Возрастание результативности работы работников отдела управления резервами и оптимизация размеров резервов товаров на складе

Информационная логистическая подсистема обеспечивает выполнение следующих функций:

- сбор информации о состоянии резервов на складе, резервах в пути, прогнозе потребности;

- подготовка и ввод данных, нужных настроек в БД;

- анализ конструкции резервов;

- реализация стратегии управления резервами компании;

- расчет нормативного яруса резервов (оптимального резерва) и/или точки заказа;

- вывод рекомендаций по частоте и объемам закупок;

- формирование заказа подрядчикам в виде электронного документа и итог итогов на отображение;

- печать заказа подрядчику;

- контроль выполнения заказа;

- обеспечение доступа к просмотру данным о заказах подрядчикам должностным лицам, в соответствии с их должностными полномочиями.

Логистическая информационная подсистема должна исполнять следующие нефункциональные требования:

- полноты и пригодности информации для пользователя. Логистический администратор должен располагать нужной и полной и довольной информацией для принятия решений (из службы маркетинга и сбыта, службы транспортировки, со склада), причем в нужном ему виде;

- гибкости. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для работников отдела управления резервами на складе, иметь особенно комфортный для них вид (графики, срезы данных). Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты и другие документы обязаны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к допустимому диалоговому режиму для многих пользователей.

- подходящий формат данных. Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры обязаны облегчать машинную обработку информации;

- масштабируемость. Желанно, дабы логистическая информационная подсистема могла поддерживать работу как нескольких пользователей, так и несколько сотен пользователей;

- открытость. Подсистема управления резервами не может существовать в отрыве от других подсистем, скажем подсистемы управления сбытом, управления перевозками. Для этого подсистема должна поддерживать всеобщие эталоны обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для допустимой доработки и интеграции с другими подсистемами;

- резервное копирование данных. Должно быть организовано резервное копирование данных на протяжении каждого периода работы;

- быстродействие. Подсистема должна обеспечивать максимально допустимую степень быстродействия с учетом нагрузки операций.

 

2.2 Информационное  обеспечение

 

Информационное обеспечение (ИО) предуготовлено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Впрочем, невзирая на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций непрерывно выявляется целый комплекс классических недостатков:

- чрезвычайно крупный объем документов для ручной обработки;

- одни и те же показатели зачастую дублируются в различных документах;

- работа с огромным числом документов отвлекает экспертов от решения непосредственных задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не применяются.

Устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Разработка информационного обеспечения включает подготовку документов, содержащих информацию, нужную для решения задачи, и обзор этой информации. Такой обзор дозволит произвести формализацию данных, которая имеет целью их однозначное определение для хранения, поиска и обработки во внутримашинной сфере.

                           Информационная модель и ее изложение

Для проведения обзора данных нужно выделить информационные объекты (ИО) предметной области (таблица 1).

                                                                                              Таблица 1

Информационные объекты предметной области

Имя ИО	Реквизиты ИО	Ключевые реквизиты	Признак ключа	Семантика (описание)
Bank	Bank_Code Bank_Name Bank_Town Bank_Address Bank_House Bank_Postal_Code Bank_BIK Bank_k_schet	Bank_Code	Простой	Данные о банках, счета в которых открыты поставщиками и клиентами компании
Supplier	Supplier_Code Supplier_Name Supplier_INN Supplier_KPP Supplier_OGRN Supplier_Settlement_Account Bank_Code Supplier_Index Supplier_Town Supplier_Address Supplier_House Supplier_Phone_Number Supplier_Fax Supplier_E_mail Supplier_Website Supplier_Contact_Name	Supplier_Code	Простой	Данные о поставщиках
Order	Order_ID Worker_ID Supplier_ID Good_ID Order_Amount Order_Price Order_Status	Order_ID	Простой	Данные о заказах поставщику
Contract	Contract_Number Contract_Status Contract_Date Contract_Sum Expiration_Date Planned_Execution_Date Order_Code	Contract_Number	Простой	Данные о договорах с поставщиками
Invoice	Invoice_Code Invoice_Number Адрес банка Invoice_Sum Invoice_Real_Execution_Date Contract_Number	Invoice_Code	Простой	Данные о товарно-транспортных накладных
Receipt	Goods_Code Invoice_Code Receipt_Quantity Receipt_Price Receipt_Sum	Goods_Code Invoice_Code	Составной	Информация о подрядчиках
Client	Client_Code Client_Name Client_KPP Client_OGRN Client_Settlement_Account Bank_Code Client_Index Client_Town Client_Postal_Address Client_House Client_Phone_Number Client_Fax Client_E_Mail Client_Contact_Name	Client_Code	Простой	Данные о клиентах компании
Client_Request	Client_Request_Code Request_Date Request_Sum Client_Code Worker_Code	Client_Request_Code	Простой	Данные о заказ клиентов
Client_Contract	Client_Contract_Number Client_Contract_Status Client_Contract_Date Client_Expiration_Date Client_Execution_Date Client_Order_Code	Client_Contract_Number	Простой	Данные о договорах с клиентами
Client_Invoice	Client_Invoice_Code Client_Invoice_Number Client_Invoice_Date Clent_Contract_Number Clent_Execution_Date	Client_Invoice_Code	Простой	Данные о расходных накладных
Sale	Client_Invoice_Code Goods_Code Sale_Quantity Sale_Price Auto	Client_Invoice_Code Goods_Code	Составной	Данные о продажах товаров клиентам
Auto	Gos_Number Auto_Type Worker_ID Auto_Name Auto_Picture upsize_ts	Gos_Number	Простой	Данные об автомобилях, осуществляющих доставку товара
Auto_Type	ID_Auto_type Auto_Type	ID_Auto_type	Простой	Данные о типах авто
Worker	Worker_Code Last_Name First_Name Patronymic Position_Code Passport_Series Passport_Number	Worker_Code	Простой	Данные о сотрудниках компании
Capacity	Position_Code Position	Position_Code	Простой	Справочник должностей
Goods	Goods_Code Goods_Name Goods_Quantity Unit_Code Group_Code	Goods_Code	Простой	Данные о товарах
Unit	Unit_Code Unit	Unit_Code	Простой	Справочник единиц измерения
Goods_Group	Group_Code Group_Name	Group_Code	Простой	Справочник групп товаров
Good_Param	Param_Code Good_ID Good_Delivery_Cost Good_Delievery_Time Good_Max_Stock Good_Threshold_StocK Good_ABC_Group	Param_Code	Простой	Данные о характеристиках товаров
Supplier_PriceList	Supplier_ID Good_ID Good_Price	Supplier_ID Good_ID	Составной	Данные прайс листов поставщиков
Inventory	Inventory_ID Good_ID Inventory_Quantity Inventory_Date	Inventory_ID	Простой	Данные об инвентаризации товаров

 

В таблицу были вынесены все информационные объекты, отображающие используемые в системе данные.

            Нормативно-справочная и входная информация

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 80% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы. Правильная организация хранения постоянной информации, приведет к устранению нежелательных моментов, таких как: дублирование информации, сложный поиск необходимых данных, уменьшение объема хранимых данных.

К нормативно-справочной информации, используемой в проекте, относится информация о:

• банках (таблица 2);
• клиентах (таблица 2);
• поставщиках (таблица 4);
• товарах (таблица 5);
• группах товаров (таблица 6);
• единицах измерений товаров (таблица 7).

                                                                            Таблица 2

Нормативно-справочная информация «Банки» (Bank)

                                                                            

 

 

 

 

Таблица 3

Нормативно-справочная информация «Клиенты» (Client)

                                                                                       Таблица 4

Нормативно-справочная информация «Поставщики» (Supplier)

                                                                           

 

 

 

 

 

   Таблица 5

Нормативно-справочная информация «Товары» (Goods)

                                                                                       Таблица 6

Нормативно-справочная информация «Группы товара» (Goods_Group)

           

                                                                                 Таблица 7

Нормативно-справочная информация «Единицы измерения» (Unit)

 

 

 

 

Представленная информация выступает в качестве справочных данных. Общепризнанные функции всякого справочника это:

- хранение непрерывной информации;

- оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в итоге решения комплекса задач;

- предоставление нужных данных по запросу пользователя.

В качестве входной информации в данном плане выступают данные о договорах, заказах заказчиков, прайс-листах подрядчиков, представленные в таблицах 8, 9, 10.

 

 

Таблица 8

Входная информация «Договоры клиентов» (Client_Contract)

                                                                           Таблица 9

Входная информация «Заказы клиентов» (Client_Request)

                                                                             Таблица 10

Входная информация «Прайс-листы поставщиков» (Supplier_PriceList)

 

             Характеристика выходной информации

Выходная информация по задаче формируется на основе входных данных.

Выходная информация в системе представлена в виде форме печатных документов, примеры которых приведены в приложении к курсовому плану :

• выходной документ «Заказ на поставку» (приложение 3);
• выходной документ «Договор»;
• выходной документ «Товарно-транспортная накладная» (приложение 5);
• внутренние отчеты компании (приложение 6).

2.3 Программное обеспечение

 

Образование заказа на поставку товара обеспечивается выполнением дальнейшей последовательности операций:

- сбор информации о заказах, заключенных договорах с заказчиками, а также о прогнозе потребности на строительные и отделочные материалы из подсистемы управления продажами логистической системы;

- проведение ABC-обзора, в итоге которого товарам будет присвоена группа;

- формирование электронной формы заказа на поставку товара;

- запись документа в базу данных;

- отправка сформированного документа подрядчику.

При первом запуске программы пользователю нужно ввести логин и пароль пользователя. Позже проверки введенного пароля начинается загрузка основного окна программы, если пароль соответствует паролю работника отдела, либо пользователю предлагается ввести пароль еще раз, если пароль не «распознан» программой. В этом случае пользователь может ввести логин и пароль пользователя еще раз либо отказаться от последующей работы с программой, нажав кнопку «Отмена».

В случае успешной авторизации пользователь получит доступ к подсистеме, основная форма которой представлена на рисунке 6

Рис.6 Главная форма программы

 

Основные формы подсистемы приведены в приложении 7.

На главной форме представлено навигационное меню, основные пункты которого дублируются кнопками на панели инструментов.

Схема навигации по главному меню подсистемы для пользователей отдела управления запасами представлена на рисунке 7

Рис. 7 Схема навигации пользователей отдела управления запасами

 

Пункт меню «Справочники» предуготовлен для просмотра нормативно-справочной информации. Раскрыв данное меню, дозволено предпочесть необходимый справочник из списка (приложение 7, рис. 1).

Для всякого справочника выделена отдельная форма просмотра и редактирования.

Пункт меню «Правка» предуготовлен для добавления, редактирования либо удаления какого-нибудь документа. При выборе подпункта меню «Добавить» либо «Редактировать» откроется форма-редактор (приложение 7, рис. 2).

Пункт меню «Поиск» предуготовлен для поиска информации по разным критериям. Для всей вкладки пункты меню свои.

Пункт меню «Отчеты» разрешает сформировать отчеты по товарам, продажам, закупкам, а также отчет по инвентаризации.

Под основным меню расположены вкладки:

- «Поставки товара»;

- «Продажи товара»;

- «Товары»;

- «Заказы подрядчикам»;

- «ABC-обзор»;

На взносе «Поставки товара» отображается информация обо всех договорах с подрядчиками и связанных с ними убыточными (приложение 7, рис. 3).

Слева представлены все договоры, которые когда-либо заключались с подрядчиками. Из списка дозволено предпочесть просмотр всех договоров либо договор надобного номера. Серым цветом выдаются закрытые договоры.

На взносе «Продажи товара» отображается информация обо всех договорах с заказчиками и связанных с ними расходными убыточными (приложение 7, рис. 4).

Вкладка «Товары» предуготовлена для отображения информации об имеющихся товарах. Для большей наглядности данные представлены также в графической форме в виде диаграммы (приложение 7, рис. 5).

На вкладке «ABC-обзор» дозволено провести обзор выбора товара 2 методами - эмпирическим способом и способом суммы. С поддержкой настроек допустимо задать разные параметры выделения групп, также предпочесть период времени, когда необходимо провести обзор. В итоге обзора, данные будет отнесены к какой-нибудь группе и выделены определенным цветом (приложение 7, рис. 6).

На вкладке «Заказы подрядчикам» формируется таблица с разными колляциями товаров: группе, к которой был отнесен товар позже проведения ABC-обзора, наивысший резерв товара, нынешнее число товаров на складе и оптимальные размеры резервов, которые нужно заказать подрядчику, а также промежуток времени между поставками (приложение 7, рис. 7). Цветом выделены товары, которые в ближайшее время закончатся и которые соответственно нужно заказать. При нажатии кнопки «Сформировать заказ», данные записываются в бланк заказа и базу данных.