Внедрение электронной системы документооборота

Корпоративная система  электронного документооборота DIRECTUM основывается на использовании современных методов работы с документами:

 

• моментальный доступ к документам всем сотрудникам, кому это необходимо для выполнения своих обязанностей (в пределах полномочий);
• совершенствование системы коммуникаций между сотрудниками с использованием не только вертикальных (руководитель - подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник - сотрудник) связей;
• накопление корпоративных знаний в ходе работы.

 

В системе выделены три  модуля: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Для контроля движения и исполнения документов могут строится различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также уровня автоматизации участников документооборота. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

 

Управление  электронными документами

 

Модуль «Управление  электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, которым оперирует DIRECTUM, является электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки.

 

Организация хранения документов

 

Хранение документов в системе DIRECTUM организовано таким  образом, чтобы облегчить их сохранность  и быстрый поиск.

 

Размещение всех документов в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера избавляет  каждого пользователя от проблем  поиска и доступа к документам, созданным другими пользователями в своих локальных каталогах.

 

В то же время, используя  папки сетевой структуры, каждый пользователь может организовать удобную лично ему иерархию. Это возможно благодаря разграничению прав доступа к документам и тому, что в папку помещается только ссылка, а не сам документ, в результате чего один документ (папка) может «лежать» в двух или более папках, а может не лежать ни в одной папке.

 

Возможности поиска документов

 

Функция поиска документов в системе, безусловно, не ограничивается только организацией структуры папок. DIRECTUM позволяет быстро находить нужные документы по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти электронный документ по содержимому текста с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа.

 

Имеется также возможность  осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:

 

1. специально сохраненный (предопределенный) поиск «Мои последние измененные документы»;
2. возможность задания для любого документа связанных документов по смыслу или логике и перехода от одного связанного документа к другому.

 

Работа  с содержанием документа

 

DIRECTUM позволяет использовать  любые программы для создания  и редактирования электронных  документов MS Word, MS Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и  др.

 

Для быстрого автоматического  создания электронных документов, имеющих одинаковый внешний вид, начальное содержимое текста документа может быть определено шаблоном. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п.

 

Функция импорта документов позволяет легко занести документ в архив из любого файла операционной системы. Кроме того, существует возможность сохранения документа в DIRECTUM непосредственно из приложений MS Office (в меню «Файл» появляется пункт «Отправить в DIRECTUM»).

 

Используя возможность  хранения произвольного количества версий документов, можно сохранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в любой момент вернуться к любой из версий. Каждая версия электронного документа в системе DIRECTUM имеет стадию жизненного цикла: в разработке, действующая, устаревшая, что визуально отображается цветом.

 

Обеспечение конфиденциальности документов

 

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

 

1. контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
2. протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

 

Электронно-цифровая подпись

 

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство  и неизменность документа после  его подписания. С помощью ЭЦП возможно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать документы данного вида, задается для каждого вида электронных документов.

 

ЭЦП, реализованная с  использованием MS CryptoAPI, позволяет системе DIRECTUM интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ.

 

Организация коллективной работы с документами

 

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве возникает проблема одновременного редактирования одного документа двумя или более пользователями. Для решения этой проблемы в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм, предотвращающий возникновение данной ситуации (редактировать документ может только один пользователь, остальные в это время могут его только просматривать).

 

DIRECTUM позволяет также  работать с отдельными документами  в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого есть возможность выписки документа из системы и возврата, а также блокировки документа на время его выписки.

Управление деловыми процессами

 

Кроме работы с документами, Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM предназначена для автоматизации взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов. Это могут быть, например, следующие процессы:

 

• подготовка и согласование документов;
• учет и контроль исполнения устных и письменных распоряжений (резолюций) руководства;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• вынесение на обсуждение предложений сотрудников любого уровня и т.д.

 

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. В процессе решения задачи, в рамках нее появляются задания для каждого из исполнителей задачи. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором.

 

Постановка задачи и  итоги выполнения заданий задаются в виде текста, комментариев и, возможно, с помощью прикрепленных ссылок на электронные документы или  записи справочников системы DIRECTUM.

 

Возможности маршрутизации

 

При назначении исполнителей инициатор оперирует списком  пользователей и группами пользователей.

 

Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной или  последовательной. Кроме того, в  процессе выполнения заданий исполнители  могут создавать подзадачи, тем самым организуется древовидная структура задачи.

 

По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается к инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, отправляет на доработку.

 

Для задачи могут указываться также наблюдатели - условно-пассивные участники задачи, которые не является исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и, по желанию, могут вмешаться в процесс ее выполнения.

 

Управление  процессом выполнения задачи

 

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и  определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом  выполнения задания.

 

Каждая задача имеет  контрольный срок - дату, до которой  задача должна быть выполнена. Если задача не выполнена до контрольного срока, она автоматически помечается как просроченная (выделяется красным цветом).

 

Инициатор задачи (или  его руководитель) в любой момент времени может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

 

• изменить схему движения документов для ускорения;
• назначить замещающего в случае отсутствия исполнителя;
• прерывать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

 

Типовые маршруты

 

Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации  или просто часто повторяемых, могут  быть настроены типовые маршруты.

 

С помощью типового маршрута можно автоматически заполнять  любые поля задачи (в т.ч. список исполнителей, текст задачи), считывать информацию из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов и справочников системы DIRECTUM и т.д.).

 

Работа  с вложениями

 

К задаче может быть привязано  любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы DIRECTUM, что обеспечивает удобное открытие документов, связанных с выполнением работ по задаче непосредственно из задания, полученного исполнителем.

 

Возможность создания задачи с вложением текущего документа позволяет удобно инициировать процесс, связанный с этим документом (например, отправить документ на согласование).

 

Анализ  данных о выполнении заданий

 

Неотъемлемой составляющей управления предприятием является также  накопление и анализ данных о выполнении заданий.

 

Построение различных  отчетов помогает анализировать  загрузку персонала, контролировать исполнительскую  дисциплину и пр.

 

Накопление знаний и  опыта (например, сохранение переписки  по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок, и обосновать принятые решения.

 

В дальнейшем поиск по архиву задач (в т.ч. по содержанию текста задач) позволяет найти конкретное задание, чтобы, например, проанализировать выполнение аналогичных заданий  или использовать их для обучения новых сотрудников.

Канцелярия

 

Если модули «Управление  электронными документами» и «Управление  деловыми процессами» нацелены на «безбумажную»  технологию работы с документами  и предназначены для всех сотрудников  организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами. Тем более, что большинство документов, имеющих юридическую силу, оформлены в бумажном виде и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.

 

Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота и контроль исполнения поручений ложатся на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия». И, естественно, этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

 

1. единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
2. регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
3. осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
4. списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
6. получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.