Применение программных продуктов для планирования деятельности транспортного предприятия

Введение

В настоящее время все более важную роль во всех сферах деятельности играет уровень развития информационных продуктов и услуг. Возникновение и совершенствование достижений в этой области связано с научно-техническим прогрессом, появлением электронно-вычислительных машин, развитием нанотехнологий и созданием персональных компьютеров, а также развитием средств телекоммуникации, сетей и новых методов передачи информации. Все это постепенно привело к созданию глобального информационного пространства, эффективное использование которого в любой деятельности возможно только с помощью современных методов и способов сбора, обработки и передачи информации.

Используя средства связи, можно, не выходя из дома, управлять технологическими линиями на производстве или финансово-коммерческой деятельностью предприятия, вести  бухгалтерский учет, учиться дистанционным  путем в учебном заведении, читать книги в библиотеке, покупать товары, совершать банковские, биржевые и  другие финансовые операции, и т. п.

Современное информационное общество живет в период, характеризующийся  постоянным увеличением информационных потоков. Наибольший рост объемов управленческой информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере, а так же в области транспортных услуг.

В условиях рыночной экономики  меняется подход к управлению, от функционального – к бизнесориентированному, кардинально меняется и роль информационных технологий. Ориентация на управление на основе бизнес-процессов обеспечивает конкурентное преимущество для организации в условиях острейшей конкуренции, а управление на основе бизнес-процессов не может эффективно реализовываться без применения информационных технологий и систем.

Современные рыночные отношения  основаны на повышении роли и самостоятельности  экономистов-менеджеров и руководителей  всех уровней в принятии и обоснованности оптимальных планово-управленческих решений, направленных на рациональное использование ограниченных производственных ресурсов и получение наибольших экономических результатов. Широкое  внедрение компьютерной техники  и информационных технологий в планирование современного сложного производства во многом способствуют достижению высоких  конечных результатов на предприятии. Объем планово-экономической информации, необходимой в ходе составления  планов предприятия, настолько велик, что для ее своевременного анализа  и правильной оценки требуется повсеместное применение компьютерных средств сбора, передачи и обработки. Выбор правильных планово-управленческих решений связан с рассмотрением и оценкой большого числа альтернативных вариантов, требующих проведения сложных и трудоемких расчетов.

Цель данной курсовой работы изучить  применяемые программные продукты для планирования деятельности транспортного предприятия. Ведь широкое внедрение компьютерной техники и информационных технологий в планирование современного сложного производства, например, автомобильного транспорта во многом способствуют достижению высоких конечных результатов на предприятии.

Для достижений этой цели в  работе поставлены следующие задачи:

- рассмотреть системы автоматизированного планирования;

- изучить такую компьютерную систему, как Project Expert, определить его особенности;

- проанализировать решение  SAP для планирования и бюджетирования.

Таким образом, можно определить структуру работы. В первом разделе  будут рассмотрены понятие и  особенности программного продукта - Project Expert и SAP. Будут рассмотрены их достоинства и недостатки.

1. Применение программных продуктов для планирования деятельности транспортного предприятия

1.1 Использование программных продуктов в планировании

Любая компьютерная система  планово-экономических расчетов является, прежде всего, сложной человекомашинной системой, в которой главную роль играет экономист-менеджер. Полная система автоматизированного планирования состоит обычно из компонентов технического и программного обеспечения, обслуживаемых или используемых человеком. В состав технического обеспечения входят центральный процессор или главный компьютер, несколько рабочих мест или станций и разделяемых периферийных устройств.

Современные персональные компьютеры, способные поддерживать сложное  графическое программное обеспечение  и обрабатывать большие массивы  планово-экономических данных, могут  применяться как для многопользовательских  систем с несколькими рабочими станциями, так и для обеспечения отдельных  видов плановой деятельности. Реализация преимуществ систем автоматизированного  планирования возможна, когда любая  информация легко доступна экономистам-менеджерам, работающим в сфере транспортных услуг, или обеспечена ее быстрая передача между отдельными подразделениями предприятия. Эффективное взаимодействие внутрипроизводственных подразделений в транспортной компании достигается при оснащении их персональными компьютерами и объединениями в единую интегрированную систему.

В интегрированной автоматизированной системе функции проектирования транспортной продукции, закупка подвижного состава, управление финансами, продажа транспортной продукции, оценки затрат и результатов выполняется совместимыми между собой процессорами, соединенными в единую автоматизированную систему управления организацией в целом и реализацией транспортной продукции. Интегрированные системы позволяют соединять в единый поток различные виды информации и, тем самым, повышать эффективность ее использования в процессе разработки и принятия оптимальных планово-экономических решений различными категориями персонала. Эта система позволяет выполнять следующие функции:

– руководителям – управлять  производством в реальных внутренних и внешних условиях;

– менеджерам – регулировать заключение сделок на реализацию транспортной продукции с учетом текущего состояния рынка;

– проектировщикам –  создавать новые виды товаров (транспортных услуг) по запросам потребителей соответствующего рынка;

– финансистам – оценивать  состояние денежных средств на расчетном  счету предприятия;

– плановикам – разрабатывать  и корректировать долгосрочные и  краткосрочные планы, их цели и задачи.

В системе автоматизированного  планирования важнейшее значение имеет  база данных, представляющая собой  пакет программ, которые обеспечивают запоминание, сортировку, поиск, объединение, структуризацию информации на основе использования современных программных  продуктов. Система управления базами данных должна обеспечивать осуществление  двух взаимосвязанных планово-экономических  задач: классификацию и доступность  исходной информации, обновление и  достоверность данных. В персональных компьютерах информация о базе данных хранится в виде математических моделей, размещенных в отдельной библиотеке, доступ к которой возможен из любого подразделения предприятия.

База данных состоит из трех отдельных частей: файлы информации, записи внутри файла, поля, определяющие данные в каждой записи. В состав типового модуля операций с базами данных входят такие работы, как создание шаблона, ввод данных, сортировка, опрос, редактирование и поиск.

С помощью подключения  компьютерной сети предприятия к  сети Интернет можно получить доступ к весьма широким источникам информации, которая может быть использована в плановой деятельности предприятия, позволяющей анализировать состояние и динамику роста конкурентов, разрабатывать модели совершенствования производственно-экономической деятельности предприятия и др.

1.2 Project Expert: система разработки финансовых планов и инвестиционных проектов

Планирование развития транспортного  предприятия требует применения современных методик и инструментов, снижающих временные затраты. Эффективным, адекватным решаемым задачам методом  является метод имитационного моделирования, основу которого составляет сценарный  подход. Имитационные модели позволяют  проигрывать различные варианты развития предприятия, состояния внешнего экономического окружения, планируемые  инвестиционные проекты. Они дают возможность  проверить различные идеи, гипотезы и предположения относительно развития бизнеса, проанализировать последствия  их реализации. Деятельность предприятия  в модели воспроизводится посредством  описания движения денежных потоков (поступлений  и выплат) как событий, происходящих в различные периоды времени.

Названные подходы положены в основу системы Project Expert, базирующейся на методике оценки инвестиционных проектов UNIDO (United Nations Industrial Development Organization) и ставшей стандартом в области бизнес - планирования и инвестиционного проектирования. Последовательно моделируя в системе планируемую деятельность нового или действующего предприятия и изменения в экономической среде, можно вести инвестиционное проектирование и финансовое планирование, создавать бизнес-планы, удовлетворяющие международным требованиям, а также оценивать эффективность реализации проектов. Project Expert позволяет проанализировать альтернативные варианты развития проекта и выбрать оптимальный путь развития предприятия, определить потребность предприятия в денежных средствах, подобрать оптимальную схему финансирования и условия кредитования, оценить запас прочности бизнеса, эффективность вложений для всех участников проекта, выбрать варианты производства, закупок и сбыта, а также вести контроль за реализацией проектов.

Система позволяет моделировать деятельность транспортных предприятий различных размеров - от небольшого частного предприятия до холдинговых структур. С ее помощью можно создавать проекты любой сложности - от расчета окупаемости нового оборудования до оценки эффективности диверсификации деятельности предприятия.

Имитационная финансовая модель предприятия, построенная при помощи Project Expert, обеспечивает генерацию стандартных бухгалтерских процедур и отчетных финансовых документов, как следствие реализуемых во времени бизнес операций. Под бизнес операциями понимаются конкретные действия, осуществляемые предприятием в процессе экономической деятельности, следствием которых являются изменения в объемах и направлениях движения потоков денежных средств. Эти модели отражают реальную деятельность предприятия через описание денежных потоков (поступлений и выплат) как событий, происходящих в различные периоды времени. [7 Петров К.Н.]

Принимая во внимание, что в процессе расчетов используются такие трудно прогнозируемые факторы, как показатели инфляции, планируемые объемы сбыта  и многие другие, для разработки стратегического плана и анализа  эффективности проекта применяется  сценарный подход. Сценарный подход подразумевает проведение альтернативных расчетов с данными, соответствующими различным вариантам развития проекта. Использование имитационных финансовых моделей в процессе планирования и анализа эффективности деятельности предприятия или реализуемого инвестиционного  проекта, является очень сильным  и действенным средством, позволяющим  «проиграть» различные варианты стратегий и принять обоснованное управленческое решение, направленное на достижение целей предприятия.

Project Expert - компьютерная система, предназначенная для создания финансовой модели нового или действующего предприятия независимо от его отраслевой принадлежности и масштабов. [10, Краткое руководство пользователя Project Expert]

Построив при помощи Project Expert финансовую модель собственного предприятия или инвестиционного проекта, пользователи получают возможность:

1. разработать детальный финансовый план и определить потребность в денежных средствах на перспективу;
2. определить схему финансирования предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;
3. разработать план развития транспортного предприятия или реализации инвестиционного проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, обеспечив рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;
4. проиграть различные сценарии развития транспортного предприятия, варьируя значения факторов, способных повлиять на его финансовые результаты;
5. сформировать стандартные финансовые документы, рассчитать наиболее распространенные финансовые показатели, провести анализ эффективности текущей и перспективной деятельности предприятия;
6. подготовить безупречно оформленный бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующий международным требованиям на русском и нескольких европейских языках.

Простой для понимания интерфейс  «ведет» пользователя через все  этапы создания модели компании и  проработки бизнес-плана. Программа  автоматически поддерживает основные правила бухгалтерского учета и  финансового анализа и проводит глубокий анализ корректности вводимых данных во время расчета. Это позволяет  избежать многих ошибок на этапе планирования. [Алиев В.С.]

Основой построения бизнес-плана в  системе Project Expert является полная финансовая модель транспортной компании. Фактически, в этой модели имитируются все платежи, связанные с реализацией проекта, поступления от продаж, бухгалтерские операции. Однажды построенная, модель компании позволяет в дальнейшем многократно анализировать различные варианты реализации проекта, оценивать влияние на проект изменения внешних факторов.

Project Expert предоставляет широкие возможности по моделированию связей исходных данных проекта между собой и в зависимости от каких либо других параметров. Исходные данные могут формироваться программой в зависимости параметров, заданных в таблицах пользователя. В зависимости от заданных условий могут изменяться данные в модулях «Налоги», «План сбыта», «План производства», «Материалы и комплектующие», «План по персоналу», «Общие издержки», «Другие поступления», «Другие выплаты».