Проектирование автоматизированной информационной системы обслуживание клиентов в отеле

1.3.1 Контекстная диаграмма  потоков работ «как есть»

 

 

Рисунок 2- Контекстная диаграмма потоков работ

1.3.2 Диаграмма потоков работ нулевого уровня «как есть» для блока 1 «Регистрация клиента»

Офисное ПО, ПК, гостиничное  оборудование,  калькулятор

 

 

Рисунок 3- Диаграмма потоков работ «Регистрация клиентов»

 

1.3.3 Диаграмма потоков работ первого уровня «как есть» для блока 1  «Регистрация заказа номеров»

 

Рисунок 4- Диаграмма потоков работ по регистрации заказов номеров

1.3.4 Диаграмма потоков работ второго уровня «как есть» для блока 2 «Обслуживание клиента»

 

 

 

Рисунок 5-Диаграмма потоков работ по обслуживанию клиента

 

1.3.5 ДИАГРАММА ДОКУМЕНТООБОРОТА «как есть»

 

Ниже представлена диаграмма оборота  документов в разрабатываемой АИС.

 

Подразделения    Документы	Офис-менеджер	Кассир	Клиент
Договор проживания	Создание Получение хранение		Подпись Хранение
Справочник сервисных услуг	Создание Хранение	Подпись
Квитанция об оплате	Создание	Подпись Хранение	Подпись   Хранение

 

Рисунок 6 – Диаграмма документооборота

 

1.3.6. Недостатки в существующей информационной технологии, обзор и анализ систем-аналогов

Недостатки:

- ручная работа по заполнению  журналов приводит к увеличению  времени обслуживания клиентов;

- ручная работа может приводить  к появлению ошибок;

- большие временные затраты на формирование отчета;

- большой объем документации;

- большие трудозатраты на и затраты времени на обработку информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1  Модель организационной структуры «Как будет»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Модель организационной структуры «Как будет»

2.2. Модель потоков  данных «Как будет»

2.2.1 Диаграмма потоков данных нулевого уровня «как будет» для блока 1 «Регистрация клиента»

 АИС «Офис.exe»

 

Рисунок 8- Диаграмма потоков данных «Как будет» «Регистрация клиентов»

 

2.2.2 Диаграмма потоков данных первого уровня «как будет» для блока 1  «Регистрация заказа номеров»

 

Рисунок 9- Диаграмма потоков данных по регистрации заказов номеров «Как будет»

2.2.3 Диаграмма потоков данных второго уровня «как будет» для блока 2 «Обслуживание клиента»

 

 

 

Рисунок 10-Диаграмма потоков данных по обслуживанию клиента

 

 

Раздел 2. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Общие сведения.

Полное наименование системы

Автоматизированная информационная система отеля.

1. Наименование предприятия – заказчика системы

Отель «Кузнечанка».

Перечень документов, на основании которых создается  система

Основанием для разработки системы  является задание на курсовую работу, нацеленную на автоматизацию деятельности отеля.

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы

Система должна быть создана к 31.05.2013. Дата начала проектирования – 7.12.2013.

Назначение и цели создания системы

Цели создания системы

С использованием АИС отеля должна повыситься эффективность деятельности его сотрудников за счет:

• возможности оперативного контроля за достоверностью информации;
• уменьшения числа возможных ошибок при генерировании производных данных;
• возможности быстрого доступа к любым данным;
• возможности быстрого формирования отчетов;
• экономии трудозатрат и затрат времени на обработку информации.

Назначение системы

Данная АИС предназначена для  автоматизации деятельности отеля «Кузнечанка», деятельность которого связана с предоставлением номеров для проживания, включая сервисные услуги. Разрабатываемая информационная система предназначена для работы в гостиницах и отелях. Исходя из собственного представления системы составим ряд приблизительных требований к ней.

Требования к системе:

• Система предназначена для ввода, хранения и обработки информации о клиентах, информации о заказах, о счетах за проживание и дополнительные услуги, о совершенных нарушениях и уплаченных за них суммах;
• Журнал регистрации заказов содержит дату въезда, дату выезда, № комнаты, паспортные данные клиента (ФИО клиента, место регистрации, № паспорта), ФИО сотрудника принявшего заказ.
• Справочник сервисных услуг должен содержать тип услуг, стоимость.
• Квитанция об оплате счета должна содержать дату въезда, дату выезда, ФИО клиента, общую стоимость (проживания в номере, штрафы, стоимость доп.услуг).
• Справочник штрафов должен содержать тип правонарушения, величину штрафа.
• Справочник номеров должен содержать № комнаты, стоимость проживания в сутки, категорию номера.
• Справочник сотрудников должен содержать ФИО сотрудника, занимаемую должность.
• История клиента должна содержать ФИО клиента, тип нарушений, величину штрафа, наименование дополнительной услуги, стоимость дополнительной услуги.
• Система должна обеспечить выполнение действий, связанных с сервисными услугами:
• Ввод новой сервисной услуги в справочник
• Внесение стоимости новой сервисной услуги в справочник
• Удаление сервисной услуги.
• Удаление стоимости сервисной услуги из справочника.
• Корректирование сервисной услуги
• Корректирование сервисной услуги в справочнике.
• Система должна поддерживать следующие варианты сервисных услуг:
• Бассейн
• Теннисный корт
• Фитнесс центр
• Массажный салон
• Интернет
• Система должна обеспечить выполнение действий, связанных с штрафными санкциями:
• Ввод новой штрафной санкции в справочник
• Внесение стоимости новой штрафной санкции в справочник
• Удаление штрафной санкции из справочника.
• Удаление стоимости штрафной санкции из справочника.
• Корректирование штрафной санкции
• Корректирование стоимости штрафной санкции из справочника
• Система должна поддерживать следующие варианты нарушений:
• Разбитое стекло
• Сломанная мебель
• Потерянный ключ
• Нарушение порядка
• Разбитая посуда
• Система должна поддерживать следующие категории номеров:
• Бизнес класс
• Эконом
• Полулюкс
• Люкс

Характеристики объекта  автоматизации

Краткие сведения об объекте  автоматизации

В общем случае гостиница занимается размещением клиентов и предоставляет  им ряд дополнительных услуг.

Основные документы:

• Журнал регистрации заказов
• Справочник сервисных услуг
• Квитанция об оплате счета
• Справочник штрафов
• Справочник номеров
• Справочник сотрудников
• История клиента

Требования к системе

Требования к системе  в целом

Требования  к структуре и функционированию системы

Структурная схема АИС приведена  на следующем рисунке

Сервер данных содержит всю информацию АИС отеля:

Все информационные базы защищены от несанкционированного доступа.

На ПК офис-менеджера и кассира, а также при необходимости  и других сотрудников отеля, должно быть установлено приложение Отель.exe, посредством которого осуществляется работа с базой данных АИС.

Все части системы должны соединяться  посредством локальной сети. Обмен  информацией должен происходить  через сетевую базу данных.

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

Система предназначена для сотрудников  отеля. Для работы с системой пользователю необходимы базовые знания ПК и образование  не ниже среднего профессионального.

Режим работы персонала с системой– 7:00 – 21:00

Показатели  назначения

Система предназначена только для  данной организации и должна иметь  возможность перераспределения  обязанностей или расширения при  изменении организационной структуры  организации – заказчика.

Требования  к надежности

Должна обеспечиваться наработка  на отказ не менее 500 часов работы в режиме реального времени. Надежность системы, возможно, обеспечить профилактическим обслуживанием и резервированием. Требуется высокая надежность технических средств и программного обеспечения.

Требования  к безопасности

Требования к безопасности определяются документацией завода-изготовителя технических средств, действующими правилами электробезопасности  и пожарной безопасности.

Требования  к эргономике и технической эстетике

В целях оптимизации информационного взаимодействия с техническими средствами должны быть выполнены следующие эргономические требования:

• рациональная компоновка технических средств на рабочих местах;
• оптимальное кодирование входной информации;
• рациональная организация диалогового режима работы.

Требования  к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов  системы

Требования к необходимым площадям для размещения технических средств  АИС зависят от типа ЭВМ. Площади  для размещения персонала и технических средств, параметры сетей электроснабжения должны соответствовать Строительным нормам и правилам.

Количество и квалификационный состав обслуживающего персонала определяется в зависимости от типа технических  средств в соответствии с требованиями завода-изготовителя и действующими нормативными документами.

Обслуживание технических средств  АИС осуществляется в соответствии с действующими технологическими процессами в организации с периодичностью, установленной заводами-изготовителями технических средств и согласовывается с фирмами, осуществляющими ремонт и профилактическое обслуживание системы.

Требования  к защите информации от несанкционированного доступа

Защита информации в АИС от случайных  угроз должна осуществляться путем  копирования информации каждые сутки.

Доступ к базам данных должен быть защищен паролями, устанавливаемыми администратором баз данных для  конкретных пользователей, что обеспечит  защиту передаваемой и хранимой информации от изменения, копирования и уничтожения.

Не должны допускаться неавторизованные попытки доступа к файлам системы и базам данных.

Должен вестись журнал ошибок и  действий, угрожающих безопасности информации, таких как попытки несанкционированного доступа.

Политика организации по безопасности информации должна соответствовать Федеральному закону информации, информатизации и защите информации.

Требования  по сохранности информации при авариях

Сохранность информации в системе  должна обеспечиваться при различного рода авариях, отказах технических  средств, сбоях питания. Полное восстановление информации в базе данных должно происходить в течении суток с момента отказа системы. Для этого целесообразно проводить резервное копирование информации из базы данных на дополнительные носители каждые сутки в конце рабочего дня.