Знакомство с Microsoft Word. Основные возможности программы

Знакомство  с Microsoft Word.

Основные  возможности программы.

• Теоретические сведения.

НАЧАЛО  РАБОТЫ С WORD.

Microsoft Office Word 2007 является популярнейшей прикладной программой для создания и обработки текстовых документов, которая обладает множеством возможностей настольной издательской системы по работе с текстами различной структуры и сложности. Интерфейс пользователя Word 2007 существенно отличается от интерфейсов Word97-2003. Со средой Word 2007 можно ознакомиться на страничке http://office.microsoft.com

НАЗНАЧЕНИЕ  ПРОГРАММЫ

Автоматизация всех видов деятельности с текстами. Функции – создание, редактирование, формирование, сохранение, обработка и вывод на печать. Word 2007 – профессиональный текстовый редактор, по своим возможностям приближающийся к настольным редакционно-издательским системам.

Интерфейс программы MS Word. Интерфейс программы Word-2007 – стандартен для графической операционной среды Windows, однако имеет свои особенности.

Кнопка Microsoft Office. Меню Файл было заменено в Microsoft Office Word 2007 кнопкой Microsoft Office. Нажмите эту кнопку, расположенную в левом верхнем углу окна программы, чтобы отобразить команды для открытия, сохранения, печати документов и изменения параметров Word. Там же находится список последних открытых файлов.

Панель быстрого доступа. Это небольшая область в левом верхнем углу. Она содержит команды, которые многократно используются каждый день: Сохранить, Отменить и Повторить. На эту панель можно также поместить другие команды, которые будут доступны независимо от того, какая вкладка активна.

 

 

 

 

 

Лента  – основа интерфейса Word 2007.

Три элемента ленты. Лента состоит из трёх основных элементов: вкладки, группы, команды.

1. Вкладки. В верхней части ленты расположены шесть вкладок. Во вкладку объединяются команды, представляющие определённую область деятельности, сценарий или задачу.
2. Группы. На каждой вкладке имеется несколько групп, состоящих из связанных общим назначением команд.
3. Команды. Командой называется любой элемент управления, например, кнопка, раскрывающийся список или поле для ввода данных.

На первый взгляд, некоторые команды из предыдущей версии приложения Word не отображаются. Однако в правом нижнем углу некоторых групп имеется стрелка. Эта стрелка называется кнопкой вызова диалогового окна. При нажатии на нее будут отображены дополнительные возможности, связанные с этой группой. Как правило, эти возможности отображаются в виде диалогового окна, подобного диалоговым окнам предыдущей версии Word, либо в привычной области задач. В новой версии Word некоторые появляются только по мере необходимости – в зависимости от выполняемой в данный момент задачи. Это контекстные вкладки или вкладки приложения. Например, в документ был вставлен рисунок и требуется произвести с ним некоторые действия. Например, обрезать или изменить стиль обтекания рисунка текстом. Где расположены эти команды? Необходимо выделить рисунок, после чего на ленте появится контекстная вкладка Работа с рисунками. Если щёлкнуть мышью вне рисунка, вкладка Работа с рисунками исчезнет. При работе с другими объектами, например, с таблицами, изображениями, диаграммами или графиками, на ленте также появляются временные вкладки. Вкладки приложения заменяют стандартный набор вкладок при переходе из одного документа в другой.

ДРУГИЕ  ЭЛЕМЕНТЫ ОКНА

Элементами  окна также являются полосы прокрутки и горизонтальная, вертикальная масштабные линейки. Горизонтальные и вертикальные линейки в приложении Word используются для выравнивания текста, рисунков, таблиц и других элементов документа. Чтобы отобразить или скрыть горизонтальные и вертикальные линейки, щёлкните значок вывода линейки в верхней части полосы прокрутки.

На горизонтальной линейке: 1) Движок или слайдер, позволяющий вставить отступ абзаца слева; 2) Отступ абзаца справа – небольшая диагональная стрелка; 3) отступ первой строки абзаца.

• Практическая часть.

Выделение текста можно выполнить следующим образом:

• Щёлкните левой кнопкой мыши в начале текстового блока, далее нажмите и удерживайте клавишу SHIFT, а затем щёлкните левой кнопкой мыши в конце блока.
• Установите указатель мыши в начале текстового блока и, нажав левую клавишу мыши, выделите требуемый блок, отпустите клавишу мыши.
• Выполните двойной или тройной щёлчок левой кнопкой мыши в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения.

Для снятия выделения текста щёлкните левой  кнопкой мыши в любом месте  документа.

Скопируйте блок текста в любое  место документа текстового процессора Word.

Для копирования текста его необходимо выделить, а затем  выполнить одно из следующих действий:

• Щёлкнуть на пиктограмме Копировать на ленте, установить курсор в требуемое место документа и щёлкнуть на пиктограмме Вставить на ленте.
• Установить указатель мыши на выделенный текст и нажать левую кнопку мыши, далее нажав кнопку Ctrl, перетащить блок текста в требуемое место.
• Установить указатель мыши на выделенный текст, нажав правую кнопку мыши, перетащить блок текста в требуемое место, отпустить кнопку и из контекстного меню выбрать команду Копировать.
• Для копирования блока текста примените сочетание клавиш Ctrl+C, а для вставки в требуемое место – сочетание Ctrl+V.

Переместите блок текста в новое место документа  текстового процессора Word.

Для перемещения блока текста его  необходимо выделить, а затем выполнить  одно из следующих действий:

• Щелкнуть на пиктограмме Вырезать на ленте, установить курсор в требуемое место документа и щёлкнуть на пиктограмме Вставить на ленте.
• Установить указатель мыши на выделенный текст и, нажав левую кнопку мыши, перетащить блок текста в требуемое место
• Установить указатель мыши на выделенный текст, нажав правую кнопку мыши, перетащить блок текста в требуемое место, отпустить кнопку и из контекстного меню выбрать команду Переместить.

Сохранение  результата.

Чтобы предотвратить  перезапись исходного документа, воспользуйтесь командой Сохранить как для создания нового файла сразу после открытия исходного документа. 

Для сохранения документа выполните  следующее:

• Откройте документ, который нужно использовать как основу для нового документа;
• Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как;
• Введите имя документа и нажмите кнопку Сохранить;
• Word сохранит документ в месте по умолчанию.

Для открытия сохраненного документа  выполните:

• Нажмите кнопку Microsoft Office /открыть;
• В раскрывшемся окне диалога Открытие документа в раскрывающемся списке.
• Выделите файл с именем документа и щёлкните на кнопке ОК, в окне приложения будет отображаться окно документа.

Форматирование  документа

Microsoft Word 2007 – мощный редактор или текстовый процессор. Редактор Word 2007 включает сотни инструментов. Эти инструменты интуитивно понятны и позволяют быстро создавать документы.

К основным этапам создания документов относятся:

• Ввод текста (таблиц, рисунков, графических объектов).
• Редактирование содержимого документа.
• Форматирование документа.
• Проверка правописания.
• Печать текста.
• Сохранение файла.

 

Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так  и после его ввода. Редактирование документа – это внесение изменений  в содержимое документа. Кроме того, к редактированию относится выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк, фрагментов текста.

В Word 2007 имеются различные средства для выполнения редактирования текста документа. Используется средство «перетащи и отпусти» (Drag and Drop); применяются команды: выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена, «найти и изменить», проверка правописания и другие команды. В основном средства редактирования текста или группы команд (Буфер обмена и Редактирование, выделение красными рамками) для работы с текстом размещены на вкладке Главная.

Редактирование символов.

На уровне редактирования символов используются клавиши клавиатуры Backspace или Delete. Причём Delete применяется, когда необходимо удалить символ, расположенный от курсора справа.  Для удаления символа, расположенного слева от курсора, используют клавишу  Backspace.

Редактирование строк.

К операциям редактирования для  строк относятся: удаление строк, разделение строк, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки. Для разделения строк и вставки пустой строки  используется клавиша Enter. Для слияния двух строк в одну применяют клавишу Backspace или Delete.

Редактирования фрагментов (непрерывной части текста)

Для удаления, вырезания, копирования и перемещения фрагмента необходимо его выделить. Выделить фрагмент можно с помощью команды Выделить на вкладке Главная, можно с помощью манипулятора «мышь», для этого надо установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать левую кнопку мыши и переместить указатель мыши в требуемое место.

Для выделения большого фрагмента  надо щёлкнуть левой кнопкой мыши в начале фрагмента, нажать клавишу Shift, и щёлкнуть левой кнопкой мыши в конце фрагмента. Для выделения нескольких несмежных фрагментов, надо выделить один фрагмент, а затем нажать клавишу Ctrl и выделить следующий фрагмент и т.д. Выделить весь текст документа можно с помощью клавиатуры (сочетание клавиш – Ctrl+A).

Выделить один или несколько  символов, строку или фрагмент текста можно с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая клавишу Shift, или предварительно включить режим расширенного выделения, нажатием клавиши F8 (для отмена режима расширенного выделения надо нажать клавишу Esc).

В Word применяются различные способы выделения слов, строк, предложений, абзацев (одинарный, двойной или тройной щелчок мыши в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения). Выделенный текст можно копировать и перемещать как с помощью буфера обмена, так и средствами редактирования «перетащи и отпусти» (Drag and Drop).

После выделения фрагмента , его можно копировать и перемещать следующими способами:

• Используя левую кнопку мыши (перетащи и отпусти).
• Используя правую кнопку мыши (перетащи и отпусти).
• С помощью команд на вкладе Главная (Копировать, Вырезать, Вставить)
• С помощью команд контекстного меню (при щелчке правой кнопкой мыши на выделенном тексте).
• С клавиатуры (набор клавиш: Ctrl+C – копировать,  Ctrl+V – вставить).

Для отмены ошибочного действия в Word применяется операция откатки. Пиктограмма отмены выполненной операции находится на панели быстрого доступа. Чтобы отменить последнее выполнение действия, достаточно выполнить команду Отменить. Кроме команды откатки на панели быстрого доступа размещена команда отмены откатки.

Редактирование текста в Word 2007 с помощью средств Найти и Заменить текст.

Средство Найти и Заменить, расположенное на вкладке Главная, позволяет значительно ускорить процесс редактирования (правки) большого текста. Кроме того, с помощью этой команды можно осуществлять поиск и замену определённых параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Вставка Экспресс-блоков как средство редактирования.

Многократная вставка сохранённого фрагмента текста или Экспресс-блока часто применяется в Word 2007 для редактирования большого документа (курсовой работы, реферата и т.д.). Технология использования средства Экспресс-блоков состоит в следующем.

Часто используемый блок текста сохраняется  как стандартный блок. Для этого  необходимо выделить фрагмент текста и щёлкнуть на пиктограмме «Экспресс-блоки» в группе Текст на вкладке Вставка, в открывшемся списке выбрать команду «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию Экспресс-блоков».

После сохранения выделенного фрагмента  текста (с назначенным именем) в галерее Экспресс-блоков, его можно многократно использовать для вставки в текст документа. Для вставки блока текста надо щёлкнуть на пиктограмме Экспресс-блоки и в раскрывшейся галерее выбрать имя требуемого Экспресс-блока.

Проверка правописания как средство редактирования.

К редактированию можно отнести  и операцию проверки правописания. Команда проверка правописания находится на вкладке Рецензирование. Для проверки орфографии и грамматике в тексте документа необходимо установить курсор вначале текста и щёлкнуть на Правописание.

После проверки появится окно диалога в котором надо щёлкнуть ОК.

Форматирование текстов  и документов Word 2007 в ручном режиме.

После редактирования текста необходимо изменить его внешний вид, т.е. оформить документ или выполнить его форматирование. Word 2007 позволяет форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы, разделы и документы в целом.

К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчёркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д.