Проектирование и разработка информационной системы для строительного магазина «Бенефист»

Рисунок 1.5 – Декомпозиция обеспечивающих бизнес-процессов

К бизнес-процессам  управления относят (рисунок 1.6):

• Маркетинг;
• Стратегическое управление;
• Управление финансами;
• Управление персоналом.

 К группе  управленческих относят следующие  бизнес-процессы:

 Процессы, которые  обеспечивают выживание, конкурентоспособность  и развитие организации и регулируют  ее текущую деятельность.

 Процессы, прямой  целью которых является управление деятельностью организации.

 Отличительными  особенностями процессов управления  является их типовая структура.  Различие между управленческим  процессами определяется спецификой  объектов управления, которыми они  управляют. Например, бизнес-процесс "Управление финансами" управляет объектом "деньги", бизнес-процесс "Управление маркетингом" управляет объектом "клиент", бизнес-процесс "управление персоналом" - объектом "Персонал" и т.д.

Рисунок 1.6 – Бизнес-процессы управления

Из всех бизнес-процессов нас интересует «Формирование ассортимента продукции». Рассмотрим его подробнее.

Известно, что  полнота удовлетворения покупательского  спроса и качество торгового обслуживания субъектов рынка зависят от наличия  необходимого количества товаров определенного наименования, т.е. соответствующего товарного ассортимента. Т.к. в процессе движения от изготовителя до потребителя часть товарной массы сосредотачивается на складах изготовителя продукции, в пунктах отправления и назначения, на транспортных средствах, на складах посреднических организаций, у потребителей, то необходима группировка товаров, в соответствии с определенными признаками, заключенными в понятие «ассортимент».

 Ассортимент  товара – определенная совокупность, перечень товаров различных видов, сортов, объединяемых по какому-либо признаку (способу производства, назначению, размеру и т.д.) Ассортимент характеризует состав товаров производственно-технического назначения и народного потребления.

Одним из универсальных  и распространенных методов анализа ассортимента является метод ABC-анализа. С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующей совокупности соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления.

XYZ-анализ - статистический  метод, позволяющий анализировать  и прогнозировать стабильность  продаж отдельных видов товаров  и колебания уровня потребления  тех или иных ресурсов. Если ABC-анализ показывает вклад товара в результат магазина, то XYZ-анализ показывает стабильность или нестабильность спроса.

Совмещенный анализ позволяет в полной мере рассмотреть  весь ассортимент и понять, как  можно управлять теми или иными группами и категориями товаров, а так же позволяет сформировать ассортимент продукции (Рисунке 1.7). Использование совмещенного ABC- и XYZ- анализа позволит:

• повысить эффективность управления товарными запасами и закупками товара;
• выработать оптимальную закупочную политику в отношении каждого вида товара;
• выявить товары - «звезды» и товары-аутсайдеры и увидеть пути развития ассортимента

Рисунок 1.7 – IDEF3 диаграмма «Формирование ассортимента продукции»

Рассмотрим движение документов при осуществлении розничной торговли (Рисунок 1.8, 1.9).

На предприятии  существуют следующие виды документов:

1. приходные накладные
2. расходные накладные
3. налоговая накладная
4. договор
5. всевозможные отчетности
6. гарантийные талоны и др.

Рисунок 1.8 – DFD диаграмма «Розничная торговля»

Рисунок 1.9 – Модель бизнес-процесса «Поставки»

Рассмотрим  движение документов и информации в строительном магазине. Кладовщик формирует информацию о состояние склада на основе документации. Далее отдел закупок анализирует потребность и составляет заявку на закупку товара. После получения товара от поставщика продукция проверяется и отправляется на складирование. Покупатель производит запрос у продавца, при наличии  товара происходит продажа и списание товара со склада.

Обмен информацией  между сотрудниками или между различными отделами осуществляется с помощью бумажных отчетов.

 

1.2 Постановка задачи «Учет реализации товаров»

Цель решения  задачи: обеспечение автоматического  определения товара, относящегося к разным группам товара. Решение данной задачи поможет сократить время обслуживания клиентов, облегчит работу сотрудникам магазина. Решение задачи предназначено для облегчения работы сотрудников строительного магазина. Кроме того, автоматизация данных задач на сегодняшний день является обязательным требованием, позволяющим строительному магазину оставаться конкурентоспособным.

Информационная  система должна решать следующие  задачи:

• Ведение справочников товара, групп, заказов, доставки.
• Ведение архива журнала продаж.
• Выдачу информации по конкретному товару и клиенту.
• Генерирование отчетов, позволяющих оценивать различные аспекты работы фирмы.
• Ведение базы клиентов, поставщиков, сотрудников.
• Ввод персональных данных клиентов, поставщиков, сотрудников в систему.

Характеристика входной  и выходной информации

Данные в  базу заносятся на основании первичных  документов. В качестве входной информации используется документ «Приходная накладная» (Приложение 1) На основании этого документа создается машинный документ, включающий следующие поля:

• код материала;
• наименование материала;
• единица измерения;
• количество отправленного товара;
• количество полученного товара;
• цена;
• сумма.

В результате эксплуатации информационной системы  может быть получена следующая выходная информация:

• отчеты о наличии товара на складе;
• отчеты о цене на товар;
• отчет о поставщиках;
• отчет о динамике продаж.

Все элементы конфигурации, осуществляющие сбор информации, оснащены интерфейсом RS-232C или USB, что позволяет организовать локальную сеть. Данные о продажах могут поступать на компьютер товароведа. По истечении определенного периода времени, товаровед может проводить анализ динамики продаж, для чего ему необходимо специальное программное средство.

 

 

 

 

2 РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ «УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ»

2.1 Анализ существующих информационных систем данного класса

В наше время  существует довольно большое количество разнообразных информационных систем, предназначенных для автоматизации учета розничной торговли. Рассмотрим самые основные из них.

IBM Cognos – это единая платформа для анализа данных и отчетности, которая позволяет комплексно решать задачи измерения и управления эффективностью деятельности предприятия (Corporate Performance Management, CPM) и на сегодняшний день является лучшим в своем классе решением, что подтверждают исследования ведущих рыночных аналитиков, таких как Forrester и Gartner.

Решения Microsoft Dynamics позволят вашей компании организовать и автоматизировать:

• финансовый учет и бюджетирование;
• управление закупками, производством и поставками (иногда используют термин «управление цепочками поставок» – Supply Chain Management, SCM);
• работу с клиентами, поставщиками и партнерами.

Для обеспечения  потребностей различных предприятий Microsoft предлагает на территории России следующие перечисленные в таблице  продукты. Microsoft Dynamics AX (для средних и крупных предприятий), Microsoft Dynamics NAV (для малых и средних предприятий), Microsoft Dynamics CRM (для предприятий любого масштаба). 

SAP Retail - это полностью  интегрированная, самодостаточная  система, содержащая все функции, необходимые для моделирования торгово-хозяйственных процессов. SAP Retail также включает такие общие компоненты системы SAP, как Финансовая бухгалтерия, Контроллинг и Управление персоналом.

«1С:Предприятие 8. Управление торговлей» предназначен для автоматизации оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, повышения эффективности управления современным торговым предприятием.

Функциональные  возможности:

• управление продажами (оптовая, розничная, комиссионная торговля);
• управление поставками;
• управление складскими запасами (включает веб-приложение «Удаленный склад»);
• управление заказами;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• управление товарооборотом предприятия;
• планирование продаж и закупок;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• рапорт руководителю (мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия);
• подключение всех видов торгового оборудования.

Безусловно, рассмотренные  выше программы весьма проработаны  и профессиональны, однако они являются платными, и имеют широкий профиль  функций. Разработка же собственного программного обеспечения позволит сконцентрировать функционал программы на индивидуальных особенностях конкретного магазина, и автоматизировать конкретно существующие процессы, являющиеся проблемными. Безусловно, у всех строительных магазинов существуют общие особенности, но при индивидуальном подходе есть возможность разработать уникальное ПО, на все 100% удовлетворяющее потребностям магазина и сотрудников.

2.2 Требования к программе «Учет реализации товаров»

Требование  к выполнению функций:

• работа в режиме реального масштаба времени;
• обеспечение надежности функционирования системы и защиты от сбоев;
• единовременный ввод информации, (в систему не должны вводиться данные, которые могут быть получены внутри системы);
• обеспечение понятного интерфейса.

Функции, выполняемые  программой:

• добавление, удаление, редактирование данных о товарах, сотрудниках, поставщиках;
• добавление, удаление, редактирование данных заказа клиента;
• просмотр и печать отчетов об уровне продаж.

Требование  к надежности:

• разграничение прав доступа работы с данными;
• пользователи, работающие с системой должны быть ознакомлены с инструкцией по эксплуатации, чтобы избежать некорректных действий (правильность внесения данных);
• обеспечить целостность хранимой информации в базе данных.

Требования  к составу и параметрам технических  средств:

Система должна работать на IBM совместимых персональных компьютерах.

Минимальная конфигурация:

• тип процессора – Pentium 2 и выше;
• объем оперативного запоминающего устройства – 256 Мб и более;
• жесткий диск – 80 Гб и более;
• система охлаждения – любая (подходящая под разъем процессора);
• принтер;
• сетевая карта D-link DGE-528T 10/100/1000 Мбит/c;
• монитор.

Требования   к  информационной   и  программной  совместимости:

Система должна работать под управлением семейства  операционных систем Windows XP\Vista\7.

 

2.3 Проектирование информационного обеспечения

После выполнения анализа процессов учета розничной торговли в строительном магазине можно приступить к проектированию базы данных, продумать количество таблиц в базе, установить между ними связи, и обеспечить целостность данных. Для того, чтобы спроектировать логическую и физическую структуру будущей базы данных, используем CASE средство AllFusion ERWin 7 (Рисунки 2.1, 2.2).