Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Грозненский государственный  нефтяной технический университет

Факультет автоматизации  и прикладной информатики

Кафедра «Информационные  системы в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: «»

на тему:

«Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления »

 

 

 

 

Выполнила студентка 5 курса

очной формы обучения

группы 

Руководитель:  Магомаев Т.

 

 

                                            Грозный 2012

 

Содержание 

 

Введение 3

Глава 1. Современная система организации делопроизводства 5

1.1 Общая характеристика организации документооборота 5

1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота 16

Глава 2. Пути совершенствования организации документооборота в территориальном управлении росимущества Санкт-Петербурга 32

2.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга 32

2.1.Преимущества для служб документационного обеспечения 33

Заключение 38

Список использованной литературы 42

 

 

Введение

 

 

Документирование является одной из составляющих частей делопроизводства, напрямую связанных с процессом  создания документации. Понятие «документооборот», в свою очередь, объединяет все вопросы, связанные с учетом и движением  документов. Область делопроизводства, направленная на создание и поддержание  функционирования системы учреждения и хранения документов, называется архивное дело. Деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается разработкой и движением различной  документации; в связи с этим делопроизводство сегодня может упоминаться и  под названием ДОУ, что означает документационное обеспечение управления.

В настоящее время информация является важнейшим объектом производственной деятельности и потребления, поскольку  оказывает значительное или даже решающее воздействие на направления  и результаты прогресса в научной, технической, культурной, экономической  и других сферах жизни общества.

Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа  документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют  создавать и обрабатывать документы  электронными средствами.

Решению задачи оптимизации  документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в  деятельности любой учреждении играет эффективная система управления электронным документооборотом, обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его потоков документов и информации.

Глава 1. Современная система организации  делопроизводства

1.1 Общая характеристика организации  документооборота

 

Важным аспектом работы любого учреждения: создание документов, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение  и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в  них определяются планы, фиксируются  учетные и отчетные показатели и  другая информация.

На основании принятых новых правил делопроизводства в  федеральных органах по Постановлению  Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», документ является официальным  документом, созданный государственным  органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном  порядке и включенный в документооборот  федерального органа исполнительной власти.

В Российской Федерации регламентация  документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования¹. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Основополагающим документом для любого учреждения на территории Российской Федерации является Конституция  РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов учреждении².

В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую  силу, прямое действие и применяется  на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые  в Российской Федерации, не должны противоречить  Конституции Российской Федерации». Таким образом, определяется важная для документирования иерархия законодательства Российской Федерации.

Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с  конфиденциальными сведениями, касающимися  персонала органов государственной  власти и местного самоуправления, — требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго  имени (п. 1 ст. 23).

Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование  и распространение информации о  частной жизни лица без его  согласия³.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических  и физических лиц в процессах  предпринимательской деятельности, а также документирование различных  отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть  – 22 декабря 1995г.

Гражданский кодекс РФ устанавливает  виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения  или прекращения, подтверждения  правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон «Об электронной подписи») регулируется отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий⁴.

Федеральный закон «Об  электронной подписи» направлен  на устранение недостатков Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который признается утратившим силу с 1 июля 2012 г., а также на расширение сферы использования электронных подписей.

Федеральным законом «Об  электронной подписи» определяется понятие электронной подписи, устанавливаются  ее виды, требования к средствам  электронной подписи, с помощью  которых создается и проверяется  электронная подпись, ключ электронной  подписи и ключ проверки электронной  подписи. Устанавливаются требования к удостоверяющим центрам, осуществляющим функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей.

В связи с этим вносятся изменения в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации, Арбитражный  процессуальный кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О кредитных  историях», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Распоряжение Правительства  Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р  «Об утверждении плана мероприятий  по переходу федеральных органов  исполнительной власти на безбумажный  документооборот при организации  внутренней деятельности»⁵. В данном документе говориться о реализации мероприятий по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности федеральными органами исполнительной власти за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на соответствующий год.

В настоящее время в  Российской Федерации действует  ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила  подготовки, оформления и организации  работы с документами в государственных  организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному  обеспечению управления разрабатываются  различными органами государственной  власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Функционирующие на сегодняшний  день общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждом учреждении⁶. К ним относятся:

• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
• Типовая инструкция по делопроизводству в государственных организациях Российской Федерации. Типовая инструкция по делопроизводству является единственным нормативным документом, регламентирующим работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированная в Минюсте РФ 26.12.2000 г. за № 2508. Но многие учреждения не считают нужным взять на вооружение положения этого нормативного акта в силу его распространенности именно на федеральные органы⁷.
• ГОСТ Р 6.30-2003 (УСОРД) Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие с 01.07.2003 г.). Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности организаций.
• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, в учреждениях и организациях⁸. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям.
• А также применение новых правил делопроизводства в федеральных органах по Постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»⁹.

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27 декабря  2002 г. № 184 ФЗ «О техническом регулировании»¹⁰ (с изм. от 28 июля 2012 г. № 133-ФЗ). К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• стандарты отраслей, научно технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

При подготовке документов необходимо учитывать положения  ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» и общероссийского классификатора управленческой документации.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

1. технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
2. технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
3. технология введения документов в информационную базу данных учреждении исходя из ее внутренней структуры;
4. технология обработки документной информации и накопления документов;
5. технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Являясь неотъемлемой частью общего процесса, можно графически определить место технологии ДОУ  в системе информационного обеспечения  документооборота без привязки к  конкретному учреждению (рис. 1.).

Совокупность перечисленных  технологий, включая и специфические  моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот».

 

Рис. 1. Место технологии ДОУ  в системе информационного обеспечения  документооборота¹¹

 

Документооборот – это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления  в дело¹².

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:

1. прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
2. каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.