системами информационного поиска документов.

Классификация — это группировка объектов по признакам.

Первоначальные подходы к классификации тематики документов основывались на формировании списка предметных заголовков, располагаемых в алфавитном порядке. Каждая предметная рубрика получала определенный цифровой или буквенно-цифровой код.  Содержание документа индексировалось перечислением кодов тех рубрик, которые отражали темы документа. Это перечислительная классификация.

Особенностью систем перечислительной классификации является возможность индексирования документов любым количеством рубрик, отражающих содержание документа. Для осуществления поиска необходимых документов по классификатору определяются коды интересующих пользователя рубрик и далее отбираются из хранилища те документы, которые проиндексированы соответствующими кодами. Отсутствие систематизированных связей и отношений между предметными рубриками является основным недостатком перечислительной классификации.

При систематизированной классификации список предметных рубрик строится как иерархическая структура, в виде перевернутого дерева. Вся предметная область разбивается на ряд взаимоисключающих (непересекающихся) рубрик. Каждая рубрика, в свою очередь, может включать несколько подрубрик. Таким образом, при систематизированной классификации учитываются уже некоторые семантические основы предметной области, выражаемые в родо-видовых отношениях основных категорий, понятий и классов.