Способы обработки информации средствами программы Microsoft Word

Стили – одно из самых  удобных средств по-разному выделить различные участки текста. Изменив стиль, мы сразу изменяем несколько важных параметров строки или целого абзаца – шрифт, его размер и начертание – а также делаем выделенный фрагмент текста элементом логической структуры всего документа. В Word можно использовать не только выпадающий список стилей на панели форматирования, но и отдельную Панель стилей, которая открывается при нажатии одноименной кнопки.

 

Рис. 1.2.10 Меню размер шрифта.

 

Меню Размер шрифта – устанавливает размер шрифта (кегль) для всего текста или его выделенного участка.

Три следующих значка определяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное и подчеркнутое. При  определении начертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этих параметров. Значки быстрого форматирования выделенного участка текста – выравнивание по левому краю, центру, правому краю и обоим краям одновременно. Кнопкой нумерации абзацев удобно пользоваться при подготовке списков. Кнопка маркеров позволяет вставить перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки. Остальные кнопки на панели форматирования – кнопка междустрочного интервала, кнопки оперативного уменьшения и увеличения отступов, кнопка установки «внешних границ», а также кнопки цвета фона и цвета самого шрифта (рис. 1.2.10).

С помощью Линейки и находящихся на ней бегунков можно установить ширину текста и величину абзацного отступа. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.

Постоянно возрастающие требования к созданию всё более сложной  структуры текстовых документов заставляли разработчиков Microsoft Word расширять число инструментов редактирования и форматирования за счёт добавления на соответствующие панели новых кнопок. Так как это привело к смысловой перенасыщенности панелей, необходимо было найти более удачное конструктивное решение программы. Изыскания программистов в этой области привели к созданию в 2007 году новой версии текстового приложения Microsoft Word с интерфейсом, в корне отличным от предыдущего.

 

§2. Текстовый редактор Word-2007 и его возможности

При создании интерфейса Word-2007 разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.

В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области - ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.

  2.1. Лента

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word-2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов             (рис. 2.1.1).

Рис. 2.1.1. Лента

С помощью ленты можно  быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды  упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Word нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако  чтобы увеличить рабочую  область, ленту можно скрыть (свернуть).Для этого можно применить кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий вкладок (рис. 2.1.2).

 

Рис. 2.1.2.  Сворачивание ленты

 

Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 2.1.3).

 

Рис. 2.1.3.  Окно со свернутой лентой

 

Ленту можно свернуть и  при помощи контекстного меню (правой кнопкой мыши в любом месте ленты).

Для использования ленты  в свернутом состоянии следует щелкнуть по названию нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Word, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту подойдёт двойной клик по имени активной вкладки. Для восстановления ленты – двойной клик по вкладке.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

В Microsoft  Word-2007 содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В версии 2010 ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др. Эти действия можно выполнить с помощью команды Настройка ленты контекстного меню при клике правой кнопкой мыши в любом месте ленты.

Для восстановления стандартных  настроек ленты применяется кнопка Сброс и выбирается необходимая команда для восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений ленты. (рис. 2.1.4)

 

Рис. 2.1.4.  Настройка ленты

2.2. Вкладки

По умолчанию в окне отображается восемь постоянных вкладок: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке  достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана  с видом выполняемого действия. Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет собой меню (рис. 2.2.1.).

 

Рис. 2.2.1. Вкладка (меню) Файл, раздел Сведения

 

Меню содержит команды  для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Word (Справка, Параметры).

Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

Команда Сведения (см. рис. 2.2.1.) открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Word, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Word, в том числе закрытых без сохранения (рис. 2.2.3).

Рис. 2.2.3.  Вкладка (меню) Файл, раздел Последние

 

Команда Создать открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис. 2.2.4).

Рис. 2.2.4.  Вкладка (меню) Файл, раздел Создать

 

Команда Печать открывает раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также предварительного просмотра документа (рис. 2.2.5).

Рис. 2.2.5.  Вкладка (меню) Файл, раздел Печать

 

Команда Доступ открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла документа (рис. 2.2.6).

Рис. 2.2.6.  Вкладка (меню) Файл, раздел Доступ

 

Команда Справка открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Word (рис. 2.2.7).

Рис. 2.2.7.  Вкладка (меню) Файл раздел Справка

 

Команда Параметры отображает диалоговое окно Параметры Word для настройки параметров Word.

Кнопка Выход завершает работу с приложением.

Вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну постоянную вкладку: Разработчик, на которой собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML.

При открытии некоторых программ (например, FineReader) в Word-2007 появляется еще одна постоянная вкладка - Надстройки (рис. 2.2.8).

 

Рис. 2.2.8.  Вкладка Надстройки

 

Эта вкладка содержит элементы надстроек, а также элементы панелей  инструментов, созданных в предыдущих версиях Word. Каждая панель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся ранее на панелях инструментов, в Word-2007 могут отсутствовать.

Стандартный набор вкладок  заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона (рис. 2.2.9).

 

Рис. 2.2.9. Отображение вкладок в режиме Удаление фона

 

Помимо постоянных, имеется  целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора.

Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка  Конструктор (рис. 2.2.10.).

 

Рис. 2.2.10.  Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет (рис. 2.2.11).

При снятии выделения или  перемещения курсора контекстная  вкладка автоматически скрывается.

Не существует способов принудительного  отображения контекстных вкладок.

 

Рис. 2.2.11.  Контекстные вкладки для работы с таблицами

2.3. Элементы управления

Элементы управления на лентах и вкладках объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования (см. рис. 1.2.1).

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

Кнопки используются для  выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 2.3.1).

 

Рис. 2.3.1.  Использование обычной кнопки

 

В некоторых случаях нажатие  кнопки вызывает диалоговое окно.

Обычно кнопки работают в  режиме переключателей. То есть, для  того чтобы отказаться от назначенного кнопке действия надо еще раз нажать на нее. Например, для отказа от полужирного  начертания надо нажать на кнопку Полужирный группы Шрифт вкладки Главная.

Раскрывающиеся кнопки имеют  стрелку в правой части. При щелчке по стрелке открывается меню или  палитра, в которой можно выбрать  необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная и выбрать способ подчеркивания (рис. 2.3.2). Чтобы еще раз назначить такое же подчеркивание, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.

 

Рис. 2.3.2.  Использование раскрывающейся кнопки

 

В списке можно выбрать  для применения какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему мышью. Например, в списке Стили таблиц вкладки Конструктор можно выбрать вариант оформления таблицы (рис. 2.3.3).

Рис. 2.3.3.  Использование списка

 

Для просмотра списка в  пределах ленты можно пользоваться кнопками Вниз и Вверх. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры, после чего отображается галерея списка (см. рис. 2.3.3).

В нижней части галереи  списка могут отображаться команды  меню (рис. 2.3.4). Если галерея большая, она имеет в правой части полосу прокрутки.

 

Рис. 2.3.4.  Развернутый список

 

При использовании раскрывающегося  списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 2.3.5).

 

Рис. 2.3.5.  Использование раскрывающегося списка

 

Если раскрывающийся список большой, он имеет в правой части  полосу прокрутки.