Коммуникационные процессы организации

Коммуникационные процессы организации

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время  наша страна находится в условиях поиска путей информатизации общества и вхождения России в мировой  информационное пространство. Механизм формирования современных деловых процессов  во многом отличается от схемы ведения дел в учреждениях и организациях, которые были удобны и эффективны еще в недавнее время. Жесткая вертикаль государственного отраслевого управления, с одной стороны, упрощала анализ и прогноз деятельности органов управления и учреждений, а с другой – приводила и к существенным издержкам, которые, в конце концов, заставили отказаться от нее. Например, для нее было характерно усиление инструктивных форм, которые начали подменять закон, на первый план вышли постановления и распоряжения вышестоящих уровней власти, даже если они были приняты вразрез с действующим законодательством. В свою очередь, это привело к уменьшению гибкости принятия решений из-за отдаления субъекта от объекта управления; значительному искажению восходящих потоков информации (их переработка шла на каждом уровне управления); торможению развития инновационных технологий и т.п.  Вместе с тем, простая констатация фактов и негативное отношение к наблюдаемым явлениям не могут решить проблему эффективного управления на производстве или в организации. Поэтому все большее значение приобретают вопросы совершенствования информационно-документационных процессов современной организационной культуры.

Управление в организации  осуществляется через людей. Важнейший  инструмент управления в руках руководителя – находящаяся в его распоряжении информация. Согласно исследованиям зарубежных и отечественных авторов, руководитель от 50 до 90 % всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель должен реализовывать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решения, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации  являются связующим процессом в организации деятельности любого предприятия. Формальная и неформальная коммуникации принимают на себя все больший объем ответственности за эффективное и рациональное управление. Коммуникативные способности практически становятся ведущим квалификационным критерием профессионального успеха.

Обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что организационная  коммуникация – это процесс, с  помощью которого руководители развивают системы предоставления информации большому числу людей в организации, отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом для координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Исследование проблемы коммуникаций большое значение имеет  для практической работы небольших  государственных и муниципальных  учреждений общественных объединений, деятельность которых имеет непосредственное влияние на обеспечение интересов граждан путем приема, обработки и выдачи юридически значимых документов, разъяснения механизмов их применения, а также организации работы с гражданами по вопросам образования, защиты их социальных прав. Одно из таких направлений деятельности обеспечивает Областной совет профессиональных союзов города Мурманска.

Таким образом, актуальность исследования и моделирования коммуникационных потоков подтверждается не только значимостью в оптимизации отношений с клиентами, но и становится основой эффективного управления.

Цель курсовой работы – обобщить теоретический материал по теме коммуникационных процессов в организации и сформировать комплексную модель делового взаимодействия на примере Мурманского Областного совета профессиональных союзов (далее – Мурманского Облсовпрофа).

Задачи исследования:

1. Проанализировать и систематизировать материал, теоретически описывающий коммуникационные процессы организации.
2. Провести исследование особенностей коммуникационных процессов и документационных потоков в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов, раскрыть причины возникновения противоречий при использовании коммуникаций в деятельности предприятия.
3. Выделить принципиальные направления совершенствования организационной культуры с учетом специфики информационных процессов.

Предметом исследования являются коммуникационные процессы на  предприятии, их структура и принципы построения.

Объект исследования – коммуникационная политика Мурманского Областного совета профессиональных союзов.

В ходе подготовки курсовой  работы применены следующие научные методы: аналитический при изучении научных источников и публицистических материалов, отбор фактического материала из разнообразных источников;  проблемно-логический при постановке проблемы и выделении существующих связей явлений и процессов коммуникаций, синтез, обобщение и экстраполяция при формировании выводов курсовой работы и моделирование при выделении практических рекомендаций., его критическое рассмотрение, систематизация и обобщение.

Основным положением, выносимым на защиту, является утверждение о том, что эффективность управления зависит от качества информационного обеспечения, тесно связанного с организацией управления. Понимание особенностей коммуникационных процессов и их методов должно способствовать росту качества управления, а, следовательно, и эффективной деятельности всей организации.

В целом исследование предполагает доказать, что современные  учреждения с устоявшейся структурой имеют реальные возможности улучшать управление информационными потоками и совершенствовать деловое межличностное взаимодействие.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений.

 

ГЛАВА 1.  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ  ОСНОВУ СОВРЕМЕННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

1.1. Понятие коммуникации в организационных структурах

 

Коммуникационные процессы стали темой исследования сравнительно недавно не потому, что древние  народы были в неведении об их важной роли, а потому, что все «знали»  об их необходимости и принимали участие в распространении информации. Бернард был одним из первых, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию как средство, с помощью которого люди объединяются в организацию для достижения общей цели. Данное положение до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без нее невозможно и управление, так как, с одной стороны, оно опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, а с другой – формирует те формы, которые облегчают совместную деятельность.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Человек, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии.¹ Оно включает в себя следующие термины:

• семантику коммуникаций – значение слов и символов;
• синтаксис коммуникаций – взаимосвязи между используемыми символами;
• прагматику коммуникаций – их результативность и эффективность при достижении определенных целей.²

Эффективная межличностная  коммуникация в силу ряда причин очень  важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненными, подчиненные друг с другом). Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Современные процессы управления часто сравнивают с технологиями управленческой деятельности, где главной действующей силой становится стремление к экономической выгоде. Вместе с тем, изучение проблем организационной культуры нацеливает, прежде всего, на исследование и активизацию человеческого ресурса организации. Именно этот фактор становится решающим в достижении эффективности и качества результатов работы.

В широком смысле под  коммуникацией понимают общение, передач  информации от человека к человеку. В организационном контексте  понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Коммуникация – информационное взаимодействие субъектов, характеризуемое следующими признаками:

• суверенитетом участников взаимодействия;
• суверенитетом ценностных ориентаций участников, интересов, представление об объекте взаимодействия и отношения к нему;
• технологической обеспеченностью каналов равноправного информационного обмена.³

Одним из основных условий  функционирования любой системы  является движение в ней потоков  информации. Следует подчеркнуть, что  понятия «коммуникация» и «информация», хотя и тесно связаны единым процессом  управления  организации, но не тождественны.

Информация – это  совокупность конкретных сведений, необходимых  субъекту для выполнения цели, коммуникация – социальное явление, связующий  процесс, проявление сущности человека и его отношений с другими  людьми, где итогом становится принятое решение, действие, мнение или дальнейший обмен информацией⁴.

Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуникация – одно из необходимых  условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность – одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Коммуникабельный человек – человек, склонный и способный к установлению контактов и связей. Коммуникабельность, осуществляемая в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают вое отношение к происходящему, к новой информации. В информационных технологиях коммуникабельность – совместимость разнотипных систем передачи информации.

Информация возникает, существует и передается благодаря  коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без нее нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам.  

Хорошо налаженный коммуникационный процесс содействует обеспечению  организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство предприятия, компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений.

Относительно конкретной организации можно говорить как  о внешней коммуникации, так и  о внутренней.

Внешняя коммуникация –  это коммуникация с миром, находящимся  за пределами организации. Факторы  внешней среды оказывают всевозрастающее влияние на деятельность предприятия. Организации пользуются разными средствами коммуникаций с внешней средой:

• с потребителями общаются с помощью рекламы;
• в налоговые органы отправляют письменные отчеты;
• в сфере отношений с общественностью осуществляют благотворительную деятельность, с помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж предприятия;
• с поставщиками используют рекламу на материалы, сырье, комплектующие, заключают договоры о поставках и т.д.

Внутренние (внутриорганизационные) коммуникации (между подразделениями, внутри подразделении по уровням производства и управления, межличностные, неформальные) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отделов реализации или ведомости складского учета.⁵

В мире существуют два подхода к управлению знаниями и в связи с этим – два типа внутренней коммуникации в компании. Можно сказать, что все знания, находящиеся в компании, делятся на скрытые и явные. Принято считать, что явных знаний гораздо меньше. Они формализованы, их около 20%. Формализованные знания - это знания задокументированные, то есть их можно выявить и продемонстрировать. Но считается, что 80% - это скрытые знания и их очень трудно привести в какую-то форму для наглядной демонстрации⁶. В связи с этим принято считать, что существует два типа управления и, соответственно, два типа коммуникаций - коммуникация людей через орудия и непосредственная коммуникация. Если обмен знаниями – это основополагающий принцип, то политика управления знаниями – это список правил, определений и т.п., иначе говоря, организационная основа управления знаниями.

Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации –  создание среди сотрудников поддержки  целей и политики, проводимой руководством. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, можно сделать вывод о том, что коммуникация – важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.