Внедрение информационных систем

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 5

1.1 Определение информационной системы 5

1.2 Жизненный цикл ИС 7

1.2.1 Этапы жизненного цикла ИС 7

1.2.2  Модели жизненного цикла ИС 9

1.2.2.1 Каскадная модель 9

1.2.2.2 Спиральная модель 12

1.2.3 Процессы жизненного цикла информационной системы 13

2. ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 18

2.1 Обоснование необходимости внедрения ИС 18

2.2 Сдерживающие силы изменения 21

2.3 Стратегии по преодолению сопротивления изменению 22

2.4 Этапы внедрения ИС 24

2.4.1 Этап 1. Подготовка 24

2.4.2 Этап 2. Размораживание 25

2.4.3 Этап 3. Изменение 26

2.4.4 Этап 4. Замораживание 27

3. ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ ИС 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 33

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В наше время любое предприятие (не зависимо от рода деятельности) обрабатывает и перемещает большое количество той или иной информации.

Успех и прибыль предприятия  напрямую зависят от того, насколько  быстро информация будет обработана и передана. Для своевременного формирования и выдачи достоверной, адекватной и полной информации, которая необходима для принятия решений, каждая организация использует в своей деятельности определенную информационную систему (ИС).

Применение информационной системы на предприятии позволяет автоматизировать процессы, связанные с управлением производством, с делопроизводством и различными видами деятельности, что приводит к получению материальных выгод, так как:

1. время, которое затрачивается на оформление документации, уменьшается, вследствие чего сокращается цикл основного производства;
2. объем документооборота сокращается, и, следовательно, снижаются расходы на хранение и утилизацию промежуточной документации;
3. ускоряется и упрощается процесс принятия управленческих решений, что в свою очередь благоприятно сказывается на всей деятельности предприятия.

Обычно информационная система  разрабатывается для какого –  либо конкретного предприятия. При  этом учитываются особенности предметной области, в которой организация  ведет свою деятельность. Однако различные предприятия имеют похожую структуру, состоящую из ряда подразделений, которые осуществляют тот или иной вид деятельности компании (например, администрация, отдел кадров,  бухгалтерия, отдел продаж, склад). Следовательно, информационные системы так же могут быть схожи, что в свою очередь немного упрощает труд разработчиков ИС.

 При формировании ИС помимо рода деятельности конкретного предприятия должно учитываться еще одно немало важное обстоятельство: конечные пользователи, в большинстве своем, не обладают высокой квалификацией в области вычислительной техники и информационных технологий. Задачей разработчиков является создание клиентских приложений с таким интерфейсом, в котором пользователю будут доступны все функции, необходимые ему для работы, и одновременно исчезает возможность выполнения им каких – либо лишних действий. В целях обеспечения безопасности и целостности информации так же нельзя оставлять без внимания распределение ролей в ИС, определяющих полномочия пользователей в соответствии с должностными обязанностями. 

До создания и ввода  в эксплуатацию ИС руководство предприятия  должно ответить на ряд вопросов, например:

1. Какие именно задачи должна выполнять ИС?
2. Кто будет являться конечными пользователями (например, администрация, отдел кадров, менеджеры верхнего и среднего звена, бухгалтеры)?
3. В какие сроки должна быть выполнена работа по проектированию и внедрению ИС на предприятии?
4. Каковы будут материальные затраты?

Количество и содержание вопросов для каждого предприятия  может быть немного другим.

После того, как на все  вопросы получены аргументированные  ответы стоит приступать к формированию и внедрению информационной системы на предприятии.

 

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1.1 Определение информационной системы

 

Система – совокупность объектов, компонентов, элементов произвольной природы, образующих некоторую целостность.

Добавляя к определению система слово информационная становится видно цель ее создания и функционирования. Назначение информационной системы (ИС) – своевременное формирование и выдача достоверной информации, необходимой для принятия решений.

Наиболее общей моделью  в системах является «черный ящик» представленный на рисунке 1.

Рисунок 1 – Модель ИС «черный ящик»

 

Информационные технологии (ИТ) – приемы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки и использования данных. ИТ может существовать вне информационной системы, но ИС не возможна без применения конкретной ИТ.

Все процессы, обеспечивающие работу любой информационной системы условно можно представить в виде схемы (рисунок 2), которая состоит из следующих блоков:

1. ввод информации (сбор информации о состоянии внешней среды, то есть создание первичной или входной информации и представлении ее в нужном формате);
2. базы данных (хранилища данных);
3. обработка информации (поиск, агрегирование, фильтрация, сортировка, анализ, вывод информации для представления потребителю или для передачи в другую систему);
4. обратная связь (передача информации потребителям для коррекции входной информации).

 

Рисунок 2 – Процессы ИС

 

Каждая система состоит  из подсистем. Подсистема любой системы  может быть рассмотрена как отдельная система. Границы рассматриваемой системы определяются доступными ресурсами и окружением.

Структура ИС должна быть такой, чтобы взаимодействие между ее подсистемами укладывалось в ограниченные стандартами рамки, а именно, каждая подсистема должна инкапсулировать свое содержимое (скрывать от других подсистем) и иметь четкий интерфейс с другими подсистемами.

 

1.2 Жизненный  цикл ИС

1.2.1 Этапы жизненного цикла ИС

 

Жизненный цикл информационной системы (ЖЦ ИС) — период времени, который начинается с того момента, когда принимается решение о необходимости создания информационной системы, и заканчивается в тот момент, когда ИС полностью изымается из эксплуатации.

Существует международный  стандарт ISO/IEC 12207, который определяет структуру ЖЦ, включая процессы, действия и задачи, которые необходимо выполнить во время создания ИС.

Полный жизненный цикл информационной системы состоит из следующих основных этапов:

1. анализ и формирование требований к будущей системе;
2. проектирование;
3. реализация проекта;
4. тестирование;
5. ввод ИС в эксплуатацию;
6. эксплуатация и сопровождение;
7. снятие ИС с эксплуатации.

Стадия формирования требований является одной из важнейших, так как определяет успех всего проекта. На этой стадии определяется область применения информационной системы, и формируются граничные условия. Данная стадия включает в себя этапы:

1. Планирование работ предшествует работам над проектом. На этом этапе производится предварительная экономическая оценка проекта, определяются цели разработки, строится план выполнения работ, создается и обучается рабочая группа.
2. Проведение обследований деятельности автоматизированного объекта. На данной стадии выявляются требования к будущей информационной системе, определяется структура и перечень функций предприятия, анализируется распределение функций по подразделениям и сотрудникам, определяются функциональные взаимосвязи между подразделениями, информационными потоками внутри подразделений и между ними, анализируются существующие средства автоматизации в организации.
3. Построение двух моделей деятельности организации на основании результатов обследования:

• Модель «Как есть» — отражает существующее на момент обследования положение дел в организации. Позволяет выявить «узкие» места в функционировании и сформулировать предложение по улучшению ситуации.

• Модель «Как должно быть» — представляет наиболее оптимальную работу предприятия.

Каждая из моделей представляет собой совокупность функциональной и информационной моделей деятельности предприятия. Необходимо определить способы перехода  от модели «Как есть» к модели «Как должно быть». Переход может осуществляться двумя путями:

1. совершенствование существующих жизненных процессов;
2. радикальное перепроектирование бизнес – процессов и внедрение новых технологий обработки.

Проектирование ИС осуществляется на основе моделей «Как должно быть». На данном этапе выполняются базовые проектные работы, разрабатываются частные технические задания, выполняется концептуальное проектирование, составляются технические спецификации и инструкции.

На этапе разработки выполняются работы по разработке программного обеспечения, осуществляется подготовка к внедрению ИС, производится контроль и регулирование основных показателей проекта.

 На стадии ввода системы в эксплуатацию проводятся комплексные испытания, подготавливается  рабочая документация, происходит сдача ИС заказчику и ввод ее в эксплуатацию, осуществляется сопровождение, поддержка и сервисное обслуживание системы, а так же оцениваются результаты проекта и подготавливаются итоговые документы.

Начальные фазы проекта оказывают большое влияние на достигаемый результат, так как в них принимаются основные решения, которые и определяют качество информационной системы.

1.2.2 Модели жизненного цикла ИС

 

Модель ЖЦ программного обеспечения ИС представляет собой определенную структуру, которая отражает последовательность выполнения и взаимосвязи задач, процессов, действий на протяжении всего жизненного цикла ИС. Модель ЖЦ зависит от характерных особенностей информационной системы и условий,  в которых она создается.

На данный момент наибольшее распространение получили каскадная и спиральная модели ЖЦ ИС.

1.2.2.1 Каскадная  модель

 

Для разработки информационных систем в 70-х и первой половине 80-х  годов широко использовалась каскадная модель. В этой модели жизненного цикла отображается классический подход к разработке информационных систем в различных прикладных областях.

При использовании каскадной  модели все этапы ЖЦ ИС выполняются  в строго фиксированном порядке. Переход с одной стадии на другую происходит лишь тогда, когда на предыдущей стадии все работы завершены полностью. (рисунок 3). После завершения каждого этапа выпускается полный комплект документации, которой достаточно для дальнейшей разработки другой командой разработчиков.

Рисунок 3 – Каскадная модель ЖЦ ИС

 

Каскадная модель имеет следующие положительные стороны:

1. На каждом этапе формируется комплект документации, которая должна быть полной и согласованной. Помимо этого на заключительных этапах так же разрабатывается пользовательская документация, которая охватывает информационное, программное, техническое, математическое, правовое и организационное обеспечения ИС.
2. Этапы работ, выполняемые в строгой логической последовательности, позволяют планировать сроки завершения разработки и соответствующие затраты.

Но, несмотря на это каскадная модель имеет следующие недостатки:

1. Задержка в получении результатов. Этот «минус» проявляется в том, что результаты работы согласовываются только после завершения очередной стадии разработки. В итоге довольно часто получается  так, что программный продукт не соответствует требованиям заказчиков, потому что искажения могут непреднамеренно вноситься проектировщиками – аналитиками и программистами, ведь они ни всегда хорошо разбираются в тех предметных областях, для которых разрабатывают ИС.
2. Различные части проекта необходимо постоянного согласовывать, поэтому параллельное ведение работ по проекту не представляется возможным. Чем сильнее отдельные части проекта зависят друг от друга, сильнее зависят друг от друга группы разработчиков.
3. Ошибки и недоработки на любом из этапов проявляются на последующих этапах работы, поэтому приходиться периодически возвращаться на предыдущие стадии разработки. В принципе, проект может быть возвращен с любого этапа на любой предыдущий этап (рисунок 4). Такая ситуация случается довольно часто вследствие того, что заказчики и исполнители неверно понимают друг друга.

 

Рисунок 4 – Реальный процесс разработки по каскадной модели

 

4. Большая информационная перенасыщенность каждого из этапов появляется из-за  того, что при внесении изменений в одну часть проекта возникает необходимость ставить в известность всех разработчиков, которые используют эту часть в своей работе.
5. В виду того, что стадии разработки выполняются в строгой последовательности и различные части проекта имеют сложные взаимосвязи, управлять проектом очень затруднительно.
6. Чем сложнее программный продукт, тем выше риск и тем более ненадежны инвестиции. Такая ситуация складывается потому, что с усложнением проекта усложняются стадии разработки. Реальные результаты работы можно увидеть и оценить только после завершения анализа, проектирования и разработки — тех этапов, при выполнении которых требуется значительное количество времени и средств.