Внедрение электронной системы документооборота

Не допускается  продление срока, если исполнитель  обратился к руководителю в день наступления срока, а также при подписании ответа по документу, срок исполнения которого истек.

Если исполнение документа поручено нескольким подразделениям и ответственный не указан конкретно, то организующую роль исполняет и несет ответственность подразделение, указанное первым. Соисполнители обязаны представить ответственному за исполнение все необходимые материалы в согласованные с ним сроки.

Исполнитель отвечает за исполнение документа вплоть до отправки его по назначению. Передача проекта ответа на подпись или на визу не дает основания считать документ исполненным.

Проект ответа должен даваться на подпись не позднее  чем за день до наступления установленного срока исполнения.

Полностью исполненный  документ снимается с контроля только с разрешения лица, поставившего его на контроль.

Ежедневно работник Канцелярии, ведущий контроль, просматривает карточки и сообщает исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения документов, направляя им сводки-напоминания.

Напоминание о приближении срока исполнения делается за 3 Дня до установленной  даты исполнения.

Данные о  ходе исполнения документа, полученные от исполнителя, фиксируются в контрольной регистрационной карточке в Канцелярии.

Исполнитель обязан дать работнику, ведущему контроль, точный ответ на все вопросы, связанные  с ходом исполнения документа.

Ежемесячно (по состоянию на 20 число каждого  месяца) Канцелярией для доклада руководству составляется статистическая сводка по исполнению документов, поступивших в Аппарат управления АО «бла-бла».

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения), а поступивших из других организаций в календарных и рабочих днях с момента поступления в Канцелярию.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и  индивидуальными.

Индивидуальные  сроки могут быть указаны в самих поступивших документах или установлены руководством АО «бла-бла». При определении продолжительности срока следует учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе, и практические возможности.

Индивидуальные  сроки фиксируются также в резолюции руководителя.

Если в  поступившем из органа государственной  власти документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, устанавливать более длительный срок не допускается.

Если в  документах и резолюциях руководства  срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки.

Если исполнение документа попадает на нерабочие  дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Предпосылки для введения системы  электронного документооборота:

 

• Высокое территориальное рассредоточение подразделений предприятия;
• Большой поток корреспонденции для большого числа оконечных адресатов;
• Интенсивный внутренний обмен информацией;
• Жесткие временные рамки в рассмотрении корреспонденции, обусловленные видом деятельности предприятия (обеспечение услугами связи населения);
• Достаточно хорошо сформированная внутренняя инфраструктура передачи информации (имеется корпоративная сеть передачи данных, локальные сети для отдельных подразделений, хорошо отлаженная методика документооборота);
• Достаточное обеспечение средствами вычислительной и оргтехники;
• Высокий уровень технической грамотности работников.

 

 

 

Схема планируемого внутреннего обмена информацией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма для учета входящей корреспонденции

 

 

Дата регистрации	Входящий индекс документа	Исходящий индекс отправителя	Дата регистрации отправления	На номер	Отправитель	Краткое содержание	Резолюция	Исполнители	Примечания

 

 

Форма для учета исходящей корреспонденции

 

Дата регистрации	Исходящий индекс документа	На номер	Корреспондент	Краткое содержание	Виза	Исполнители	Примечания

 

Форма учета карточек на документы

 

Присвоенный индекс карточки	Дата регистрации	Входящий индекс	Отправитель	Краткое содержание	Резолюция	Исполнители	Срок исполнения	Дата закрытия	Информация об ответе	Примечания

 

 

Технологическая схема осуществления электронного документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения к технологической схеме осуществления электронного документооборота

Первый этап – получение  информации

 

Пути поступления данных:

• данные поступают в электронном виде путем передачи по компьютерным сетям внутреннего или общего пользования;
• данные поступают в электронном виде путем переноса на любых электронных носителях
• данные поступают в виде бумажных, пленочных или иных нецифровых носителях. Перед переходом ко второму этапу производится перевод информации в электронную форму, пригодную для использования в системе электронного документооборота (например, сканирование и распознавание бумажных документов).

Второй этап – предварительная  обработка

 

Предварительная обработка поступивших  данных производится оператором или  администратором системы электронного документооборота. Она подразумевает под собой классификацию поступивших данных, их упорядочивание, регистрацию в каталогах и/или базах данных системы, размещение ее на общедоступных ресурсах (например, файл-серверах). Затем в системе определяются права доступа к данной информации и пути ее дальнейшей передачи, а также, присвоение ей определенного статуса срочности и секретности, устанавливается определенный алгоритм ответной реакции на данную информацию, т.е. задаются ожидаемые сроки ответа и его форма.

 

Третий этап – распределение информации

 

На данном этапе возможно множество  вариантов дальнейших действий. Вот  наиболее популярные из них:

1. Размещение информации на доступном ресурсе с извещением оконечного пользователя, которому она предназначена, о ее поступлении и  месте ее нахождения (классический вариант данной схемы предполагает размещение данных на файл-серверах или серверах баз данных с отправлением извещения пользователю информации по корпоративной электронной почте. При этом пользователь уже имеет необходимые права доступа к ресурсам, на которые файл был помещен). Данный вариант пользуется большой популярностью, т.к. здесь предусматривается более высокая степень безопасности информации, поскольку ее передача не идет по незащищенным каналам и практически исключена возможность ее порчи, перехвата, потери или искажения. Кроме того, уже заранее предусмотрена политика безопасности и распределения прав, и существует больше возможностей контроля ее использования и передачи;
2. Непосредственная рассылка данных пользователю (например, по электронной почте с вложениями; прямая передача по сети с использованием протоколов обмена файлами – FTP, TCP/IP);
3. Публикация ее на сети в виде web-страниц на корпоративном сайте/интернет-узле. Данный метод пользуется популярностью в компаниях с высокой степенью тереториального распределения. При этом имеются широкие возможности разграничения доступа к опубликованной информации (классические методы авторизации, использование цифровой подписи, шифрования и т.д.)

Четвертый этап – обработка данных оконечными пользователями

 

На данном этапе происходит непосредственная работа с информацией: она модифицируется, переводится  в другие форматы, используется в  виде источников для генерации новой  информации, размножается, пересылается следующему пользователю.

 Все это происходит  на рабочих станциях пользователей  с использованием имеющихся на  них специализированных для подобных  целей пакетов прикладных программ  сторонних производителей ПО  или непосредственно интегрированных  в программную среду системы документооборота.

Пятый этап – архивирование информации

 

  На данном этапе происходит перемещение редкоиспользуемой, неактуальной или отработанной информации в каталогизированные архивы. Этот этап жизненно необходим для любой организации, поскольку при интенсивном документообороте полезная информация зачастую теряется на фоне отработанной, накапливающиеся неиспользуемые данные занимают полезное пространство на  накопителях пользователей, теряется наглядность при работе с данными, создается их чрезмерная избыточность, возникает путаница между множеством версий одного и того же документа, по ошибке стирается полезная информация, вместо ненужной.

Решить данную проблему возможно только своевременно перемещая  ненужную на данный момент информацию в сжатом виде на отдельные носители, предварительно отобрав файлы с правильными версиями, структурировав и занеся их в учетный каталог. При этом важно сохранить доступность данных для пользователя и обеспечить легкий поиск необходимой информации в созданных архивах.

 

 

Техническое решение  для организации системы документооборота в «бла-бла».

 

Перечень необходимого для реализации проекта оборудования:

 

1. Сервер и оборудование локальной вычислительной сети (имеется);

2. Рабочие станции  оконечных пользователей (имеется);

3. Факсмодем (имеется);

4. Сканер (имеется);

5. Рабочая станция управления электронным документооборотом (имеется);

6. Сервер внутренней электронной почты (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием);

7. Файл-сервер сети (имеется);

8. Сервер базы данных  системы электронного документооборота (может быть параллельно поднят  на сервере с другим целевым  использованием, если не предполагается  слишком интенсивной нагрузки  и позволяет вычислительная мощность  оборудования)

9. Сетевой принтер (имеется).

 

Перечень необходимого для реализации проекта программного обеспечения:

 

1. Программное обеспечение системы электронного документооборота (предлагается продукт компании DIRECTUM);
2. ПО для корпоративной почты: Microsoft Exchange Server (или похожее от других производителей);
3. ПО необходимое для управления локальной сетью (имеется);
4. Пакеты прикладных программ пользователей (имеется);
5. Программа для распознавания сканированных изображений – ABBYY Fine Reader (или аналогичное от другого производителя);
6. MS SQL Server 2000.

 

В качестве программного обеспечения системы электронного документооборота предлагается использовать продукт компании «DIRECTUM».

Компания DIRECTUM специализируется на разработке и продвижении программного обеспечения в области корпоративного электронного документооборота. Основной продукт компании – Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM - разработан на базе инструмента разработки IS-Builder, выпускаемом НПО «Компьютер».