Разработка проекта по открытию рекламного агентства средствами Microsoft Project

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

  Государственное образовательное учреждение высшего

                     профессионального образования

 

Нижегородский Государственный архитектурно-строительный университет

 

 

Кафедра

 

Информационных систем в экономике

 

 

 

Курсовая работа

На тему:

Разработка проекта по открытию рекламного агентства средствами Microsoft Project

 

Выполнил студент: Мр-16                                                                 Воздвиженская К.М.

Проверил:                                                                                                      Тагайцева С.Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижний Новгород 2013

Содержание

Введение………………………………………………………………………………….3

1. Теоретическая часть…………………………………………………………...4
1. Общие характеристики……...…………………………………………….4
2. Введение в основы управления проектами………………………...……4
3. Цели моделирования проектов в MS Project ………………………..…6
4. Создание проекта………………………………………………………….7
2. Практическая часть…………………………….…………………………….14

Заключение……………………………………………………………….……....21

Список использованной литературы…………………………………………...22

 

Введение

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планировании и управлении проектами.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы  задачам. На этапе осуществления  проекта необходимо следить за ходом  работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

В современных  условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими  и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация.

Целью работы является изучение программного продукта Microsoft Project, а так же создание проекта с помощью данной программы

 

 

 

1.Теоретическая часть

1. Общие характеристики

 
   Microsoft Project стал фактически стандартом среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность он заслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, удобного интерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами. 
 
  Microsoft Project рассчитан, в первую очередь, на пользователей, которые не являются профессионалами в управлении проектами. Таким образом, его можно отнести к «непрофессиональным системам» управления проектами. С другой стороны, с помощью Microsoft Project можно управлять проектами со значительным количеством работ и ресурсов. 
 
  Среди преимуществ Microsoft Project также можно назвать усовершенствованные средства групповой работы, что позволяют одному менеджеру одновременно управлять несколькими проектами с большим числом участников. Microsoft Project – лучший выбор для организаций, где используется матричная схема управления, то есть проектные команды допускают взаимодействие сотрудников из разных департаментов. 
  К недостаткам системы можно отнести ограниченные средства управления бюджетом и отсутствие средств для управления рисками проекта. 
  

2. Введение в основы управления проектами

Проект  – это совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленных целей.

Проект  обладает рядом свойственных ему  характеристик, определив которые, можно точно сказать, относится  ли анализируемый вид деятельности к проектам:

• Проект имеет четко-определенную цель;
• Проект имеет четко-очерченные начала, которые совпадают с началом первой работы, направленной на достижение целей. Начало может задаваться директивно, либо рассчитываться;
• Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последних работ. Может так же задаваться директивно, либо рассчитываться;
• Проект исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители;
• При реализации проекта используются материальные и трудовые ресурсы;
• Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости ресурсов, затрат по оплате труда и т.д.;
• Проект имеет ограничения

.

Несмотря  на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством  характеристик:

• Выполняется  людьми

• Ограничен  доступностью ресурсов

• Планируется, исполняется и управляется.

 Каждый  проект характеризуется жизненным  циклом, на основе которого формируется  стандартный подход к проектному  управлению.

Рис. Жизненный  цикл проекта

3. Цели моделирования проектов в MS Project

Моделирование проектов в Microsoft Project 2010 позволяет:

• составить план производства работ, включающий:

сроки исполнения работ,

потребность в ресурсах (людях, механизмах, материалах),

необходимые затраты денежных средств;

• рассчитать бюджет проекта и распределение запланированных затрат во времени;
• рассчитать распределение во времени потребностей проекта в основных материалах и оборудовании;
• определить оптимальный состав ресурсов (людей и механизмов) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава;
• разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования;
• проанализировать риски и определить необходимые резервы для надежной реализации проекта;
• эффективно контролировать исполнение составленного плана;
• получать необходимую отчетность по проекту;
• анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременно и обоснованно корректировать плановые показатели;
• вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и многое другое.

 

4. Создание проекта

 

• Планирование работ

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить  некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается  в том, чтобы достаточно точно  оценить сроки исполнения и стоимость  этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта.

Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить  для получения его результата. Только после того, как составлен  список проектных работ, оценивается  длительность каждой из них, и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость и срок проекта.

Определять  состав работ удобно в несколько  шагов. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Потом в план добавляются  остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, устанавливающие  крайние сроки достижения результатов  проекта и другие ограничения  по времени. Наконец, в план добавляется  дополнительная информация о задачах.

• Скелетный план работ

План  работ лучше всего составлять в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганга). Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Task Name (Название задачи).

Добавление  в план фазы не отличается от добавления задачи — любая задача автоматически  становится фазой, как только у нее  появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем  уровне структуры плана. До тех пор  пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой.

Для того чтобы фазы стали выглядеть так, как им положено, добавляют в них обычные задачи.

Теперь, когда скелетный план готов, можно переходить к добавлению в план остальных задач и подфаз. Увеличится число не только обычных задач, но и завершающих, поскольку в некоторые фазы были добавлены подфазы, каждая из которых имеет отражающую свой результат завершающую задачу.

Когда определен состав работ, можно переходить к определению длительностей задач и связей между ними.

• Определение длительностей задач

Длительность  задач определяется значением, введенным  в колонке Duration (Длительность). Длительность фаз вводить нельзя — она рассчитывается автоматически.

При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в 1 день, добавляя после ее обозначения вопросительный знак. Вопросительный знак обозначает, что указанная длительность — Приблизительная (Estimated) и требует дальнейшего уточнения. После того как вы отредактируете значение, вопросительный знак пропадет.

После ввода  длительности задачи MS Project пересчитывает дату ее окончания, прибавляя к дате начала задачи длительность и выходные дни (в соответствии с календарем проекта).

• Определение связей между задачами

Связь между  двумя задачами определяет, каким  образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой.

Задача, влияющая на другую, называется Predecessor (Предшественник), а задача, зависящая от другой, называется Successor (Последователь). Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей с другими задачами.

Типы связей задач:

• «Окончание-Начало» (ОН) - последующая операция не может начаться ранее, чем завершится предыдущая

;

• «Окончание - Окончание» (ОО) - последующая операция должна завершиться не позднее предшествующей

;

• «Начало - Начало» (НН) - последующая операция начинается не раньше начала предшествующей

;

• «Начало - Окончание» (НО) - последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей

.

• Планирование ресурсов и создание назначений, планирование стоимости проекта

После того как определен состав задач, нужно  определить, кто эти задачи будет  исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого  нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а  затем распределить эти ресурсы  между задачами.

Планирование  ресурсов начинается с определения  состава ресурсов, то есть составления  списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Для добавления нового ресурса в список нужно  ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями.

Поле  Material Label (Единицы измерения материалов) можно редактировать только для материальных ресурсов. В него вводятся единицы измерения ресурса, например, штука.