Організація та функціонування інформаційних систем обліку необоротних активів на прикладі ТзОВ-фірма „Лорі”

 

2.2. Нормативно-довідкова  інформація

 

Перед початком роботи з  будь-якою програмою необхідно задати: часові настройки програми, налаштувати списки констант та заповнити довідники.

Для накопичення інформації про множину однотипних об’єктів в програмі “1С: Бухгалтерія 7.7“  використовуються довідники. Довідники  в програмі використовуються для ведення аналітичного обліку. Довідники відкриваються командою: „Операции – Справочники.”

Довідники – спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків  однотипних облікових об’єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об’єкти. Всі об’єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило,  кожному виду субконто відповідає окремий довідник.

Програма “1С: Бухгалтерія 7.7“ дозволяє поповнювати перелік довідників типової конфігурації, створюючи необхідні довідники самостійно. Перелік елементів довідника в програмі може бути багаторівневим. У цьому випадку всі рядки довідника поділятимуться на два види: елементи довідника і групи довідника. Використання багаторівневих довідників дозволяє деталізувати ступінь введення і зберігання інформації.

Будь–який довідник може використовуватись самостійно або  бути підпорядкований іншому довіднику.

У межах одного довідника різні  елементи можуть бути об’єднані в групи, тому перед початком заповнення довідників бажано подумати про їх групування. За основний критерій групування потрібно взяти певну ознаку, за якою треба здійснювати аналіз облікової інформації (отримувати звіти). Групи елементів, в свою чергу, можна поділити на підгрупи таким чином, щоб вони відображали стан господарських засобів за окремими групами.

Коротко розглянемо, які довідники є в типовій конфігурації 1С:Бухгалтерія:

1. ТМЦ - зберігає список ТМЦ, а також інформація про послуги, що їх надають і отримують.
2. Необігові активи – список об’єктів ОЗ, нематеріальних активів зберігається в довіднику Необоротные активы/Необігові активи. Цей довідник використовують під час введення і редагування низки документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10,11,12,13,18,01.

Трирівнева структура  довідника має змогу об’єднувати  його елементи в різноманітні групи  і підгрупи. Елементи цього довідника  можуть мати лише одну одиницю вимірювання. Для кожного об’єкта треба  вибрати один із трьох  можливих методів нарахування: метод прямолінійного списання, метод суми одиниць, метод зменшення залишку. Щодо кожного методу є певний набір параметрів, які потрібно налаштувати у відповідних реквізитах.

3. Складові продукції – містить список матеріалів та інших затрат, потрібних для виробництва конкретної ТМЦ.
4. Партії ТМЦ – зміст цього довідника залежить від способу ведення обліку.
5. Одиниці вимірювання – зберігає інформацію про одиниці вимірювання ТМЦ.
6. Валюти – містить список валют та їх курсів.
7. Контрагенти – міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства.
8. Грошові рахунки – об’єднує список рахунків контрагента, через які той провадить безготівкові розрахунки.
9. Місця зберігання – використовується для ведення списку місць зберігання НА.
10. Рахунки нашої фірми – містить інформацію про всі банківські рахунки і каси організації.
11. Співробітники – інформація про співробітників, які працюють в організації.
12. Валові прибутки/Видатки – цей довідник використовують для обліку на позабалансових рахунках.
13. Види затрат – містить список видів затрат.
14. Податки і відрахування – список податків, зборів, відрахувань до різних цільових фондів, містить відомості про ставки податків, їх межі, організацію-одержувача та їх банківські реквізити, типовий зміст платежу, рахунок.
15. Призначення платежів – зберігає список типових призначень платежів.
16. Цінні папери – зберігається список цінних паперів, що належать підприємству.
17. Бланки суворої звітності.
18. Інвестиції – зберігається список об’єктів капітального будівництва, капітальних вкладень, інвестування і т. д.
19. Банки – зберігає список банків України, де відкрито рахунки контрагентів, які використовують безготівкову форму розрахунків.
20. Доходи майбутніх періодів – призначений для ведення списку видів доходів, отриманих у поточному звітному періоді, які стосуються майбутніх звітних періодів.
21. Кредити – зберігається список наданих організації кредитів та інших позичених коштів, а також відкладених платежів до бюджету.
22. Гарантії.
23. Контрактні зобов’язання.

Перелік основних довідників в системі „1 С: Підприємство”, що використовуються для обліку необоротних активів наведено у таблиці 2.2.1.

Таблиця 2.2.1

Перелік основних довідників в системі „1 С: Підприємство”, що використовуються для обліку необоротних активів

Назва довідника	Склад довідника
Валюти	Код, назва валюти, історія  зміни курсу
Контрагенти	Код, тип, назва партнеру, реєстраційні коди, банківські реквізити, адреси, контакти
Грошові рахунки	Код, реквізити рахунку, валюта
Рахунки нашої фірми	Код, назва рахунку
Співробітники	Загальні дані про  співробітника, дані поЗП, паспортні  та податкові дані
Валові доходи/витрати	Код і назва доходів/витрат
Податки та відрахування	Код і назва податків, ставка, межа, платіжні реквізити
Призначення платежів	Код, назва, зміст
Банки	МФО, назва, адреса банку

 

У програмі „1С - Бухгалтерія” константи - постійні (умовно-постійні) величини, що зберігають інформацію, яка  не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо. Список констант викликається через меню “Операція“ головного меню системи Константи в системі „1С:Підприємство 7.7.” використовуються для зберігання різних загальних параметрів, які використовуються системою.

Частина констант являються  періодичними. Періодичні константи – це константи, значення яких пов’язане з датою. При зміні значення періодичної константи старе значення зберігається, при цьому нове  значення діє з вказаної дати, а старе – до вказаної дати.

  Перелік основних констант в системі „1 С: Підприємство”, що використовуються для обліку НА наведено у таблиці 2.2.2.

Таблиця 2.2.2

Перелік основних констант в системі „1 С: Підприємство”, що використовуються для  обліку необоротних активів

Назва константи	Значення константи
Вид ПДВ	Ставка ПДВ
Використовувати для обліку попередньої оплати рах. 681, 371	Так/Ні

 

2.3. Автоматизація  первинного обліку

 

Облік необоротних активів поділяється на декілька етапів, які мають самостійне значення, нормативне регулювання та документальне оформлення. Такими етапами є:

- надходження необоротних активів;

- зарахування на баланс підприємства (введення в експлуатацію);

- нарахування амортизації на необоротні активи;

- вибуття.

Надходження необоротних активів

 В межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи. Всі дані щодо наявності основних засобів на підприємстві зберігаються в довіднику "Необоротные активы” аналогом картотеки основних засобів на підприємстві.

Цей довідник є дварівневим, що забезпечує додаткове групування об’єктів основних засобів, наприклад, "Производственного назначения” та "Непроизводственного назначения”.

Для створення групи об’єктів основних засобів виконуються дії:

“Действия” - ”Новая группа”.

У вікні групи неоьхідно ввести “Код” та ”Наименование” об’єкту.

В порівнянні з традиційним паперовим носієм комп’ютерна інвентарна картка включає більшу кількість реквізитів.

Після входження в групу основних засобів потрібно ввести дані об’єкта  основних засобів у вікно.

У довіднику "Необоротные активы" параметри елемента розташовані на двох сторінках, позначених у верхній частині картки закладками "Основные" та "Дополнительно"'. Кожен елемент довідника може мати два варіанти запису назви:

1) короткий - (заноситься до поля "Наименование" картки елементу) використовується для пошуку та вибору елемента із загального списку в довіднику   та    підставляється    як    вибране   значення   в   інші   діалогові (електронні) форми;

2) повний   -   (вводиться   до   поля   "Полное   наименование")   буде автоматично підставлятись в усі друковані форми (рахунки, акти, накладні тощо), що відображають рух цього об'єкту.

Далі зазначається вид необоротних  активів, рахунок для їх обліку, вартість, дата введення в експлуатацію та одиниця  виміру об'єктів необоротних активів.

Над елементами та групами елементів довідника "Необоротные активы", які надійшли, можна виконувати різні дії:

- перейменовувати;

- змінювати значення реквізитів (параметрів);

-  переміщувати з однієї групи до іншої;

- знищувати (позначати на знищення);

- здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами;

- сортувати, копіювати тощо.

"Инвентарный номер" об'єкту проставляється програмою автоматично, але його може бути змінено в разі наявності на підприємстві певного порядку інвентарної нумерації.

Організація бази даних дозволяє провести повну інвентаризацію основних засобів, включаючи визначення первісної вартості по групах, розрахувати і перевірити суми амортизаційних відрахувань і зносу по кожному інвентарному об'єкту, упорядкувати і перевірити інвентарні номери та інші реквізити в базі даних. В якості вхідної інформації для створення картотеки застосовуються інвентарні картки по обліку основних засобів.

При реєстрації надходження основних засобів і внесення змін до інвентарної  картотеки дані вводяться в окрему інвентарну картку. Крім картотеки записи заносяться до журналу бухгалтерських проводок і поповнюють списки об'єктів, які надійшли або були переміщені.

Облік введення в експлуатацію необоротних  активі.

Основним документом для введення в експлуатацію і необоротних активів є одноіменний документ "Ввод в експлуатацию". Для заповнення даного документу необхідно виконати такі дії:

“Документы” – “Необоротные активы и МБП” – “Ввод в эксплуатацию”.

Заповнення діалогової форми цього, документу починається з вибору опції "Введение в эксплуатацию необ. активов", де проставляється вид 
необоротних активів та місця їх зберігання або матеріально відповідальні 
особи, за якими вони закріплені. 

В табличній частині документу вказується наступна інформація: аналітика рахунку капітальних інвестицій, де була врахована первісна вартість та назва об'єкту, одиниця виміру, ціна без ПДВ, сума без ПДВ.

При проведенні документу  буде сформовано необхідний набір бухгалтерських проводок щодо прийняття об'єктів необоротних активів на баланс підприємства та збільшення балансової вартості відповідних груп основних засобів для податкового обліку.

При введенні в експлуатацію виконується  контроль на дублювання інвентарних  номерів, а дані про найменування підрозділів і значення норм амортизації  по об'єкту, що вводиться, беруться з  відповідних класифікаторів.

У випадку відсутності даних в класифікаторі інвентарний номер поповнюється.

Облік руху необоротних активів .

 В процесі експлуатації необоротні активи можуть переміщуватись з одного підрозділу в інший, від однієї матеріально відповідальної особи до іншої. Оформлення такого роду операцій здійснюється за допомогою документу "Перемещение". Для цього необхідно виконати наступні дії:

“Документы” – “Складские” –  “Перемещение”.

В цьому документі зазначається, звідки та куди переміщується необоротний  актив, хто його видав та отримав, формуються проводки тощо. Рух необоротних активів відображається за їх обліковою ціною в кореспонденції з рахунком "00", при чому цей актив залишається обліковуватись на відповідному рахунку.

Порядок нарахування амортизації.

 В процесі експлуатації необоротні активи зношуються, зменшує їх фактичну вартість.

Для нарахування зносу  в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" використовується документ "Расчет износа" (або "Начисление износа")