Проект ИС продуктового магазина самообслуживания

Разработать проект ИС  продуктового   магазина самообслуживания.  

 

Ведение

Проблема повышения конкурентоспособности  волнует любого руководителя магазина. Поэтому думающий дальновидный владелец торгового предприятия будет  изыскивать любые пути и возможности для того, чтобы бизнес, которым он занимается, приносил стабильный доход и процветал многие и многие годы.

Как известно, каждый рабочий день директора магазина - это сплошные заботы и хлопоты. Для того чтобы  отстоять свое "место под солнцем" у многочисленных конкурентов, ему постоянно приходится думать о расширении ассортимента товаров, о привлечении большего количества покупателей и, безусловно, проводить постоянную "ревизию" статей затрат [8].

Очевидно, что отправным пунктом  для принятия любого решения  должна быть оперативная исчерпывающая информация о состоянии дел в магазине. Сегодня ни для кого не секрет, что четкая ориентация в товарных и финансовых потоках, и, соответственно, полный контроль ситуации достигаются только при автоматизации предприятия. Поэтому идея внедрения компьютерных технологий находит все больше и больше сторонников среди руководителей магазинов.

Целью данной курсовой работы является проектирование информационной системы, позволяющей выполнять следующие  задачи:

- управление закупками и продажами товаров (учет остатков и движения запасов, ведение прайс-листов, формирование товарных отчетов)

- формирование платежных ведомостей (аванс, зарплата)

- регистрацию документов в книгах  покупок и продаж.

- учет имущества предприятия  (учет специального оборудования и инструментов, учет наличия и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов)

Все стадии проектирования были выполнены  согласно соответствующим стандартам ГОСТ-34 на разработку информационных систем.

В процессе выполнения проекта были использованы такие программные продукты, как AllFusion BPWIN (4.1), AllFusion ERWIN (4.1), СУБД ACCESS 2002, Borland Delphi 7.0

 

1. Анализ существующих  систем

С ростом конкуренции на рынке розничной  торговли на первый план выходит задача эффективного управления товарными запасами. Ее решение немыслимо без применения соответствующих систем автоматизации, базирующихся  на современных технологиях идентификации товаров (штрих-кодирование), а также принятия управленческих решений. Однако каждое предприятие обладает своей спецификой (размеры торговой площади, вид обслуживания покупателей, ассортимент товаров, бюджет проекта автоматизации и многое другое), что требует индивидуального подхода к его автоматизации.

В рамках курсового проекта были рассмотрены несколько внедренных систем автоматизации магазинов.

 

1С-Papyc:Магазин.

Компании "1С-Рарус" и "1С-Рарус-НН" (нижегородский филиал компании 1С-Рарус) осуществили разработку и установку  системы автоматизации магазина на платформе "1С:Предприятие  7.7 SQL" с использованием типового решения "1С-Рарус:Магазин" [10]. Полученная система, работая в комплексе с терминалами сбора

 

БЭСТ-Магазин

Система "БЭСТ-Магазин" [9] предназначена  для комплексной автоматизации  оперативного и бухгалтерского учета  и анализа хозяйственной деятельности на предприятиях розничной торговли. Она может работать в магазинах, реализующих номенклатуру различного вида - от продуктов до бытовой техники и ведущих учет в розничных ценах.

 

1С:Управление Торговлей 8.0

 

С целью автоматизации оперативного учета специалистами ВЦ "1С:Бухучет и Торговля" (БиТ) была автоматизирована сеть магазинов с помощью типовой конфигурации "1С:Управление Торговлей 8" [7]. Решение позволяет вести оперативный учет и управление не только торговыми, но и складскими и финансовыми операциями.

Конфигурация решает следующие  задачи:

- составление и анализ плана  реализаций в разрезе различных  характеристик учета на основе  анализа данных о продажах  за предыдущие периоды;

- сравнение запланированных продаж  продукции с фактическими;

 

2. Формирование  требований в ИС

2.1. Организационная диаграмма  магазина

Организационная диаграмма автоматизированного  магазина имеет следующий вид:

В организации работает два типа работников: управленцы, технические  работники. Во главе управления торговым магазином находится директор, у которого в прямом подчинении находятся бухгалтер и администратор. В свою очередь администратор руководит мерчендайзерами, кладовщиком кассирами.

Каждый сотрудник магазина выполняет  свои функции.

Директор принимает решения по оперативному управлению магазином: заключает договора, издает приказы и распоряжения.

Бухгалтер осуществляет организацию  бух. учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Администратор организует бесперебойную  работу предприятия (осуществляет контроль над соответствующим оформлением  торгового зала, размещение и обновление рекламы, контроль выхода на работу сотрудников  магазина и др.)

Кассир осуществляет финансовые операции в торговом зале (осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг; составляет кассовую отчетность).

Кладовщик осуществляет выгрузку, перенос, перевозку внутрискладского груза  и др. ТМЦ, ведет их учет, составляет документацию по движению товара в складском помещении.

Мерчендайзер осуществляет осмотр точек продажи. Посещение склада и вывоз продукции в торговый зал, выкладка продукции в точках продажи, размещение ценников и оформление соответствующей документации.

 

2.2 Диаграммы IDEF3

Диаграммы «Прием товара» и «Возврат товара покупателем»  находятся в Приложении 1.

Диаграмма «Прием товара».

В этом процессе участвует двое сотрудников  предприятия: кладовщик и администратор.

Начальной операцией процесса является проведение кладовщиком сверки накладной от поставщика и составленной магазином заявки на поставку. Если поставщик привез товары не в том составе, который ему  необходимо было доставить в магазин, то кладовщик составляет акт разногласия и передает его администратору магазина. В свою очередь администратору  необходимо принять решение о составлении акта недовоза товара (дополнительную заявку на поставку) или акт перевоза (дополнительную накладную).

Если при принятии товаров не было никаких разногласий  и содержание накладной совпадает с содержанием заявки на поставку, то кладовщик вводит в базу данных информацию о поставленных товарах и составляет отчет о принятом товаре.

Диаграмма «Возврат товара покупателем».

В процессе возврата товара покупателем  участвуют два сотрудника магазина:  администратор и кассир.

На основе заявления покупателя о возврате товара и данных кассовой книги администратор оформляет  факт возврата товара, причем следует  рассмотреть причины возврата товара.  Если товар по какой-либо причине не подлежит возврату, то администратор оформляет  акт об отказе возврата данного товара. А при возврате товара кассиру необходимо оформить соответствующие документы (расходно-кассовые ордер, возврат по кассовой книге). Завершающей операцией данного процесса является составление администратором отчета о проделанной работе.

 

2.3.Технико-экономическое  обоснование на создание ИС «Продуктовый магазин»

 

1. Введение

1.1.Основанием для проведения  работ является приказ директора  магазина.

1.2. Заказчик: Продуктовый магазин

1.3. Разработчик: СИЭИТ

1.4. Сроки начала и окончания  работ 

Дата начала работы 18 января 2008 года

Дата окончания работы 25 мая 2008 года

 

2 Характеристика объекта  автоматизации

2.1.Общая характеристика

Объектом автоматизации проектирования является деятельность продуктового магазина самообслуживания. Работой магазин руководит директор, у которого в непосредственном подчинении находятся бухгалтер и администратор (см. организационную диаграмму). В свою очередь администратор руководит деятельностью кладовщика, мерчендайзера, 2-х кассиров.

2.2.Характеристика существующей  системы управления 

Деятельность данного магазина можно условно разбить на 3 основных бизнес-процесса: управление складом, управление торговым залом, оперативный  учет (Приложение №1).

Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач  и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным  управлением предприятием розничной  торговли.

Управление складом заключается в учете поставок от поставщиков и оприходовании товара на складе. Поступающий товар проверяется кладовщиком по накладной, бракуется испорченный или просроченный товар, составляется акт разногласий и отправляется поставщику. При оприходовании товара на склад производится расчет розничной цены и присвоении кода каждому товару.

Если рассматривать бизнес-процесс  управление торговым залом, то можно  заметить, что входным документом является накладная со склада. По накладным  мерчендайзер формирует полный список поступивших товаров и включает их в номенклатуру торгового зала, а в процессе продажи из номенклатуры автоматически удаляется информация о проданном товаре и по окончании рабочего дня кассиром формируется отчет по кассовой книге. Проведение инвентаризации мерчендайзером и администратором позволяет выявить акт нехватки  или излишек товаров и создать список товаров для возврата их на склад. По факту завершения инвентаризации формируется отчет для оперативного учета. Процесс возврата товаров проходит либо на основании заявления покупателя о некачественном товаре, либо на основе списка товаров, составленного по итогам инвентаризации. При возврате товаров  администратор составляет акт о возврате товаров на склад, а кассир составляет расходно-кассовый ордер и производит возврат по кассовой книге.

2.3. Перечень и характеристика  недостатков в организации и  управлении 

При анализе деятельности магазина были выявлены следующие недостатки:

-выполнение документооборота вручную  может привести к потере документов или неправильному составлению документации;

-учет всех дневных продаж  по каждому товару вручную  физически невозможен;

- проведение инвентаризации без  средств автоматизации при огромном  ассортименте товаров является  долговременной операцией, что приводит к потере денежных средств из-за вынужденного "простоя";

- при анализе ассортимента товаров  могут возникнуть ошибки, что  повлияет на формирование заявок  на поставку товаров; 

- невозможно проведение анализа  прошлых данных на предмет  наиболее выгодных поставщиков, спроса на товар в различные периоды года, по качеству работы сотрудников и т.п.

 

3. Цели, критерии и  ограничения внедрения ИС

3.1. Характеристика целей  создания ИС.

Информационная система «Продуктовый магазин» разработана для автоматизации ведения товароучетных и административных операций торгового предприятия. ИС позволит:

¾      ввести автоматизированное управление закупками и продажами товаров (учет остатков и движения запасов, ведение прайс-листов, формирование товарных отчетов)

¾     автоматизировать регистрацию документов в книгах покупок и продаж

¾     сократить время на учет имущества предприятия (учет наличия специального оборудования и инструментов и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов)

3.2. Характеристика ограничений по созданию ИС

Проектируемая ИС не обеспечивает учет рабочего времени сотрудников, больничных листов, отпусков и назначение зарплаты.

 

4. Функции и задачи  создаваемой ИС

ИС включает в себя  следующие автоматизированные функции (на основании модели “AS IS”):

- учет закупки и движения  товаров (анализ ассортимента, формирование  заявок на поставку товаров,  учет принятых товаров, учет  списания и возврата товаров,  инвентаризацию)

-  учет денежных средств

- формирование документации магазина (отчеты, ордера, ведомости).

- учет имущества предприятия  (учет наличия и движения оборудования  предприятия, начисление амортизации)

Выше перечисленные функции  ИС позволяют повысить эффективность  деятельности предприятия, качество обслуживания покупателей, уменьшить потерю документации магазина, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности магазина.

 

5. Ожидаемые технико-экономические  результаты создания ИС

Основные источники экономической  эффективности, получаемые в результате создания ИС:

-  сокращение объема бумажной документации;

-  увеличение скорости поиска информации и подготовки отчетов;

- возможность анализа деятельности  магазина на основе накопленных  в БД сведений;

-  повышение производительности труда;

- сокращение запасов товара  на складе;

-  улучшения качества обслуживания покупателей.

Ожидаемые затраты на создание и  внедрение ИС:

• разработка ИС;
• компьютерная техника (компьютеры, принтеры, кассовый аппарат, сетевое оборудование);
• лицензии на ОС Windows и текстовый редактор Word.

 

6. Выводы и предложения

Автоматизация продуктового магазина повышает эффективность деятельности предприятия, производительности труда, улучшение качества обслуживания покупателей, сокращение запасов товара на складе. Автоматизация магазина позволяет уменьшить потерю документации, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности продуктового магазина.