Внедрение электронной системы документооборота

 

Ведение номенклатуры дел

 

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы.

 

Для каждого дела задается произвольный способ автоматической нумерации  документов внутри дела, кроме того, можно задать сквозной порядок нумерации для группы дел. Он может включать в себя код подразделения, код номенклатурного дела, а также любой другой необходимый реквизит.

 

При подготовке документов для передачи в архив, по каждому  номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

 

Регистрация документов

 

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные  карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

 

В связи с тем, что  в организации регистрация документов не всегда ведется централизованно, в системе используются места  регистрации – то есть рабочие  места секретарей и работников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

 

При перемещении документа  между подразделениями, на каждом месте  регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, а также и между подразделениями.

 

Кроме того, через РКК  осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.

 

Процедура регистрации  проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается  автоматически.

 

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК.

 

По данным РКК распечатываются  журналы входящих и исходящих  документов, а для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

 

Движение  и исполнение документов

 

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При  этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

 

В зависимости от стиля  работы руководителя, документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде.

 

На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может  быть поставлен на контроль с назначением  исполнителей поручений и сроков.

 

Для исполнителей, которые  работают с модулем «Управление  деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:

 

• фиксируется полная переписка по исполнению поручений;
• возможна отправка на доработку;
• гибкая маршрутизация и т.д.

 

В последствии, по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование  принятого решения.

 

Если же модуль «Канцелярия» используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, фиксируются секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.

 

При работе с электронными документами все перемещение документов осуществляется через задачи, но когда возникает необходимость воспользоваться бумажным оригиналом, на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени.

 

По тем же принципам  строится и работа с исходящими и внутренними документами.

 

Поиск и  анализ информации

 

С момента регистрации  любого документа в системе, можно  найти как его регистрационную  карточку, вместе с информацией о  местонахождении и ходе исполнения документа, так и сам электронный документ.

 

Система осуществляет поиск  по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному  сочетанию.

 

Кроме того, можно использовать аналитические отчеты: Документы  на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату и т.д.

Администрирование и настройка  системы DIRECTUM

 

Система DIRECTUM построена  на базе инструмента разработки информационных систем IS-Builder и использует в качестве сервера баз данных Microsoft SQL Server 2000. Благодаря этому DIRECTUM обладает высокой масштабируемостью, надежностью и имеет широкие возможности администрирования и адаптации системы под нужды конкретной организации.

 

Возможности администрирования

 

Информационная безопасность системы DIRECTUM обеспечивается за счет гибкого регулирования прав доступа к данным и автоматизированного контроля за целостностью данных, а также протоколированием работы всех пользователей.

 

В состав системы входят утилиты администратора, позволяющие  управлять пользователями, группами пользователей (добавлять, настраивать права и т.д.), управлять серверной частью системы DIRECTUM, процессом обмена данными при репликации.

 

Помимо указанных утилит существуют агенты администрирования, на которые возлагается выполнение единообразных, регулярно выполняемых действий (запуск агента репликации, резервное копирование базы данных, обновление полнотекстового индекса и т.д.), что значительно облегчает администрирование системы.

 

Возможности адаптации системы

 

Специалистам, осуществляющим поддержку информационной системы, может предоставляться инструмент разработки IS- Builder. Использование этого средства позволяет адаптировать DIRECTUM к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и её интеграцию с другими системами, в том числе силами программистов заказчика. С помощью инструмента IS-Builder, в DIRECTUM возможна гибкая настройка для каждого типа электронных документов своего вида карточки (состав реквизитов, форма, бизнес-логика). Для этих целей можно использовать поля различных типов (числовые, строковые, в том числе и поля из справочников), элементы форм (табличные части, закладки, разделы); настраивать логику поведения карточки (автозаполнение полей и вычислений на полях, например, специальная автонумерация документов или проверки корректности заполнения карточки).

 

При необходимости интеграции с финансово-учетными и ERP-системами, с помощью IS-Builder возможно решение  следующих задач:

 

• использование единых справочников как в учетной системе, так и в системе DIRECTUM (например, справочники организаций, подразделений и пр.);
• привязка электронных документов к записям учетной системы (например, быстрое обращение от записи договора в учетной системе к его тексту, протоколам, актам и пр. в DIRECTUM);
• сохранение получаемых отчетов учетной системы как отдельных документов в системе DIRECTUM.

 

Кроме того, существуют богатые  возможности по настройке отчетов, формируемых в Word и Excel.

 

Территориально-распределенная работа системы

 

Существует два способа  организации территориально-распределенной работы системы DIRECTUM: с помощью сервера репликации данных и с помощью сервера WEB-доступа.

 

Сервер репликации используется, как правило, для организаций, имеющих  несколько удаленных локальных  сетей, где необходим постоянный оперативный доступ к данным системы. Механизм репликации позволяет выстраивать иерархию серверов системы DIRECTUM, назначать различные условия выборки передачи данных, что позволяет поддерживать информацию в актуальном состоянии, в то же время снижая объемы и время обмена данными. Обмен данными между серверами осуществляется в режиме сеансов связи (off-line) с произвольным способом передачи данных (электронная почта, прямое соединение, передача на диске).

 

Для компаний, сотрудникам  которых часто приходится работать за пределами офиса и которым необходим доступ к актуальным данным, например, во время командировок, разработан сервер WEB-доступа. Каждый сотрудник организации, находящийся за пределами офиса, с помощью любого WEB-браузера может обратиться к документам системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль. При этом разграничение прав доступа к документам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника. Использование Сервера WEB-доступа позволяет читать, изменять, быстро находить нужные документы по заданным критериям, в т.ч. по тексту. При этом, работа с документами ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали находясь в офисе.

 

Технические характеристики

 

Требования к аппаратной части сервера меняются в зависимости от количества одновременно работающих пользователей, объема данных и колеблются от Pentium 1000 MHz / RAM 512 Mb / HDD 20 Gb (данные, журнал транзакций, резервные копии) для 10 пользователей, до специализированных многопроцессорных серверов для 100 и более пользователей. На сервере должны быть установлены: Microsoft Windows 2000 Server и сервер баз данных Microsoft SQL Server 2000.

 

В качестве рабочей станции  для функционирования системы необходим  персональный компьютер, работающий под Microsoft Windows 98 / 2000 Pro / XP (рекомендуется от Celeron 600 MHz / RAM 128 Mb).

 

Предполагаемая  стоимость внедрения проекта

 

№	Статья расходов	Стоимость	Кол-во	Общая стоимость
1.	Серверное оборудование:			2 041 $
	Сервер HP ProLiant ML350 T03, Xeon 2.8GHz	1 493 $	1	1 493 $
	Модуль памяти Compaq DIMM-184 256MB, для серверов ProLiant ML350	167 $	2	334 $
	Монитор Монитор HP Compaq S7500, 17", CRT	199 $	1	199 $
	Клавиатура Top Device KB 2225, проводн., PS/2	10 $	1	10 $
	Мышь Genius PowerScroll+, опто-механическая, проводн., 3 -кноп., скролл, USB (Тип А)	5 $	1	5 $
2.	Программное обеспечение  системы DIRECTUM:			94 100 руб.  (3 140 $)
	1) Сервер системы – комплект  типа Standart (включает серверную лицензию, один комплект документации, инсталляционный CD, лицензионное обслуживание на 1 год)	9 600 руб.	1	9 600 руб.
	2) Клиентская лицензия пользователя (включает модули «Управление  электронными документами», «Управление  деловыми процессами», «Канцелярия», а также средства администрирования)	5 600 руб.	100	56 000 руб.
	3) Сервер веб-доступа (для обеспечения  доступа к электронным документам  с помощью Интернет-браузера)	28 500 руб.	1	28 500 руб.
3.	Microsoft Exchange Server 2003 Standart Edition, полный пакет, 5 клиентов, английский	1 338 $	1	1 338 $
4.	ABBYY FineReader Pro 7.0, полный пакет	101 $	1	101 $
5.	Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition 2000, полный пакет, 1 процессор, английский, Unlimited Clients	5 240 $	1	5 240 $
	ИТОГО:	11 860 $ (355 800 руб.)

 

 

Список использованной литературы.

1.     Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.: ил.

2.     Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.: ил. – (серия “Краткий курс”).

3.     Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet,   защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.

4.     www. osp. ru

5.     www. kv. by

6.     www.megashop.ru/