Автоматизация бухгалтерского учета в ОАО «БЕЛОРУССКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ЗАВОД»

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит от набора технических  средств и выбора организационных  форм их использования, которые предусматривают  такие варианты:

–  предоставление каждому бухгалтеру персонального компьютера;

– использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (или сетевых компьютеров) для введения данных;

– объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);

– объединение персональных компьютеров в сеть с одним или более мощными компьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер работает на специализированном автоматизированном рабочем месте (АРМ).

Если  используют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместо одного журнала ведут несколько  журналов, информационные массивы носят  локальный характер (формируются  по участкам учетной работы), а в  конце отчетного периода объединяются по определенным принципам. Если используется центральный компьютер с терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют  общий журнал; при этом информационный массив представлен единой базой  данных. Если создана компьютерная сеть, то наличие единого журнала  не обязательно. В этом случае необходима координация набора локальных информационных массивов; исключением может быть выделение одного из рабочих компьютеров  для использования как сервера. И наконец, если создана сеть АРМ  с использованием выделенных серверов, то в зависимости от конкретных условий  возможно использование как единого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразно иметь единую базу данных

Изучение  особенностей компьютерной формы учета  позволяет сформулировать основные ее принципы [15, с. 87]:

1) основой  компьютерной формы учета является  электронный учетный регистр,  в который входят:

– база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;

– переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;

– видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.

2) бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций;

3) информация, которая отражает отклонение  по тем или иным хозяйственным  операциям, например отклонение  от установленных нормативов, плановых  задач, может быть получена  автоматически по запросу;

4) на  основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на  электронных носителях информации, осуществляется интегрированная  обработка учетных данных с  необходимым уровнем детализации  и оперативности. При этом используется  единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую  для системы учета информацию;

5) одноразовое  введение данных – учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета;

6) один  журнал хронологической записи  – много регистров систематической записи. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет просматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.;

7) один  синтетический счет – множество аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, и никак не ограничивается;

8) отчетная  информация выводится в определенный  срок, а рабочая (справки, отчеты  для управленцев) в любой момент  может быть получена по запросу  – данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.

 

1.2 Тенденции развития систем автоматизации                                                бухгалтерского учета

В наши дни компьютерные методы обработки крепко-накрепко вошли  в технологию бухучета. Основной идеей развития программного обеспечения сегодня является не только решение самих бухгалтерских задач, но и планирование деятельности компании, ее анализ, реализация оперативного учета.

Это объясняется тем, что  сегодняшние системы ориентированы  не только на работников непосредственно  бухгалтерии, но и на руководителей, менеджеров или рядовых работников склада. Причем, преимуществом обладают программные продукты, позволяющие  автоматизировать целое (общее) направление  деятельности компании.

В западной Европе наиболее распространена концепция управления ресурсами компании в целом, то есть при формировании и планировании бухгалтерской отчетности анализируются  изменения  ресурсов и используется полученная информация.

В нашей стране автоматизация  бухгалтерского учета  постоянно  модернизируется. Данные ПО сегодня особенно широко востребованы и на малых,  и на крупных предприятиях,  интерес к ним растет с каждым днем. Условия рыночной экономики и жесткая конкуренция таковы, что для достижения определенных успехов нужно использовать передовые технологии.

Автоматизированные бухгалтерские  компании – незаменимый инструмент работы современного бухгалтера. Чаще всего разработки данного программного обеспечения ведутся по следующим трем направлением:

– комплексная автоматизация хозяйственно-финансовой деятельности малых компаний;

– автоматизация отдельных конкретных участков бухучета – лоскутная или кусочная автоматизация;

– создание информационных корпоративных систем, предназначенных для комплексной автоматизации крупных компаний.

Автоматизированные системы  бухучета, как правило, имеют неплохую защиту данных. В программах предусматривается  порядок архивирования информации. Однако на любой компании, независимо от надежности программы, должны быть созданы архивные копии всех документов и операций. В случае если система  сетевая и очень сложная, то необходимо обращаться к специалисту, который займется ведением архивов и сопровождением ПО [8, с. 156].

Сегодня уровень подготовки бухгалтеров постоянно растет, не уменьшаются и потребности развивающихся  компаний, более совершенным и  доступным становится техническое  обеспечение. Все это свидетельствует  о том, что переход на современную  автоматизированную форму работы является закономерной тенденцией нашего времени.

Говоря об основных тенденциях развития систем комплексной автоматизации, можно особо выделить применение новейших информационных технологий, дальнейшее расширение функциональности, реализацию новых возможностей по адаптации  к потребностям различных групп  пользователей и развитие механизмов взаимодействия с другими программами.

Что касается функциональности систем автоматизации управления предприятиями, то этот процесс идёт по следующим  направлениям: доработка традиционных решений в сфере бухгалтерского и оперативного учёта; создание механизмов обработки данных в целях проведения различных видов экономического анализа; реализация функций автоматизации решения задач управления финансами; обеспечение требований международных стандартов типа MRP-ERP.

1.3 Возможности «1С: предприятия 7.7» в обеспечении гибкости бухгалтерского учета

Система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

 «1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут  существенно отличаться в зависимости  от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых  услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную  для массового использования  и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий [17, с. 56].

При этом руководителю, с одной  стороны, необходимо решение, соответствующее  специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает «1С:Предприятие» как система программ.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает: настройку системы на различные виды учета;  реализацию любой методологии учета; организацию любых справочников и документов произвольной структуры; настройку внешнего вида форм ввода информации; настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка; широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков; возможность наглядного представления информации в виде диаграмм; быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».

В некоторых случаях система  учета, принятая в организации, имеет  уникальный характер. Тогда типовая  конфигурация, входящая в состав программных  продуктов системы «1С: Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности вашей организации.

Конфигуратор, входящий в состав программных  продуктов системы «1С:Предприятие», позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию «с нуля». Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы «1С». Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С: Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности [13, с. 97].

Программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами.

Средства импорта и экспорта информации через текстовые файлы, файлы формата DBF и XML позволяют легко организовать обмен данными с любыми системами.  Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML. Возможность экспорта данных в «Диспетчер контактов для малого бизнеса» Microsoft Office 2000.

Программные продукты системы программ «1С:Предприятие» поддерживают современные средства интеграции: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

– управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel

– получать доступ к данным «1С:Предприятия» из других программ;

–вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

Технология создания внешних компонент (дополнительных программных модулей) разработана фирмой «1С» для решения  специальных задач, в которых  требуется более тесная и эффективная  интеграция системы «1С: Предприятие» с другими программами и оборудованием. Эта технология включает в себя все  необходимые сведения и набор  примеров по созданию внешних компонент  и их взаимодействию с «1С: Предприятием». Внешние компоненты могут разрабатываться  пользователями программ системы «1С:Предприятие» и независимыми фирмами на языках MS Visual С++, MS Visual Basic, Borland Delphi.

Для пользователей системы программ «1С: Предприятие» фирма «1С» предлагает набор решений по подключению  различного оборудования, применяемого в торговле и складском деле: контрольно-кассовых машин, POS-терминалов, сканеров и принтеров  штрих-кодов, дисплеев покупателя, электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на технологии внешних компонент и режимов экспорта-импорта информации.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» способны «расти» вместе с организацией, в которой они  работают. Спектр программных продуктов  системы «1С: Предприятие» включает однопользовательские и сетевые  версии; версии, работающие в архитектуре  «клиент-сервер», а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации.

Все версии полностью функционально  совместимы, что позволяет легко  перейти от использования программы  на одном рабочем месте к многопользовательским  и распределенным вариантам использования  системы.

Для каждого программного продукта системы «1С: Предприятие» имеется вариант поставки в виде однопользовательской версии. Такая версия рассчитана на работу на одном компьютере, но обладает всей полнотой возможностей по автоматизации учета и адаптации к особенностям конкретной организации [10, с. 15]..