Разработка проекта по открытию рекламного агентства средствами Microsoft Project

• Определение рабочего времени ресурсов и времени участия в проекте

После того как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое время  они могут работать. Например, некоторые  из сотрудников работают по совместительству и могут участвовать в проекте  только в некоторые дни недели или по полдня. Кроме того, некоторые  сотрудники могут находиться в отпуске  в течение некоторого периода  осуществления проекта. Всю информацию о режиме работы сотрудников нужно  ввести в MS Project, с тем, чтобы программа помогла правильно распределить ресурсы и не дала запланировать использование сотрудника в то время, когда это будет невозможно.

По умолчанию все сотрудники, добавленные  в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта. Но часто случается, что есть сотрудники, занятые в других проектах, и они могут быть включены в ваш проект только тогда, когда закончат эту работу, а не прямо с момента начала вашего проекта.

По умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете для участия в проекте, считаются доступными на 100%, то есть при планировании MS Project будет считать, что они могут работать над выполнением проектных задач полный рабочий день. Если сотрудник одновременно задействован в нескольких проектах, то в таком случае нужно определить степень его максимальной загрузки в проекте.

• Создание назначений

Для выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, удобнее всего воспользоваться  представлением Task Usage (Использование задач). Для создания назначения нужно дважды щелкнуть на задаче в списке и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче выбрать вкладку Resources (Ресурсы).

Вкладка содержит таблицу, состоящую из двух колонок, в одной из которых, Resource Name (Название ресурса), указывается название задействованных ресурсов, а во второй, Units (Единицы), — сколько ресурсов выделяется на задачу. Нематериальные ресурсы измеряются в процентах или десятичных числах, где под 100%, или 1, понимается полная задействованность ресурса в выполнении задачи.

После того как назначения созданы, программа  определяет материальные затраты и  трудозатраты каждого из ресурсов для  выполнения задачи и планирует распределение  этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее длительности. Подробное распределение  затрат по дням отражается в представлении.

• Типы задач

Задачи  в плане проекта могут быть трех типов: Fixed Duration (Фиксированная длительность), Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) или Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче и определяет, как редактирование одного из свойств задачи — длительности, трудозатрат или назначений — будет влиять на два других свойства.

В дополнение к указанию типа задачи можно использовать признак фиксированного объема работ. Этот признак можно добавить, установив  флажок Effort driven (Фиксированный объем работ) рядом со списком типов задач, если задача не относится к типу Fixed Work (Фиксированные трудозатраты).

Если  этот признак включен, то назначение ресурсов или удаление назначений приводит к изменению длительности или  процента загрузки ресурсов, но не трудозатрат, необходимых для выполнения задачи. Таким образом, использование этого  признака позволяет частично зафиксировать  трудозатраты одновременно с одним  из двух других свойств задачи: длительностью  или объемом ресурсов.

Фиксация  объема работ не учитывается при  первом назначении ресурсов на задачу и влияет на логику работы MS Project только после первого назначения. Кроме того, признак фиксации объема работ не учитывается, когда вы изменяете длительность, трудозатраты или единицы уже назначенных ресурсов.

• Планирование стоимости в MS Project

Общая стоимость  проекта складывается из фиксированной  стоимости ресурсов и задач и  стоимости назначений, которая, в  свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования  ресурса. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа  определяет его стоимость и стоимость  задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним  фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость  задач определяет стоимость проекта  в целом.

Стоимость ресурсов

Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е.

Иногда  ставка ресурса (например, зарплата или  плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения  оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

• Анализ и оптимизация плана проекта

После того как стоимость всех ресурсов определена, завершено формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта на этом не закончилось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все  стороны треугольника сбалансированы и соответствуют нашим ожиданиям.

План  нужно проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться  в соответствии расписания потребностям: ведь в процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе выделения  ресурсов мы могли перегрузить некоторых  из них. В-третьих, нужно проверить  соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, нашим ожиданиям: в процессе назначения ресурсов мы могли назначить на задачи слишком много дорогостоящих  ресурсов и тем самым превысить  ожидаемую стоимость. И наконец, нужно оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность  не уложиться в расписание, не выполнить  все поставленные задачи и не уложиться  в бюджет. Если в процессе анализа  обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя  план соответствующим образом.

• Анализ и выравнивание загрузки ресурсов

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно  открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок.

Превышение  доступности ресурса заключается  в том, что для выполнения назначенной  работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса  на задачи, исполнение которых полностью  или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к  превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими  способами. Во-первых, уменьшив объем  работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в  задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

 

2.Практическая часть

В данной части работы, описание создания своего проекта на тему «Открытие рекламного агентства».

Запускаем программу MS Project и сразу же начинаем создание нового проекта.

Я сразу  добавила новый столбец Затраты. Для этого я между другими столбцами в нужном мне месте нажала правой кнопкой мыши и выбрала Вставить столбец.

И из выплывшего списка выбрала название Затраты.

Далее в  строке Название задачи вводим задачу Открытие рекламного агентства.

 После  открываем вкладку Проект – Сведения о проекте и вводим дату начала проекта. Дата окончания будет выведена автоматически, в зависимости от того какой мы выберем календарь. Там же выбираем формат календаря, в нашем случае Стандартный.

Следующим шагом будет введение задач в проект и установление их по уровням структуры.

 

 

Всего у меня получилось 53 задачи.

 

Далее я ввела длительность каждой задачи, кроме фаз, а так же начало и окончание задач.

После этого я расставляла связи между задачами. В большинстве своем я использовала связь Окончание-Начало, так как почти все задачи моего проекта должны выполняться поочередно. Но так же я использовала и связь Начало-Начало, когда несколько задач можно было начать одновременно.

 

С помощью  вкладки Вид открываем Лист ресурсов и вводим туда данные об использованных ресурсах (рабочие, материалы, инструменты и т.д.). Заполняем столбцы с Название ресурса, Тип, Единицы измерения, Стандартная ставка и т.д.

Следующим шагом назначаем ресурсы. Для этого двойным щелчком  вызываем окно Сведения о задаче и во вкладке Ресурсы проводим необходимые действия.

Вот так будет выглядеть Network Diagram с уже назначенными ресурсами.

 

 

 

После того как все материальные и трудовые ресурсы назначены, можно  увидеть стоимость всего проекта  в столбце Затраты

Итак, стоимость  моего проекта - Открытие рекламного агентства займет  128 дней и потребуется вложить для этого 560 000 рублей.

Заключение

В процессе работы с MS Project ,все работы пакета были оценены, обеспечены ресурсами, для них должны быть рассчитаны сроки, определен бюджет и обеспечен контроль.

Работа любого предприятия состоит  из выполнения операций и проектов. Они имеют много общего, например, выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

С помощью Microsoft Project можно не только создать проект, но и иметь возможность  управления и оптимизации проектом.

Целью данной работы являлось изучение программы Microsoft Project, а так же создание проекта с помощью данной программы, задача была выполнена.

 

 

Список  использованной литературы

1. Шапиро В.Д. Управление проектами / В.Д. Шапиро. – СПб: Два Три, 1996. -610 с.
2. Ястремская Е.Н. Стратегическое инвестирование предприятий: Монография / Е.Н. Ястремская, А.В. Строкович. – Харьков: РИО ХГАДТУ, 1999. – 182 с.

Ресурсы Интернет.

3. www.pmi.ore.
4. www.pmi/publictn/ pmboktoc.htm.