Організація та функціонування інформаційних систем обліку необоротних активів на прикладі ТзОВ-фірма „Лорі”

Дані для нарахування зносу  вказуються в довіднику необоротних  активів: для кожного об'єкту - певний метод нарахування зносу. Відповідно до обраного методу нарахування зносу вводяться дані, необхідні для розрахунку амортизаційних відрахувань. Тут же визначається рахунок витрат, на який буде віднесено суму нарахованого зносу.

Функція нарахування зносу в  програмі реалізована за такими методами:

-  „прямолінійного списання" (прямолінійного методу);

-  „зменшення залишку"(кумулятивно'г6 методу);

- „сума одиниць" (виробничого методу);

- „нарахування амортизаційних відрахувань"- в податковому обліку (податкового методу).

За допомогою кнопки "Провести" можна здійснювати проведення документу, не закриваючи при цьому його діалогової форми. Після проведення документу  стане доступною кнопка "Печать", що дозволить отримати друковану  форму відомості нарахування  амортизації в бухгалтерському і податковому обліку.

Модернізаці необоротних активів.

В процесі господарської діяльності підприємство може ремонтувати та модернізувати  необоротні активи з метою підтримання  їх експлуатаційних якостей, підвищення ефективності використання, а також продовження терміну служби. Для виявлення обсягу і визначення собівартості виконуваних ремонтних робів та правильності відображення зміни балансової вартості об’єктів основних засобів використовується документ “Модернизация необоротного актива” або “Модернизация необ. активов”.

Заповнення електронного документу починається з вибору в реквізиті “Необоротный актив” об’єкту, щодо якого здійснювався ремонт, матеріально відповідальної особи, за якою закріплено даний об’єкт, а також місця його зберігання. Далі необхідно вказати спосіб проведення ремонтних робіт (власними силами чи підрядним способом).

Після встановлення параметру  “Указать сумму на затраты вручную” можливий перегляд та редагування тієї суми, в рамках якої підприємство має право віднести свої витрати на ремонт (модернізацію) до валових витрат (для податкового обліку). При проведенні документу витрати, що перевищують вказаний ліміт, будуть віднесені на збільшення балансової вартості відповідної групи основних засобів в податковому обліку. Стаття валових витрат у проводці по віднесенню суми витрат, що не перевищує встановлений законодавством рівень віднесення витрат до складу валових витрат підприємства, вказується в реквізиті “Валовые расходы”.

При проведенні ремонту власними силами в рядку кількості вказуємо кількість затрачених одиниць запасів на проведення ремонту, саме на підставі цих даних заповнюються рядки “Цена” та “Сумма”.

Якщо ремонт (модернізація) необоротного активу  здійснюється через будівельне підприємство, то в діалоговій формі документу з’являється закладка “Дополнительно”. Встановлений параметр “НДС включен” є ознакою того, що підприємство не має права включати суму ПДВ, яка сплачена підприємству – підряднику, для віднесення її до податкового кредиту. Якщо встановити параметр при проведенні документу, буде використовуватись стандартний механізм визначення суми і формування проводок за першою подією.

Заповнення табличної частини  документу потрібно починати з вибору в рядку “Счет” бухгалтерському рахунку, що кореспондує по кредиту з рахунком, на який будуть списані витрати на ремонт необоротного активу.

Рахунок, на який будуть списані витрати  на ремонт (модернізацію) активу по поточному  рядку, задається в реквізиті “Счет модерн.”. Це може бути відповідний субрахунок рахунку 15 “Капітальні інвестиції”, на який списуються витрати по ремонту. В цьому випадку сума витрат (по поточному рахунку) буде віднесена на збільшення балансової вартості такого об’єкту.

  Якщо метою поточних витрат на ремонт є оновлення первинного ресурсу необоротного активу, в рахунку “Счет модерн.” Потрібно вказати один із витратних рахунків та суму поточних витрат, яка буде відображена у складі витрат поточного періоду. При цьому балансова вартість об’єкту бухгалтерського обліку не буде змінена.

Якщо ремонт здійснюється будівельним підприємством, в рядку “Сумма” табличної частини вказується вартість поточних витрат.

Ліквідація необоротних активів.

Для  відображення  в  обліку факту  виведення  з експлуатації     матеріальних і нематеріальних необоротних активів внаслідок їх реалізації чи списання передбачений документ "Ликвидация необоротных активов" або "Ликвидация необ. активов”

Вибір варіанту вибуття  основних засобів (списання або реалізація) (дійснюється в реквізиті "Вид ликвидации" діалогової форми документу.

У випадку виведення з експлуатації об'єктів основних засобів в результаті їх ліквідації на закладці "Дополнительно" потрібно вибрати варіант ліквідації, що забезпечить формування деякого  набору проводок в податковому обліку (для виробничих активів) .

Тут також зазначається рахунок  витрат, в дебет якого списується залишкова вартість основних засобів .

В рядку "Необоротний актив" табличної  частини потрібно вказати об'єкт, який підлягає списанню з обліку, після  чого всі реквізити, необхідні для  введення в документ, автоматично заповнюються з довідника "Необоротные активы”.

2.4. Автоматизація  синтетичного та аналітичного  обліку

 

Для   отримання   детальнішої   інформації про наявність і  рух   активів   підприємства ведеться аналітичний облік. Сама можливість ведення аналітичного обліку і кількість його можливих розрізів по одному рахунку визначається в процесі конфігурування програм.

В програмі "1С: Бухгалтерія 7.7" аналітичний облік організується за допомогою спеціального механізму "субконто". На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку.

Ведення аналітичного обліку по конкретному  рахунку визначається налагодженням  субконто, що задається в Плані  рахунків. Якщо для рахунку ведення аналітичного обліку задано за допомогою набору видів субконто, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку, аналітичний облік може бути багаторівневим, якщо одним із субконто рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі "1С: Бухгалтерія 7.7" існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічне відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація  групується і узагальнюється для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести  для будь-якого рахунку або  субрахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, організувавши  при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах. Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів використовуються довідники.

Перед введенням будь-яких господарських  операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків – програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства. Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Доречі, загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі "1С: Бухгалтерія 7.7", з технічної точки зору, необмежена і визначається виходячи з реальних вимог обліку. Так "багатоплановий" облік ведеться на спільних підприємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше планами рахунків бухгалтерського обліку.

Отже, для автоматизації бухгалтерського  обліку діяльність підприємства зручно представляти у вигляді послідовності  окремих господарських операцій. Задача бухгалтера на початковому етапі полягає в тому, щоб із всієї сукупності характеристик господарської операції виділити необхідні параметри і ввести їх в програму.

Для цього можуть бути використані  діалогові форми "Операция" або "Документ".

Програма   "1С: Бухгалтерія   7.7"  дозволяє  виконувати   реєстрацію облікової інформації кількома способами:

* введення проводок вручну (використовується  для виконання одиничних господарських  операцій, підготовка документів  по яких займатиме багато часу);

* використання механізму типових  операцій (призначений для швидкого  введення великої кількості однотипних  операцій, а також для виконання  дій, що часто повторюються, при  яких необхідно вводити в журнал  операцій групу взаємопов'язаних  проводок.);

* введення документів з наступним формуванням проводок (найбільш ефективний засіб введення проводок за фактами господарської діяльності).

Відображенням бази даних програми "1С: Предприятие 7.7” є журнал операцій, що має вигляд списку господарських  операцій, які відбулись на підприємстві. Кожному рядку журналу відповідає одна операція. Структура журналу операцій задається на етапі конфігурування, але для кожної операції зазначається номер, назва виду документа, якому належить операція, дата здійснення операції (дата документу), час, сума операції, користувач, що виконав операцію та зміст операції. „Журнал операций" безпосередньо пов'язаний з „Журналом проводок ", що містить проводки, які відповідають операціям.

„Журнал проводок” є засобом  перегляду введених господарських операцій у вигляді списку бухгалтерських проводок. „Журнал проводок” – це таблиця, кожен рядок якої є кореспонденцією рахунків.

Для виведення на екран як журналу  проводок, так і журналу операцій потрібно виконати дії:

        „Журналы"-„Журнал  проводок" або „Журналы операций" або

         „Операции"-„Журнал  проводок"або „Журнал операций”

„Журнал проводок" може мати різну  форму, що задається при конфігуруванні програми. Більше того, може бути декілька форм журналу проводок. Використання тієї або іншої форми визначається тільки зручністю перегляду проводок в журналі. Основними реквізитами журналу проводок є: дата операції (документу); час операції (документу); назва виду документа, якому належить операція. Якщо операція вводилася вручну, то вона належить документу спеціального виду – „Операция" і містить наступне: номер операції (документа), зміст операції, числове значення, що відображає загальну або основну суму операції, номер за порядком проводки, що входить в операцію; назва Плану рахунків, якому належать рахунки дебету і кредиту проводки; рахунок дебету проводки та рахунок кредиту проводки; субконто проводки (на практиці може існувати декілька таких рядків, що залежить від кількості розрізів аналітики, які ведуться по дебету і кредиту рахунків), при визначенні в конфігурації валютного обліку - назва валюти проводки та сума проводки у валюті, кількість продукції обліку, сума проводки.

Використання номера журналу дозволяє поділити всі проводки на групи за   їх належністю: проводки, що стосуються тільки розрахунку заробітної плати; проводки, що відображають облік запасів тощо.

Для безпосереднього введення операцій необхідно виконати одну з наведених  дій:

• при введені операцій вручну:

         „Действия " -„Новая ";

• при введенні типової операції:

         „Действия"- „Ввести типовую";

• при введенні документу:

         „Действия" – „Ввести документ ".

В журналі операцій можна переглянути  проводки, що відповідають поточній операції, можна відмовитися від відображення проводок у вікні журналу операцій.  Також існує можливість  одночасного  відображення проводок в окремому вікні. Для цього згідно з потребами  необхідно виконати наступні дії:

„Действия" – „Показьівать проводки" (поставити помітку) - при цьому у верхній частині вікна будуть відображатись дані по операціях, а в нижній частині - проводки, що відповідають поточній операції;

„Действия" – „Показьівать проводки" (знищити помітку) - при цьому нижня частина вікна журналу операцій, що відображає проводки, буде закрита;

„Действия"'- „Проводки операции" - при зазначенні такого режиму буде відкрите окреме вікно для відображення проводок поточної операції журналу операцій.

Операції в журналі зберігаються та виводяться на екран в хронологічній  послідовності. Всередині дати операції упорядковані за часом їх введення.

Пошук записів в журналі операцій можна здійснити за допомогою  команд:

„Действия" – „Отбор по значению" – „Отобрать".

 Для швидкого переходу до потрібного рядка журналу можна скористатися режимом швидкого пошуку.

Кореспондуючі рахунки та інші параметри вводяться бухгалтером безпосередньо з клавіатури або шляхом вибору зі списків. Програма тільки здійснює контроль коректності введеної інформації. Кожна операція містить одну або кілька проводок, що відображають господарську операцію в бухгалтерському обліку в натуральному і грошовому вираженні. Кожна проводка, в свою чергу, може складатися з однієї або декількох кореспонденцій. Проводки, які містять декілька кореспонденцій, називають складними. В складних проводках дебет одного рахунку кореспондує з кредитом декількох рахунків, і навпаки.

Щодо зразків типових господарських  операцій з обліку необоротних активів на прикладі ОЗ, то вони наведені у таблиці 2.4.1.

 

Таблиця 2.4.1.