Знакомство с Microsoft Word. Основные возможности программы

К элементам форматирования таблиц можно отнести границы и заливку.

Основные параметры форматирования страницы: границы рабочего поля (поля сверху, снизу, слева, справа), размеры страницы, ориентация страниц.

К форматированию разделов относится  создание новых разделов со следующей  страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок  и т.п.

Форматирование документа в  целом – это форматирование номеров  страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.п.

В Word 2007 основные средства форматирования текста, абзацев и таблиц помещены на вкладке Главная. Для быстрого форматирования вручную символов (текста) и абзацев можно использовать команды в группе Шрифт и Абзац на вкладке Главная.

Кроме того, команды форматирования доступны на Минипанели инструментов, которая появляется при наведении указателя мыши на выделенный фрагмент текста.

Формат по образцу.

Полезной  при форматировании текста в документе  является кнопка Формат по образцу, которая переносит параметры форматирования указанного объекта на выделяемый фрагмент. Чтобы перенести все заданные параметры форматирования на новый абзац необходимо:

• Установить курсор в любом месте абзаца, параметры которого мы хотим использовать.
• Нажать кнопку Формат по образцу на вкладке Главная – Буфер обмена.
• Выделить текст, на который необходимо перенести форматирование

Многоколоночный текст.

Кнопка Колонки панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы служит для разбивки текста страницы на несколько колонок (подобно газетной верстке). Пользователю предлагается пять вариантов расположения выделенного текста в колонки. Опция Другие колонки вызывает окно Колонки и служит для более гибкой настройки колонок. Все функции настройки интуитивно понятны.

Форматирование текста документа  и его абзацев с помощью  стилей

Основные понятия.

Стили предназначены для автоматического  изменения внешнего вида документов и его абзацев. Дело в том, что  при создании нового документа, по умолчанию  он основан на шаблоне Обычный. При этом весь текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 12 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

Документ, в котором всему тексту назначен стиль Обычный, является невыразительным. Для изменения внешнего вида такого документа его надо отформатировать или назначить для его абзацев различные стили. Как известно, весь текст документа Word состоит из абзацев. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные или маркированные) и т.д.

Стиль – это набор параметров форматирования, который применяется к тексту документа, чтобы быстро изменить его внешний вид. Стили позволяют применить одновременно всю группу атрибутов форматирования  к тексту документа. Существует три типа стилей: стиль символа, стиль абзаца, стиль таблицы.

Итак, после  того как документ автоматически  отформатирован, можно воспользоваться  библиотекой стилей и назначить  требуемый стиль документу и  его абзацам.

Форматирование  текста в документах Word 2007 можно осуществлять в ручном режиме, или с помощью библиотеки стилей. Styles предназначены для оформления его документа и его абзацев. Style – это набор форматирующих команд, сохраняемый под определенным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную фрагменты текста.

Styles документов Word 2007 можно:

• Переименовать, т.е. изменить имя существующего стиля.
• Применять, т.е. применять другие styles к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей).
• Изменять существующие styles.
• Создавать новые styles.

Внимание! Все операции со стилями (переименовать, применять, изменять и создавать) могут  выполняться только над выделенными абзацами (фрагментами текста) или над абзацем, в котором установлен курсор. По умолчанию во вновь создаваемые документы Word вводится текст в стиле Обычный (Экспресс-стиль). В этом стиле установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт – (Calibri – по умолчанию) + Основной текст, выравнивание символов – по левому краю, междустрочный интервал – множитель 1,15 ин., интервал После абзаца – 10 пт., Запрет висячих строк.

Экспресс-styles – это наборы различных вариантов форматирования текстов, которые отображаются в виде эскизов в коллекции экспресс-стилей. Коллекция экспресс-стилей используется для быстрого применения стилей к абзацам или фрагментам текста документа. При наведении указателя мыши на эскиз экспресс-стиля можно увидеть, как выделенный фрагмент текста или абзац, в котором установлен курсор, примет выбранное форматирование.

 

 

Существует  три основных типа стилей:

• Style текста задает параметры форматирования выделенного фрагмента текста внутри абзаца (обозначение  - а).
• Style абзаца содержит параметры форматирования абзацев (обозначение - ¶).
• Style таблицы содержит параметры форматирования таблицы.

Абзацы, содержащие параметры форматирования фрагмента текста и абзацев, обозначаются - а¶.

В группу Styles на вкладке Главная помещены три кнопки для работы со стилями:

• Дополнительные параметры (форматирование заголовков и другого текста).
• Изменить Styles (изменение набора или коллекции стилей, цветов и шрифтов, используемых в документе).
• Открытие окна стилей.

Экспресс-стиль  можно применять к выделенному  абзацу или абзацу, содержащему курсор. Для предварительного просмотра  нового формата абзаца надо навести указатель мыши на эскиз стиля, а для применения нового стиля надо нажать на выбранном эскизе стиля, он будет выделен рамкой.

В нижней части коллекции размещены три  команды. Команда «Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль» позволяет переименовать Style абзаца или переформатировать абзаца или переформатировать абзац, т.е. создать новый стиль и сохранить его под уникальным именем или изменить стиль.

Вторая  команда галереи экспресс-стилей – «очистить формат», которая преобразует любой формат в Обычный.

А третья команда «Применить стили» позволяет применить другой Style к тексту, выбрав его из раскрывающегося списка или изменить существующий стиль. Для изменения стиля надо в окне диалога щёлкнуть на кнопке Изменить. Откроется окно диалога «Изменение стиля», в которое можно ввести некоторые параметры (Имя, Основан на стиле, Стиль следующего абзаца), вновь отформатировать и установить флажок «Добавить в список экспресс-стилей», а переключатели установить в режим «только в этом документе» или «в новых документах, использующих этот шаблон» и щёлкнуть ОК.

Вторая  кнопка в группе стили – «Изменить стили». Эта кнопка используется для изменения коллекции или набора экспресс-стилей, цвета, шрифта. В Word используется множество коллекций экспресс-стилей. Для выбора другой коллекции надо щёлкнуть на кнопке «Изменить стили», затем щёлкнуть на кнопке «Набор стилей», раскроется список коллекций (Word 2003, Word 2007, Изысканные и т.д.), из которого можно выбрать требуемую коллекцию, установив флажок.

Третья  кнопка в группе стили – «Открытие окна стилей». При щелчке на кнопке «Открытие окна стилей» открывается область задач «Стили», в которой отображаются стили абзацев и текста, в которых установлен курсор. При наведении указателя мыши на стили будут отображаться их параметры.

Для настройки  панели стилей надо щёлкнуть на команде «Параметры…» в области стилей, откроется окно диалога «Параметры области стилей».

В этом окне можно установить отображаемые стили  в области стилей, порядок сортировки, установить флажки в группе «Отображать как стили» и т.д.

В окне диалога «Инспектор стилей», вызываемом нажатием второй нижней кнопки («А») в области стилей, отображаются параметры форматирования стилей абзаца и текста. Кроме того, щёлкнув на третьей нижней кнопке в области стилей («АА»), можно вызвать окно диалога «Управление стилями» для настройки «Автозамены», «Автоформата», и выполнения других настроек.

Шаблоны в Microsoft Word 2007. Подготовка и оформление текстовых документов в текстовом процессоре MS Word 2007.

Шаблон – это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Все документы, которые создаются в Word 2007, основаны на каком-либо шаблоне. Шаблон (template) – это образец для создания нового документа, в нем хранятся различные элементы, которые составляют основу документа Word. Другими словами шаблоны определяют основную структуру документа и содержат настройки документа: шрифты, автотекст, макросы, параметры страницы, форматирование, стили и т.д.

В процессе создания документа шаблон присоединяется к документу и  в создаваемый  документ, из шаблона копируются его  некоторые элементы, а другие компоненты остаются в шаблоне. Но так как  шаблон присоединен к документу, то документ всегда может получить доступ к этим компонентам шаблона.

 

В Word 2007 существуют два типа основных видов шаблонов:

• Общие или глобальные шаблоны.
• Шаблоны документов или локальные шаблоны.

В приложении Word 2007 используются шаблоны с расширениями:

• .dotm (может содержать макросы или программы)
• .dotx (без макросов и программ)

Общие или  глобальные шаблоны – это шаблон, загруженный в Microsoft Word в окне «Шаблоны и настройки», которые открываются командой Разработчик/Шаблон документа. Хранящиеся в общем шаблоне все макросы, элементы списка автотекста, стили, сочетания клавиш, доступны для любого открытого документа, даже если этот документ основан на другом шаблоне.

Любой документ может обратиться к любому компоненту любого шаблона, если этот шаблон загружен пользователем как общий. Но общий  шаблон остаётся загруженным только на время текущего сеанса, а при  выходе из приложения Word 2007 и повторном его запуске необходимо перезагрузить вручную. Такие общие шаблоны являются сеансовыми, а не постоянными.

Для автоматической загрузки общего шаблона необходимо поместить его ярлык в папку Startup папки Word, например, C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. В этом случае общий шаблон будет постоянным.

Template Normal.dot разработан специально для использования в качестве общего или глобального шаблона приложения, который автоматически загружается каждый раз при запуске Word 2007, т.е. является постоянным. Глобальный (общий) шаблон, который называется «Новый Документ» и хранится в файле Normal.dot, является базовым шаблоном. Normal.dot – это универсальный шаблон для любых типов документов, он всегда загружается и всегда присоединен к открытым документам.

Этот  базовый шаблон можно считать  своего рода пустым документом (т.е. без  содержимого) с заданными свойствами, на основе которого строятся новые  документы или создаются новые  шаблоны. Normal.dot может храниться в каталогах C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Word\Templates (для ОС Windows XP) или C:\Users\Админ\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (для ОС Windows 7). Там же хранятся и пользовательские шаблоны, т.е. созданные пользователем самостоятельно.

 

Шаблоны документов – это шаблоны типовых  документов с расширением .dotx, которые не содержат макросов и программ. В Word 2007 набор шаблонов типовых документов называется «Установленные шаблоны». «Установленные шаблоны» устанавливаются при инсталляции Microsoft Office System 2007. Шаблоны документа содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

Установленные шаблоны типовых документов (с  расширением .dotx) хранятся в директориях:

• C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 – на английском языке.
• C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 – на русском языке.

Кроме того, в Word 2007 можно использовать «пользовательские шаблоны», которые отображаются в окне диалога «Создать» на вкладке «Мои шаблоны». Шаблоны пользователя – это шаблоны типовых документов, которые пользователь самостоятельно создает и хранит на ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов или из существующих документов.

Для создания документа или пользовательского  шаблона, необходимо мышью щёлкнуть на кнопке «Office» и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога «Создание документа», в левой части которого отображены группы шаблонов.

В группе Пустые и последние отображаются пустые шаблоны «Новый документ» и «Новая запись блога». На основе шаблона «Новый документ» можно создать новый документ или пользовательский шаблон. Чтобы начать работу с блогами на базе шаблона «Новая запись блога», необходимо зарегестрировать учётную запись блога.