Шпаргалка з "Інформатики"

Для створення таблиці  шляхом вводу даних необхідно: 1. Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в ньому відкрити список таблиць. 2. Виділити у списку таблиць ярлик (“Создание таблиц путем ввода даннях”) з’являється порожня таблиця зі стандартними назвами стовпців: Поле 1, Поле 2, і т.д.  3. У поля цієї таблиці необхідно внести необхідні дані. Тип даних в одному полі повинен бути однаковим. 4. Можна ввести свої власні заголовки стовпців, для цього натисніть правою кнопкою миші по заголовку стовпця і виберіть із контекстного меню команду “Переименовать столбец”. 5. По закінченню вводу даних натисніть кнопку “Закрыть”. 6. У відповідь на запитання Сохранить изменения макета или структурі таблицы <имя таблицы >? Натиснути кнопку “Да”. 7. У вікні “Сохранение” у полі “Имя таблицы” ввести ім’я нової таблиці і натиснути кнопку “ОК”. 8. У Access з’явиться повідомлення “Ключевые поля не заданы” і запитання Создать ключевое поле сей час натиснути кнопку “Нет” чи “Да”.

Використання функції “Мастер подстановки”. Зформувати стовбець підстановок для поля допомогає “Мастер подстановок”. Для того щоб його використовувати необхідно: 1. Відкрити таблицю  в режимі конструктора. 2. Виділити поле і вибрати зі списку у стовпці “Тип даных” значення “Мастер подстановок”. 3. У відкритому вікні “Мастер подстановок” вибрати спосіб задання значень: Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса потім натиснути кнопку “Далее”. 4. У наступному вікні модна вибрати зі списку таблицю чи запит з якого буде здійснюватись підстановка та натиснути кнопку “Далее”. 5. У списку “Доступные поля” вводяться усі поля таблиці. 6. Продивитись стовпець підстановки, за допомогою переміщення межі вибрати ширину стовпця, а також встановити прапорець “Скрыть ключевое поле”. 7. Ввести назву стовпця підстановок і натиснути на кнопку “Готово”.

2. Встановлення зв»язку між полями таблиць. Вікно «Схеми даних».

Команди Сервіс-Схема Даних, в цьому вікні меню Связи, у ньоиу «Показати таблицю», з»являється вікно «Добавленіє таблиці», клацнути на таблиці, що хочемо використати для зв»язку, клацнути «Добавити», по закінченню кнопка”Закрити», лівою мишею переносимо ключове поле однієї таблиці на ключове поле іншої(обов»язковою умовою є співпадаємість ключових полів, які переносяться). Для зміни зв»язку необхідно вивести на екран діалогове вікно «Схема даних», потім двічі клацнути по лінії між двома таблицями, після цьог внести необхідні зміни. Для вилучення зв»язку необхідно клацнути на нього в вікні «Схема даних» і натиснути DELETE, після підтвердження вилучення зв”язок зникне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Створення  розрахункових полів Запиту. Існує дві можливості: Перший спосіб – створення  власноручного розрахункового  поля для цього курсор встановлюється у вільне поле у «Рядок поля», а далі пишемо назву поля і розрахунок цього поля, щоб переглянути треба перейти в режим таблиці. Другий спосіб – за допомогою вікна “Построитель”. Курсор – у вільне поле запита, активізувати або кнопка “Построить”. З’являється вікно “Построитель” у якому є три частини. Вибираємо для формули, виділяємо або кнопку “Вставить”, далі кнопка “ОК” з’являється значення. Також активізувати це вікно тможна за допомогою команди “Меню” правої кнопки миші, команда “Свойства” ( «Данные”.

Відбирання “Запитів”  за умовою запиту. Для створення умови “Запит” відкриваємо у режимі “Конструктора”. Для створення умови користуємося рядком “Условия отбора”. Значення запита можуть бути відсортовані. Для цього активізуються поле запиту, встановлюється курсор у рядку “Сортировка” з’являеться кнопка СПИСКИ в якій міститься умова.

4. Робота із формами.  Для створення форми активізувати команди “Формы” кнопку “Создать” далі “Мастер формы”. В полі визначається на базі значень якого об’єкту створюється форма (запит або «Область данных», Таблиця) і вибираються ті поля які необхідні для створення форми. Далі вибираються “Вид формы”. В останьому вікні визначається ім’я форми під яким вона зберігається в базі даних. Форма складається з таких частин: “Заголовок формы», «Примечание формы».

Для додавання колонтитула: «Вид» ( «Кололнтитулы».

5. Робота зі звітами,  створення розрахункових полів,  проміжних, загальних функцій.

Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчьоти – Мастер Отчьота. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з»являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку > , далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і >. В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень. В наст.  вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наст.  вікні – критерії сортування значень. В наст.вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка”Готово”. Для роботи зі звітами використ.такі графічні елементи: кн.”Надпісь” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз.кнопку”Надпісь” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку”Поле”,з”являється  2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.

Створення розрахункових полів у запитах. 1)Створення власноруч нового розрахункового поля. Курсор – у вільне поле, у рядок поле , далі пишемо назву поля. Далі розрахунок цього поля, потім перейти у режим таблиці.2)За допомогою вікна “Построітель”. Для цього встановити курсор у вільне поле запиту, активізувати кнопку “Построїть”,(або права миша команда Свойства – Далєє – Далєє – Кнопка) з”являється вікно “Построітель вираженій”,ліва частина – перелік усіх компонентів БД, середня – перелік полів,що містить відкритий компонент, у верхній частині поля- для формул та кнопки для створ.формул. вибираємо двічі клацнувши або виділити і кнопку вставити, потім дія і ОК. З”являється значення. 

Розрахунок заг.функцій  в звітах. Звіт відкривають у режимі конструктора кнопкою Поле, створюють поле в частині Прімєчаніє Отчьота. Після створення із меню правою мишею команда Свойства – Данние – Данние, з”являється вікно Построітель вираженій, ліворуч - перелік функцій Встроєнниє Функції, в третій частині вибираємо функції, середня частина містить категорії функцій, кнопка Вставити. З”являється у вікні назва функції AVG (Expr), треба виділити те, що в дужках, замість нього: активізувати  “Звіт по” або відповідний об”єкт і шукаємо потрібне і кнопка ОК.

6.Використання  командних кнопок, гіперпосилань, вкладок, перемикачів, підпорядкованих форм у формі.

Групи перемикачів: спочатку треба створити таблицю, в якій існує поле, в якому зберігатимуться значення вибраного перемикача або додати поле у існуючу таблицю. Створюються у режимі конструктора за допомогою кнонки Група Перемикачів.Вказівник змінюється на +. З”являється  вікно, в якому ми визначаємо назву кожного перемикача.В наступному вікні визначають чисельне значення для кожного перемикача, який і використовується для роботи. В наступному вікні активіз. Перемикач “Сохраніть значєніє в полє” і вибирають відповідне поле з переліку. В наступному вікні – Вид перемикачів, а в наступному – напис   у групі перемикачів. Після встановлення всіх значень групу перемикачів можна зробити неактивн. Для цього: в режимі конструктора виділяють перемикачі, кл.правою кнопкою миші, вибирають Свойства, розділ Всі, Вивод на екран – ні.

Командні кнопки: кнопки, що створюються у формі дозволяють швидко виконати: переміщення від першого запису на останній, відкриття/закриття форми, друк форми,запуск макроса.Для цього форму відкривають у режимі конструктора , на панелі активізують кнопку Кнопка,створюють кнопку,з”являється вікно, в якому зліва – категорії, справа – перелік дій у активній категорії, активізуємо потрібне. В наступному вікні визначають зовн. вигляд кнопки,

 кнопка Готово.

Підпорядкована форма  – вміщена в головну форму  для отримання додаткової інформації, перегляду довідкових значень. Умова  створення форми: наявність поля в обох формах з однаковими значеннями. Для створення: у режимі конструктора кнопка “Подчінньонная форма отчьота” – на  базі значень таблиці або форми. В наступному вікні – поля, за якими буде зв”язок або активізуємо перемикач “Самостоятельно”. Визначаємо ім”я і кнопку Готово.

Вкладка: для добавления элементов управления в элемент управления «Набор вкладок» выберите вкладку страницы, на которую их необходимо добавить. Для вывода на экран списка полей кнопк “Список полей”  а затем переместить на вкладку страницы одно или несколько полей. Также можно выполнить следующие действия: для изменения имени вкладки дважды щелкните кнопку мыши на странице далее указать имя. Если в ячейке свойства Подпись имя не указано, то используются данные из ячейки свойства Имя. Для добавления, удаления или изменения порядка вкладок нажмите правую кнопку мыши на границе элемента управления «Набор вкладок» и выберите команду Вставить вкладку, Удалить вкладку или Последовательность вкладок.

Гіперпосилання: ввод гиперссылки  с помощью кнопки «Вставить гиперссылку»

Откройте таблицу или запрос, включающую поле гиперссылки в режиме таблицы или форму, связанную с данной таблицей или запросом в режиме таблицы или в режиме формы. Также для гиперссылки можно ввести отображаемый на экране текст. Для этого введите его в поле или в элемент управления. Вместо адреса гиперссылки на экран будет выведен этот текст.

Нажмите кнопку Вставить гиперссылку    на панели инструментов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Створення  кнопкової форми

Кнопкову форму створюють  за допомогою диспечера кнопкових  форм. Можна створювати до 8 кнопок. Для активізації виконують: Сервис—Диспечер  кнопочных форм.(Перевірка наявності  кнопкоих форм). Увипадку відсутності  кнопкових форм з’являється повідомлення з запитом, чи створити таку форму. З’являється вікно диспечера кнопочних форм, в якому натискають кнопку Изменить. В полі Название кнопочной формы вводять назву цієї форми. Натискають кнопку Создать. З’являється вікно Изменение страницы кнопочной формы, де у полі Текст вводять коментар, у другому полі вибирають потрібну команду( наприклад відкриття форми в режимі редагування), в третьому полі вибирають назву форми. Натискають ОК. Потім повертаються у попререднє вікно, натискають Создать, тобто створюють другий об’єкт.

Для того, щоб автоматично  завантажувалась кнопкова форма, після  активізації бази даних необхідно  змінити параметри запуску( Сервис—Параметры запуска). У полі Форми серед переліку вибирають потрібну кнопкову форму. Для того щоб параметри запуска не діяли при відкритій базі даних, її активізують при відкритій клавіні SHIFT.

8.Створення  і робота з макросами

Макрос – визначена  послідовність дій, яка виконується  автоматично після активізації  макросу. Для створення Вкладка- Макроси, кнопка Создать вікно макросів: верхня частина – список макрокоманд, нижня частина- вибираємо відповідні аргументи до макрокоманд. Відкрити таблицю, “На запись”,аргументи макрокоманди вміщує такі каманди: Тип-Таблиця,ім”я – таблиця1,Заись.  В аргументах макрокоманди встановлюємо додаткові команди. Пр.:Необхідно створити макрос, що відкриває таблицю в режимі таблиці і активізує останній запис, виконуємо такі дії. В списку макрокоманда вибираємо команду Открить таблицю, в розділі аргументи встановлюємо параметри, ім”я таблиці(у режимі таблиці). В списку макрокоманди вибираємо “На запис”(тип об”єкта, таблиця,ім”я об”єкта – Товар,запис- последняя). Активізують кнопку закритіє макроса, вводять ім”я макросу. Для перевірки роботи М.необхідно, залишаючись у вкладці М.активізквати кнопку запис.

9. Експортування  інформації у файли EXEL та  HTML.

Експорт. Інформації використовується з метою обміну даними між додатками Windows,а також для автоматичного створення Web-сторінок на базі інформації Access. Для експорт. Файлів Html:1) Активізують потрібний об”єкт в основу вікні БД (наприклад таблицю Товар)2) Файл – Сохранить как – Експорт 3) У вікні сохраненія об”єкта вибираються параметри в зовнішньому файлі або БД. В наст.вікні “Сохраненія об”єкта” активізують диски і папку, де буде збережено файл. Тип файлу вибираємо Html. Активізуємо параметри Сохраніть формат для збереження існуючого формату таблиць, активізуємо параметри автозагрузка у випадку, коли необхідно відразу завантажити браузер Internet, натискаємо кнопку “Експорт”. З”являється вікно  “Параметри ввода в форматі HTML”, де поле “шаблон HTML” можна залишити пустим або після  активації кнопки обзор вибрати один з форматів. Аналогічно експортують файл в  Excel.

10. Імпорт

Імпорт данних використовується для перетворення таблиці будь-якого додатка в таблиці бази даних. Для цього:відкривають вікно бази даних, активізують команду File-Внешние данные-Импорт. З’являється вікно імпорту, де в полі Тип файлов  вибирають потрібний тип( наприклад Microsoft Excel), натискають Импорт, у наступному вікні вибирають діапазон значень. З’являється таблиця Microsoft Excel , вибирають поля,  у наступному вікні визначають, чи заголовок полів Excel будуть заголовкамит полів таблиці Access,  визначають місце збереження даних у новій таблиці чи існуючій,  визначають наявність і тип ключового поля,  кнопка Готово. Далі з’являється повідомлення про успішне завершення імпорту.  У режимі конструктора можна перевірити тип поля.