Роль менеджера по коммуникации в системе менеджмента предприятия

Протестировать эффективность  коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус - группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения - необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

 

 

Глава 2 Анализ эффективности  менеджера по коммуникациям в  OOO «Хлебмаркет»

2.1. Общая характеристика

 

Общество с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет» создано путем реорганизации в форме преобразования открытого акционерного общества «Хлебмаркет» на основании решения Общего собрания Акционеров от 18 июня 2002 года, в соответствии с ФЗ «Об акционерных обществах» и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет» является правопреемником открытого акционерного общества «Хлебмаркет».

Фирменное наименование на русском языке: полное - общество с  ограниченной ответственностью «Хлебмаркет», сокращённое - ООО «Хлебмаркет». Место нахождения общества с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет»: Россия. 241020, г. Брянск, проспект Московский, 49.

Общество с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет», именуемое в дальнейшем «Общество», является юридическим лицом по Российскому законодательству и действует в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», ГК РФ, иными правовыми актами Российской Федерации и уставом Общества.

Целями деятельности Общества являются: удовлетворение общественных потребностей в услугах, предоставляемых Обществом, а также получение прибыли в интересах Участников Общества. Для реализации своих целей Общество осуществляет следующие виды деятельности:

1. Переработка зерна и другой сельскохозяйственной продукции;

2.Производство муки, хлебопродуктов и хлебобулочных изделий;

3. Изготовление, ремонт и реализация мешкотары;

4. Производство товаров народного потребления для реализации;

5. Товарное рыборазведение;

6. Оптовая и розничная торговля нефтепродуктами;

7. Производство продукции производственно-технического назначения;

8. Оптовая и розничная торговля;

9. Организация кафе, баров, ресторанов и других предприятий общественного питания;

10. Организация и осуществление всех видов бытового обслуживания населения;

11. Приобретение и продажа всякого движимого и недвижимого имущества;

12. Проектирование, строительство, ремонт, реставрация и эксплуатация здании и помещений на территории Российской Федерации и за рубежом, используемых под жилые дома, гостиницы, представительства фирм, производственные, торговые, культурные, спортивные, выставочные цели и бизнес центры, и для других целей, соответствующих уставной компетенции Общества, а также деятельность в указанных направлениях по заказам населения, предприятий и организаций;

13. Проведение научно-исследовательской, проектной и внедренческой деятельности, разработки и реализации патентов, лицензий, «ноу-хау», компьютерных программ и разработок и так далее.

Общество осуществляет внешнеэкономическую  деятельность с соблюдением порядка, предусмотренного законодательными актами и международными договорами Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется Федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (Лицензии).

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» ответственность  за организацию бухгалтерского учёта  в ООО «Хлебмаркет», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель.

В ООО «Хлебмаркет» бухгалтерский учёт ведёт главный бухгалтер. В её обязанности входит обеспечивать контроль за отражением на счетах бухгалтерского учёта всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчётности, осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учёта и отчётности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

Возглавляет ООО «Хлебмаркет» генеральный директор, который имеет право без доверенности действовать от имени ООО «Хлебмаркет», в том числе представлять его интересы и осуществлять сделки, заключать трудовые договора с работниками Общества, издавать приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применять меры поощрения и налагать дисциплинированные взыскания, также в его обязанности входит контроль за организацию деятельности ООО «Хлебмаркет».

Генеральному директору подчиняется  заместитель генерального директора, который выполняет его распоряжения, определяет исполнителей и контролирует выполнение данных распоряжений, главный  инженер, экономист, инспектор по кадрам, инспектор по охране труда, менеджер.

Кроме того, отдельным структурным  элементом выступает сортовая мельница, которую обслуживают сменный  мастер, рассевщик, слесарь-ремонтник, а также младший обслуживающий  персонал в количестве 3 человек.

Директору также подчиняется бухгалтерия (главный бухгалтер и бухгалтер), в которую входит главный бухгалтер. Главный бухгалтер несёт ответственность  за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта, своевременное  предоставление полной и достоверной  бухгалтерской отчётности, также  он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и предоставлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Как уже отмечалось ранее, директору ООО «Хлебмаркет» подчиняется инспектор по кадрам, в его обязанности входит организация текущей работы данного предприятия (оформление, подбор документов и так далее).

 

2.2. Особенности работы и круг  обязанностей менеджера по коммуникациям

 

Рассмотрим систему коммуникаций на примере организации ООО «Хлебмаркет». Аппарат управления представляет ООО «Хлебмаркет» собой систему взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и службы, отвечающие за выполнение определённых функций на производстве.

В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный  директор, исполнительный директор, заместитель  генерального директора, начальник  отдела сбыта, начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник цеха основного производства, главный  энергетик, главный механик, начальник  отдела маркетинга, начальник службы по управлению персоналом.

В состав отделов управления входят: бухгалтерия, отдел сбыта, отдел  снабжения, основное производство, отдел  маркетинга и отдел по управлению персоналом. Также имеются службы: главного энергетика и главного механика.

В непосредственном подчинении генерального директора находятся исполнительный директор и заместитель генерального директора, информация к ним поступает  в устной и письменной форме. Систему  внутренних коммуникаций ООО «Хлебмаркет» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, зав. производством для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками подразделения или другими отделами и обменивается следующей информацией. Получает информацию от:

- мастеров ООО «Хлебмаркет» - сведения о производственном задании, о проблемах производственных процессов, качества сырья, о поступившим в производство сыре - главного технолога - о новых разработках продукции, о вносимых изменениях в технологические процессы, информацию о подборе сырья;

- начальника цеха - о расстановке  и переводе персонала по участкам, организации производства;

- зав. складом сырья - о наличии  сырья на складе; 
- начальника лаборатории - о результатах анализов сырья, дегустации готовой продукции.

Передает информацию:

- мастеру - об экспериментальных  и проблемных видах продукции,  об изменении закладок, об изменениях  последовательности выполнения  операций в технологическом процессе;

главному технологу - о результатах  по производству экспериментальных  и проблемных видов продукции, о  причинах производства брака.

Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних коммуникаций ООО «Хлебмаркет» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата - выпускаемого продукта. Следовательно, от квалифицированной работы менеджера зависит деятельность предприятия. 
На каждом уровне управления ООО «Хлебмаркет» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Например: генеральный директор ООО  «Хлебмаркет» - исполнительный директор -начальник отдела сбыта - менеджер.

Восходящее направление: информация перемещается от низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчинённого с

руководством ООО «Хлебмаркет» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также используется руководителями отделов и служб для информирования исполнительного директора и заместителя генерального директора.

Например: психолог - начальник отдела маркетинга - заместитель генерального директора - генеральный директор.

Начальники отделов управления вместе с исполнительным директором и заместителем генерального директора  принимают участие в ежедневной планёрке, где происходит обмен информацией, решаются текущие вопросы. В этом случае можно говорить как о горизонтальном направлении коммуникационного  потока, когда общение происходит между руководителями ООО «Хлебмаркет» одного уровня, так и о восходящем и нисходящем одновременно.

Например, горизонтальное направление  коммуникаций: начальник отдела снабжения - начальник отдела сбыта - главный  бухгалтер - начальник отдела маркетинга - начальник отдела по управлению персоналом - заведующий производством.

В наиболее крупных по численности  работников подразделениях - отделе сбыта  и на основном производстве проходят также ежедневные планёрки. Система  коммуникаций ООО «Хлебмаркет» включает в себя визуальные средства: информационный стенд для работников предприятия, на котором вывешиваются приказы, информация о нововведениях в законодательстве и другое; внутриорганизационное издание - выпуск газеты предприятия к праздникам, где можно найти сведения о планах развития предприятия.

Ещё к системе внутренних коммуникаций можно отнести созданный на основе коллектива в форме общественной организации союз «МК», где происходит межличностное (деловое и неофициальное  общение).

Основными целями и задачами являются:

- постоянное развитие потенциала  работников ООО «Хлебмаркет»

- добиваться того, чтобы творческое  и заинтересованное отношение  к работе было повседневной  нормой, чтобы каждый из сотрудников  ощущал себя причастным к деятельности  предприятия, разделял его ценности  и вносил свой вклад в достижение  общих целей;

- укрепление и развитие профессиональной  солидарности, взаимопомощи;

- улучшение и укрепление психологической  атмосферы в коллективе;

- сплочение коллектива, проведение  культурно - массовых и спортивных  мероприятий.

Также на ООО «Хлебмаркет» используются коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами. На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы:

1. Структура управления ООО «Хлебмаркет» нечёткая, это связано с тем, что многие отделы и службы создавались и расширялись постепенно, по мере необходимости. В связи с этим происходят постоянные сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении.

2. Коммуникационная связь ООО  «Хлебмаркет» через локальную сеть неэффективна, так как одновременно должны быть включены все компьютеры, может использоваться только как источник получения информации.

Предложение: В этом конкретном случае можно предложить создание аудиосистемы коммуникаций.

Рассмотрим систему внешних  коммуникаций на примере ООО «Хлебмаркет», наиболее важной для продолжения действия организации. Прежде всего это связи с общественностью, которыми занимается отдел маркетинга и отдел сбыта. Используются различные формы взаимоотношений:

1. Реклама.

На ООО «Хлебмаркет» используются следующие виды реклам: выпуск рекламных буклетов (раздаются покупателям оптовым и розничным; обновление материалов 1 раз в месяц); внешняя реклама (по разрешению администрации города и владельцев магазинов); реклама на общественном транспорте (внешняя и внутренняя по разрешению администрации города); реклама на телевидении и радио (обновление 1 раз в полгода).