Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства –  возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго  потока структурные подразделения. При централизованной регистрации  все вышеуказанные документы  поступают в канцелярию.

Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности предполагает разделение работы с документами  в зависимости от их категории. В  частности, документы подразделяются на следующие группы:

1. Входящие документы поступают в учреждения от других юридических, включая общественные учреждения, а также физических лиц (коммерческие предложения, письма, постановления органов власти, приговоры суда и т.п.).
2. Исходящие документы направляются от учреждения другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).
3. Внутренние документы издаются учреждения исключительно для внутреннего пользования, (приказы, протоколы, акты и т.д.).

В любых государственных  или муниципальных учреждениях  действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:

• порядок регистрации, обработки и хранения документов;
• порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;
• порядок доступа к архиву;
• способы хранения электронных данных и защиты информации;
• описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями учреждения;
• порядок восстановления данных в случае их утраты;
• процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;
• меры противопожарной безопасности¹³.

Каждый документ, связанный  с осуществлением деятельности учреждения, адресованный руководству и сотрудникам  учреждения, и полученный из внешних  источников, т.е. входящая корреспонденция: письма, обращения, заявки, запросы  и т.д. - подлежит обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением  в соответствии с действующими правилами  делопроизводства и регистрируется при его получении в журнале  учета входящих документов.

Существует также три  основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма  организации документооборота применяется  учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются  в структурных подразделениях. Смешанная  форма работы с документами используется в крупных государственных учреждениях  со сложной структурой и большим  объемом документооборота.

В последнее время на смену  бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной  из основных целей автоматизации  документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные  выгоды, связанные как со снижением  затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного  повышения эффективности ведения  бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим  улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для  достижения конкретных количественных характеристик.

Переход на электронный документооборот  имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения системы электронного документооборота (СЭД) может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации  документооборота должны быть понятными  и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации  документационных процессов можно  отнести:

• централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
• единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.);
• использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам;
• быстрый поиск документов;
• аудит доступа пользователей к документам.

К минусам можно отнести  достаточно высокие начальные затраты  на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

Какие расходы понесёт  учреждение при переходе на электронный  документооборот? К первичным расходам можно отнести:

Лицензии на программное  обеспечение СЭД. Чем больше будет  приобретаться лицензий, тем дешевле  будет стоимость одной лицензии СЭД 

Сервер приложения СЭД:

• «Железо» сервера;
• Лицензии на программное обеспечение сервера;
• Затраты на техническое обновление оборудования;
• Затраты на обучение персонала и администраторов;

Затраты на ввод СЭД в  эксплуатацию:

• Настройку и доработку сэд по техническому заданию;
• Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование);
• Интеграция СЭД с другими системами.

Долгосрочные расходы  на электронный документооборот  будут включать:

• Затраты на сопровождение СЭД;
• Консультации специалистов технической поддержки;
• Обновление версий СЭД;
• Обновление сопутствующего программного обеспечения.

Более подробно современное  состояние рынка систем электронного документооборота будет рассмотрен в следующем параграфе.

1.2 Особенности современного рынка  систем электронного документооборота

В муниципальных государственных  учреждениях системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность  деятельности и решаются задачи внутреннего  управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне  с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации  документооборота).

Основные задачи автоматизации  документооборота:

• конвертирование развернутой схемы делопроизводства в единый процесс;
• устранение ручной работы и ведения рутинных операций;
• формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с развернутой поисковой системой по содержимому и сложным логическим критериям;
• минимизация и последующая тотальная ликвидация бумажного потока;
• создание алгоритмов прохождения документации в соответствии с технологическим процессом;
• документационная поддержка бизнес процессов;
• перевод таких функций как оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением в автоматический режим;
• контроль деятельности персонала с учетом и планированием рабочего времени подчиненных;
• организация быстрого обмена служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами для эффективной работы персонала и отдельных подразделений учреждения;
• создание системы трансфера документов через внешние системы¹⁴.

Исходя из задач, стоящих  перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых  функций, которые должна реализовывать  система документооборота:

• создание атрибутных карточек документов;
• прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов;
• формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд;
• создание версий документов;
• формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов;
• сохранение образа документа в файл pdf или ms word;
• управление правами доступа пользователей сэд;
• создание маршрутов документов;
• управление движением документов по маршрутам;
• рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний;
• ведение журналов документов;
• ведение справочников и классификаторов;
• регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов;
• формирование поручений;
• поиск карточек документов;
• подписание документов эцп;
• формирование отчётов и статистики о движении документов.

В каждом из проектов внедрения  автоматизации документационных процессов  могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как  с текущим состоянием документооборота в учреждении, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в учреждении:

Качественные цели внедрения, например: облегчение работы сотрудников  за счёт сокращения рутинных операций, снижение потерь документов, сокращение сроков согласования договоров в  удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Сегодня муниципальное или  государственное учреждение, которое  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор программного обеспечения - от приобретения отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем, основанных на традиционной культуре управления, существующей нормативной  базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами. После  того как было принято решение  о создании автоматизированной системы  документооборота необходимо создание некой стратегии, определенное планирование. В таком плане должен быть указан способ внедрения СЭД, выделена проектная  команда и определен план процесса внедрения. Рассмотрим методы автоматизации  СЭД в государственных учреждениях:

1. Хаотичная автоматизация. 

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей  СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах учреждения.

2. Автоматизация по участкам.

Представляет собой процесс  автоматизации документооборота отдельных  производственных или управленческих подразделений учреждении, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, канцелярия и т.п.)¹⁵. Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькими сотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим бизнес-процессам учреждения. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы учреждении недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

3. Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации  по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие  в этом процессе всех организационных  подразделений, функционирование которых  связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения учреждении, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от их начала до их конца, при этом требуется проведения реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели документооборота всего учреждении. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации¹⁶. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценки полученных результатов.