Внедрение электронной системы документооборота

·       морфологический анализ при построении запроса;

·       возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным  и включать несколько поисковых  атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных  в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем  заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может  задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск  в справочнике данных, а по ссылкам  ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

Следует отметить, что  образ документа может храниться  как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем   случае он, как правило, является результатом использования OCR– технологий. 

Перспективы OMS-систем

Так как большинство  пользователей ERP-систем не хочет иметь  головных болей с формированием  и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.

4. Интеграция  СУД с другими приложениями.

 

Общие сведения

 

По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80% информационных активов предприятий и организаций  хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP-системам (т. е., большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью только около 20% всех сторон деятельности предприятия). С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются СУД.

Интеграция ERP-систем с  СУД обеспечивает поддержку бизнес-процессов  всего предприятия — через  оперативное управление документами, изображениями, потоками работ, производственными  отчетами и др. C помощью СУД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные — инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В данном случае, СУД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации. Большим достоинством интеграции СУД с ERP-системами является и предоставление возможности для пользователей работать внутри привычных им приложений.

В настоящее время  ряд СУД западной разработки уже  интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными на Западе ERP-системами (включая SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan и др.). В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции свой интерфейс (например, SAP AG — стандартный интерфейс SAP ArchiveLink, обеспечивающий доступ к репозиториям SAP R/3) и даже сертифицируют СУД на интегрируемость со своими системами.

 

5. Разработка структуры  системы документооборота и пути  его внедрения.

Прежде чем приступать к разработке системы документооборота, необходимо знать требования, предъявляемые к ведению делопроизводства на данном предприятии.

В бла-бла действует Инструкция, регламентирующая ведение делопроизводства в Аппарате управления бла-бла. Ниже приведены выдержки из нее.

 

Требования  к приему, учету, регистрации, прохождению и отправке корреспонденции и учету документооборота в ОАО «бла-бла»

(выдержка  из Инструкции по ведению делопроизводства  в Аппарате управления ОАО  «бла-бла»)

Прием документов

1. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.
2. Корреспонденция с отметкой «лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу.

Порядок регистрации  входящих документов

1. Все документы, адресованные руководству ОАО «бла-бла», подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии Аппарата управления.
2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп с наименованием структурного подразделения («Канцелярия»), в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
3. Порядковые номера фиксируются в тетради учета регистрационных порядковых номеров.
4. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
5. После проставления штампа документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации Канцелярией
6. Нерегистрируемые документы передаются по назначению непосредственно после получения.
7. Регистрируемые документы передаются по назначению после регистрации.
8. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Аппарата управления АО «бла-бла».
9. Для регистрации входящих документов применяется регистрационная карточка установленного образца. Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечивать учет, справочно-информационный поиск, контроль за исполнением и многосторонний анализ документации.
10. В карточке указываются следующие реквизиты: корреспондент, дата поступления и входящий номер, дата отправки и исходящий номер корреспондента, краткое содержание или заголовок документа. Перед заголовком указывается вид документа: постановление, распоряжение, приказ, инструкция и т. п. Если в документе определен срок исполнения, он обязательно указывается после заголовка или краткого содержания.
11. Во второй части регистрационной карточки отмечается, кому направлен документ на исполнение: пишется фамилия руководителя структурного подразделения или конкретный исполнитель, затем полностью резолюция, фамилия лица, написавшего ее, дата резолюции.
12. В третьей части указывается срок исполнения.
13. На оборотной стороне регистрационной карточки отмечается результат исполнения документа. Если дается письменный ответ, то указывается дата письма, индекс отдела, номер дела по номенклатуре дел и регистрационный исходящий номер. Если решение принято в рабочем порядке (вопрос решен по телефону и т. п.) исполнитель делает на карточке соответствующую отметку: указывает краткую суть решения вопроса, когда, с кем, ставит подпись и дату.
14. Документ считается исполненным после подписания руководством ответа и снятия с контроля в Канцелярии Аппарата управления АО «бла-бла».

Порядок прохождения  документов

Зарегистрированный  документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Все  экземпляры регистрационной карточки помещаются в предварительную картотеку. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам управлений и отделов Аппарата управления в соответствии с затронутыми в документах вопросами.

После возвращения  документа от руководства на все  экземпляры карточек через компьютер переносится резолюция. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержания поручения, срок исполнения, подпись и дату. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то допечатывается соответствующее количество карточек и снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

 При направлении  документа нескольким исполнителям  ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

Зарегистрированный  документ с первым экземпляром регистрационной карточки передается исполнителю, вторая регистрационная карточка помещается в контрольную (сроковую) картотеку, третья — в справочную.

 Документы,  поступившие из Канцелярии в  структурные подразделения, вторично не регистрируются.

После просмотра  документов руководителем структурного подразделения на карточках отмечаются фамилии исполнителей, которым поручаются на исполнение документы. Карточки помещаются в контрольную картотеку структурного подразделения.

Подписанный документ вместе с 1-ым экземпляром карточки передается в Канцелярию, где снимается с контроля, и карточка ставится в справочную картотеку. Если вопрос решен в рабочем порядке или по телефону, то исполнитель обязан сделать отметку об исполнении документа на карточке, указав, как решен вопрос, когда, с кем. Карточка после исполнения подлежит возврату в Канцелярию в срок, указанный в ней.

Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Аппарата управления в другое только через Канцелярию.

Построение картотек

После регистрации  документов регистрационные карточки помещаются в картотеки: предварительную, справочную, контрольную.

Предварительная картотека имеет один раздел: «За  руководством», в котором помещаются карточки на документы, переданные на решение руководству.

В целях своевременной  передачи документов на исполнение работники Канцелярии обязаны ежедневно проверять предварительную картотеку и докладывать начальнику Канцелярии об имеющейся задержке в рассмотрении документов руководством.

В подразделениях Аппарата управления по усмотрению начальника на работника, ведущего делопроизводство, может быть возложен общий контроль за исполнением служебной переписки, поступающей в подразделение.

Справочная  картотека Канцелярии построена по корреспондентскому принципу в соответствии с установленным классификатором.

Внутри разделов карточки расставляются по входящему  регистрационному номеру и хронологии. Исключение составляют карточки на распорядительные документы (постановления, распоряжения Правительства Москвы и Мэрии, приказы, указания, постановления коллегии Госкомсвязи России), которые расставляются по порядку собственных номеров.

До исполнения документа в справочной картотеке  хранится 2-й экземпляр регистрационной карточки. После исполнения документа ставится в картотеку 1-й экземпляр регистрационной карточки с отметкой об исполнении.

 Контрольная  картотека систематизируется по  срокам исполнения. Такие картотеки ведутся в Канцелярии и структурных подразделениях.

Порядок регистрации и отправления исходящих  документов

Подписанные руководством АО «бла-бла» документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.

Разрыв во времени между днем подписания и  днем передачи документа на отправку не должен превышать одного дня (за исключением случаев, когда документ подписывается во второй половине дня в пятницу).

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

• наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
• наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
• правильность адресования;
• наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати, в тех случаях, когда она полагается. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в  журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Исходящий номер  состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

На копии исходящего документа в правом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Зарегистрированные документы  конвертуются в Канцелярии, на конвертах надписываются почтовые адреса.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение  связи или доставляется кольцовкой.

Заверенные  копии отправленных документов в  тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

Учет  объема документооборота

Рациональная организация  делопроизводства предполагает точный учет объема документооборота.

Канцелярия  раздельно ведет учет количества документов, поступивших в Аппарат управления АО «бла-бла» и отправленных, учет внутренних документов (приказов, докладных записок, отдельных заданий генерального директора, договоров), а также обращений граждан.

Отдельно  подсчитывается тираж размножения.

Наиболее  точные данные об объеме документооборота достигаются путем ежедневного подсчета документов.

В документооборот  организации входит количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество подлинных документов и через дробь количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.

 

Организация контроля за исполнением документов

 Общие требования

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет Канцелярия Аппарата управления АО «бла-бла».

Контроль  по существу решения вопросов осуществляют руководители структурных подразделений.

Контроль  за исполнением документа ведется  с момента постановки его на контроль.

В случае задержки исполнения документа, исполнитель  обязан не позднее чем за два дня до наступления установленного срока обратиться к руководителю, давшему поручение, с обоснованной служебной запиской о продлении срока исполнения.

При условии продления срока исполнения руководитель указывает новый срок. Об изменении срока исполнитель должен сообщить в Канцелярию.