Організація та функціонування інформаційних систем обліку необоротних активів на прикладі ТзОВ-фірма „Лорі”

Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу  облікової праці, аналітичності та оперативності. Перша вимога - можливість здійснення широкого розподілу праці - виконується завдяки тому, що сучасні програмно-апаратні комп'ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Саме завдяки програмно-реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам, з'явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а декільком бухгалтерам.

При застосуванні комп'ютерів автоматично вирішується проблема оперативності даних. Якщо при паперових формах обліку операцій накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат ручної праці та завжди пов'язані з імовірністю допущення помилок, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини.

При цьому краще говорити про комп'ютерну систему, а не форму  обліку. Комп'ютерна система обліку – це вдале поєднання професійних  якостей і функцій користувача  з інтелектуальними можливостями комп'ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних.

Систематизація і узагальнення облікових і аналітичних даних, що існують в інформаційній базі, здійснюється автоматично і відображається у результатних даних для обліку, контролю і аналізу. Узагальнення даних в синтетичному і аналітичному обліку здійснюється одночасно на підставі однієї і тієї ж інформації.

В основу будь-якої програми по автоматизації бухгалтерського  обліку, покладено ряд принципів, які дозволяють без особливих труднощів оволодіти системою, привести основні параметри програми до особливостей роботи підприємства. Головна особливість – повинна зберігатись ідентичність  роботи автоматизованого обліку  з обліком, який проводився не автоматизованим способом. Тобто, рух первинних документів, господарських операцій, формування реєстрів та звітності має виконуватись у злагодженій послідовності: документ–облік–звітність, у відповідності з чинним законодавством.

Основні принципи комп'ютерної системи обліку:

1. Комп'ютер з допоміжного  засобу стає визначальним фактором  організації праці бухгалтера;

2. Розподілена обробка  облікових даних;

3. Комп'ютеризація охоплює  всі етапи обробки облікової  інформації: збір первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності;

4. Можливість організації  безпаперового накопичення первинних  облікових даних і передачі  їх по дистанційних каналах  з наступним автоматичним складанням  бухгалтерських   проводок   шляхом   використання   залежності   між кореспондуючими рахунками;

5. Забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого  доступу до облікової інформації, що зберігається на магнітних  носіях;

6. Отримання інформації  за запитом на будь-який момент  часу;

7. Можливість моделювання  на підставі облікових даних в процесі аналізу господарських операцій;

8. Створення об'єктивних  умов, які виключають дублювання  показників обліку, шляхом формування  єдиного підходу до оцінки  значимості інформаційної системи  на всіх рівнях прийняття управлінських  рішень, прогнозування, узагальнення, контролю (оперативного, попередньою і наступного), а також здійснення економічного аналізу.

В комп'ютерній системі  бухгалтерського обліку забезпечується обмежений доступ як до первинної, так  і систематизованої інформації шляхом введення паролів секретності, перевірки повноважень на доступ до інформації, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається на машинних носіях.

В комп'ютерній системі  обліку використовується єдина інформаційна база даних, що на підставі принципу подвійного запису накопичує всю необхідну для системи обліку інформацію. При цьому система бухгалтерського обліку розглядається як єдина система і не робиться поділу обліку за видами на оперативний або бухгалтерський, на управлінський, фінансовий або податковий.

 

3. Інформаційне забезпечення розв’язання задач обліку

 

Оскільки в ТзОВ-фірма „Лорі” використовується програма "1С: Бухгалтерия 7.7"для автоматизації обліку, я, у своїй курсовій роботі буду досліджувати її ефективність для даного підприємства.

 

Основи роботи з програмою "1С: Бухгалтерия 7.7"

Набір   програм   "1С: Предприятие 7.7"   є універсальною    програмою    автоматизації  діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної  діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.

"1С: Бухгалтерия  7.7" - це програма для ведення  бухгалтерського обліку, що може  застосовуватись на підприємствах  різних форм власності та видів  діяльності. Класифікаційні ознаки, програми наведені в табл. 1.3.1.

Таблиця 1.3.1.

Ознаки програми "1С: Бухгалтерия 7.7" та їх характеристика

 

№	Класифікаційна ознака	Характеристика ознак
1.	Клас програми	Універсальна бухгалтерська  програма (міді- бухгалтерія)
2.	Призначення	Для ведення бухгалтерського обліку
3.	Група споживачів	Невелика чисельність  персоналу бухгалтерії
4.	Об'єкт обліку	Малі та середні за розміром підприємства різних галузей  діяльності
5.	Спосіб реалізації облікових  функцій	Перевага надається  введенню операцій за шаблонами та за допомогою документів
6.	Комплексність виконання  функцій	Інтегрована програма зведеного  обліку

 

В програмі також реалізовані  можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох  підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку.

Програма має однокористувацьку  і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від  версії програми:

“1С: Предприятие 7.7”: У  мережевій версії режим застосовується при роботі кількох бухгалтерів  з однією базою даних. Використовується для введення господарських операцій бухгалтером у випадку використання однокористувацької версії.

“1С: Предприятие Монопольно”: Використовується тільки в мережевій версії програми, призначений для запуску програми в однокористувацькому режимі. Використовується головним бухгалтером для розрахунків підсумків або для зміни робочого періоду.

“Конфигуратор”: Призначений для налагодження програми - для зміни структури даних (налагодження аналітичного обліку, створення форм документів та звітів і програмування алгоритмів облікових розрахунків). Використовується головним бухгалтером та спеціалістом з налагодження програми.

“Отладчик”: Визначений для пошуку та усунення помилок при  роботі певної конфігурації програми. Використовується програмістами.

“Монитор”: Призначений  для здійснення контролю дій користувачів щодо зміни облікових даних або  параметрів налагодження, які фіксуються і запам'ятовуються програмою. Використовується головним бухгалтером або аудитором (контролером).

Зауважимо, що під терміном "конфігурація" розуміють структуру  облікових даних, що встановлюється на комп'ютер при створенні нової  інформаційної бази (План рахунків, довідники аналітичного обліку, форми документів). В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" конфігурація складається з трьох взаємопов'язаних складових частин: структури метаданих; набору інтерфейсів користувачів; набору прав.

"1С: Бухгалтерия 7.7" має низку незаперечних переваг: простоту інсталяції та використання, можливість гнучкого налаштування конфігурації і наявність вбудованої макромови, змогу швидко виконувати різноманітні проведення та ін.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 2. Технологія автоматизації даних в інформаційних системах з обліку необоротних активів на прикладі ТзОВ-фірма „Лорі”

 

2.1. Задачі, що  вирішуються в умовах функціонування  інформаційних систем обліку необоротних активів

 

Інформаційне забезпечення – це комплекс методів і процедур, які запроваджують і реалізують функції збору, передавання, обробки, зберігання і доведення до користувачів інформації в організаційно-управлінських системах з використанням обраного комплексу програмного забезпечення.

В умовах автоматизованої обробки  інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються більш широко ніж при ручній обробці даних, тому при застосуванні інформаційних систем обліку можна вирішити деякі завдання більш швидко і просто.

Задача являє собою  сукупність вхідних даних, їх обробку з ціллю перетворення у вихідні показники.

Кожна задача характеризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується, ресурсом, який вона відображає, його станом, підрозділом, до якого відноситься  ресурс, періодом часу, за який відображається рух  ресурсу. Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст задачі.

Оскільки підприємство використовує програму "1С: Бухгалтерия 7.7", то я наведу склад задач, що вирішуються при обліку необоротних активів. Дана інформація наведена в таблиці 2.1.1.

                   Таблиця 2.1.1.

Склад задач, що вирішуються  при обліку необоротних активів в системі

„1С Бухгалтерія”

 

Назва задачі	Інформація
	Вхідна	Вихідна
Облік надання послуг підрядниками	Акт про виконані роботи, надані послуги	Журнали операцій, проводок, документів, повний журнал, реєстр прибуткових накладних, дерево документів, рух документа, стандартні звіти (оборотна відомість по 631, 685 рах.), регламентовані звіти
Облік поставки продукції, товарів від постачальників	Прибуткова накладна, додаткові витрати на придбання	Журнали операцій, проводок, документів, повний журнал, реєстр прибуткових  накладних, дерево документів, рух документа, стандартні звіти (оборотна відомість  по 631, 201, 281), регламентовані звіти (баланс, звіт про товарооборот)
Облік погашення заборгованості перед постачальниками	Платіжне доручення, банківська виписка, касові документи	Журнали операцій, проводок, документів, повний журнал, реєстри  банківських та касових документів, дерево документів, рух документа, касова книга, стандартні звіти (оборотна відомість по 372, 311, 631, 685), регламентовані звіти (баланс)
Облік нарахування та оплати платежів до бюджету	Накладні, платіжні доручення, виписка з банку	Журнали операцій, проводок, документів, повний журнал, реєстри банківських та касових документів, дерево документів, рух документа, касова книга, стандартні звіти (оборотки по 641, 642, 311, 91, 92, 93), регламентовані звіти (баланс, звіт про фін результат, звіт про суму нарахування збору на розвиток виноградарства, садівництва і хмелярства, розрахунок сплати єдиного податку суб’єктам МП – юридичною особою, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь платників податку.)
Облік нарахування та сплати платежів зі страхування	Розрахунково-платіжна відомість, розрахунок зарплати	Журнали операцій, реєстри  банківських та касових документів, дерево документів, рух документа, касова книга, стандартні звіти (оборотна відомість  по рах. 311, 661, 651, 652, 653, 91, 92, 93), регламентовані звіти (розрахунки про нараховані внески, перерахування та витрати, пов’язані з загальнообов’язковим соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, від нещасних випадків на виробництві, на випадок безробіття  та на обов’язкове пенсійне страхування)
Облік розрахунків з оплати праці	Табель обліку використання робочого часу, штатний розпис, розрахункова відомість, платіжна відомість, розрахунок зарплати, касові ордери	Журнали операцій, проводок, документів, реєстри банківських  та касових документів, дерево документів, рух документа, касова книга, стандартні звіти (оборотна відомість по рах. 661, 91, 92, 93, 301), регламентовані звіти (баланс, звіт про фінансові результати, звіт з праці 1-ПВ)