Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления

Многие проблемы связаны  с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие  возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат  от такой автоматизации будет  малозначимым. В ходе внедрения нужно  разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить  эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в учреждении.

Неподготовленность пользователей  к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью  всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников  пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая  ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между  настроенными в СЭД документационными  процессами и существующим документооборотом  в учреждении.

Вывод

На основании всего  вышеизложенного можно сделать  следующие выводы. Современный документооборот  учреждения следует рассматривать  как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании  электронной технологии работы с  документами. Документооборот учреждения включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости учреждения, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.

В настоящее время в  России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации  документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные  выгоды, связанные как со снижением  затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного  повышения эффективности ведения  бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим  улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для  достижения конкретных количественных характеристик.

Глава 2. Пути совершенствования организации  документооборота в территориальном  управлении росимущества Санкт-Петербурга

2.1 Разработка и внедрение автоматизированных  систем электронного документооборота  в территориальном управлении  Росимущества Санкт-Петербурга

На основании проведенного во первой главе анализа по организации документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга было установлено, что в учреждении недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения. В связи с этим автором предложено внедрить наиболее развитую функциональную систему «ДЕЛО», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает рядом преимуществ и на основе анализа рынка описанной в первой главе занимает лидирующую позицию. Основные преимущества:

1. Преимущества для должностных лиц (исполнителей)²⁷

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает исполнителя  полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может  найти все требуемые документы, не покидая рабочего места.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет  удобное, быстро настраиваемое «Виртуальное рабочее место», с определенными  правами доступа к документам, функциями оповещения о поступлении  новых документов, а также о нарушении сроков исполнения документов. Позволяет легко и быстро сформировать и распечатать отчет о исполнении поручения руководства.

Электронная форма проекта  документа позволяет значительно  сократить сроки согласования документов. Упрощается совместная работа над проектом документа, а также имеются удобные  инструменты редактирования и отслеживания изменений в документе.

Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить  исполнителю работу с документами.

СЭД дает возможность исполнителю  эффективно контролировать движение документов и осуществлять организацию хранения документов в структурных подразделениях. С помощью удаленного доступа  к СЭД исполнитель может в  любое время и в любом месте  получить обновленную актуальную информацию о документе.

2.1.Преимущества для служб документационного обеспечения

Делопроизводители получают автоматизацию знакомых задач, которые  обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или  пропустить сроки исполнения. СЭД  «ДЕЛО» предотвращает такие неприятные ситуации.

Система «ДЕЛО» полностью  соответствует российским и международным  нормативным требованиям в области  делопроизводства. Она предоставляет  расширенным возможности при  регистрации документов. При использовании  СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями  организации, а так же уменьшается  трудоемкость ввода в систему  большого числа многостраничных  документов.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет  удобный способ работы с проектами  документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно  сокращают количество выполняемых  вручную рутинных операций.

Работникам ДОУ СЭД  дает возможность легко отслеживать  перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений  и резолюции руководства, а также  движение документов.

«ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел организации  и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.

Основные функции данной программы:

2. Канцелярия – регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
3. Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).²⁸
4. Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.
5. Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;
6. Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
7. Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа.
8. Мобильный кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
9. Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
10. Оповещения и уведомления – рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.
11. Сканирование, в том числе поточное – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
12. Создание отчетов – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
13. Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.
14. Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
15. Юридически значимый документооборот предприятия – решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.
16. Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе.
17. Интеграция – описанная структура системы; наличие API.

Техническая завершенность  решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу  после ее покупки. Это и автоматизация  работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и  многое другое. Благодаря тому, что  программа документооборота предприятия  уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Готовность к работе в  Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Система оказания государственных и муниципальных  услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести  в электронную форму процесс  оказания электронных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном.²⁹ Данное преимущество достаточно важно для территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга.

Так как в соответствии с Федеральным законом 210-ФЗ от 27 июля 2010 года гражданин может обратиться за государственной услугой через  портал государственных услуг (ЕПГУ) или через многофункциональный  центр (МФЦ). При этом он должен представить  документы, которые определены законодательно. Все остальные сведения ответственный  орган власти собирает самостоятельно. Инструментом для сбора необходимой  информации, а также для приёма обращений и для информирования заявителя являются подсистемы оказания государственных услуг в совокупности с системами электронного документооборота (СЭД).

Внедрение подсистем оказания государственных услуг вместе с  использованием систем электронного документооборота позволяет перевести в электронную  форму процесс оказания государственных  и муниципальных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Таким образом, использование  системы «ДЕЛО» позволяет заменить стандартные офисные программы  и средства электронной почты  в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При  этом «ДЕЛО» интегрирует с популярными  офисными программами, что делает переход  на безбумажный документооборот  более удобным и безболезненным.

Заключение

Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию  системы организации делопроизводства в государственной организации  позволяют сделать ряд выводов:

В ходе изучения теоретических  аспектов по организации делопроизводства, было установлено, что документооборот  – это движение документов с момента  их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления  в дело. Обработка поступающих  документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному  пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.

Документооборот государственного учреждения включает значительную часть  избыточных документов и инстанций  их рассмотрения, а принимаемые решения  нередко дублируют друг друга, а  иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости, которая выражается и в том, что  руководители не могут проследить о  прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с  документами.

В настоящее время в  России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации  документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные  выгоды, связанные как со снижением  затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного  повышения эффективности ведения  бизнеса.

Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих  условий: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном  подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции  должно быть строго регламентировано.

Во второй главе данного  проекта было проанализировано территориальное  управление Росимущества расположенного в Санкт-Петербурге. Территориальное  управление Росимущества в Санкт-Петербурге осуществляет деятельность, связанную  с распоряжением недвижимым имуществом, в том числе земельными участками, учетом федерального имущества, защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации, регистрацией права собственности Российской Федерации, экспертизой отчетов  об оценке для аренды, продажи или  списания имущества. Территориальное  управление Росимущества в г. Санкт-Петербурге также является организатором продаж приватизируемого федерального имущества, и реализации арестованного, конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и  иного имущества, обращенного в  доход государства.

В соответствии со штатным  расписанием территориальное управление должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Росимущества от 22.03.2011 г. №  ПП-09/7502 установлена предельная численность  Территориального управления 93 человека.

Также в данной главе были рассмотрены основные показатели деятельности Росимущества Санкт-Петербурга по выполняемым  учреждением функциям, например, в рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества территориальным управлением Санкт-Петербурга в 2011г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок. При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.