Проектирование автоматизированного хранилища информации на предприятии

 

 

 

 

 

 

Таблица 2 –  Характеристика программного обеспечения

 

№	Тип программного обеспечения	Наименование  оборудования
1.	Сетевая операционная система	Microsoft Windows Server 2003 Standart Win 64bit x64 Russian
2.	Операционная система	Microsoft Windows XP Professional
3.	Пакет программ	Microsoft Office 2003
4.	Интегрированная бухгалтерская и управленческая система	1С:Управление  производственным предприятием 8.1 –  2  пользователя
5.	Правовая система	«Консультант  Плюс»
6.	Firewall	Outpost Firewall Pro v7.0.4
7.	Антивирус	ESET NOD32 Business Edition

      

 

 

 

 

 

 

 

        3 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

      3.1 Задачи проекта

Вопрос о необходимости автоматизированного хранилища информации на предприятии давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного хранилища данных, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.

Необходимость в автоматизации  управления хранилищем данных разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного хранилища, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах хранилища данных определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем  определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.

Автоматизированное хранилище  данных – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние  методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости  вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использование  систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет  систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного хранилища данных.

Информационные безбумажные  технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронного хранилища данных могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.

 Схема работы хранилища данных на предприятии представлена на рисунке 6.

 

 

                    Рисунок 6 - Схема хранилища данных на предприятии

Хранилище информации объединяет в своем составе всю документацию организации:

-документы текущего управления;

-документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

Архивный фонд - лишь часть хранилища данных. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Подавляющее большинство  документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя.

Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация  и организация хранения служебных  документов, находящихся у сотрудников  на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются:

-сроки исполнения документов,

-степень конфиденциальности,

-сроки хранения документов.

                                 3.2 Реализация проекта

Для реализации автоматизированного хранилища данных на предприятии на предприятии выбрали программу 1С. В ней будет создана конфигурация, в которой будут находиться документы.

             Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения информации стала формироваться  одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – хранилище данных  и архивный фонд.

                  Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

                Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

               В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

 

 

 

 

 

                           

 

                                         

 

 

 

 

                                            ЗАКЛЮЧЕНИЕ

                  Создание электронного хранилища документов позволяет избавиться от применения прежних, непроизводительных, “ручных” технологий для ввода и учета информации. С его введением в эксплуатацию устраняется необходимость пересылки физических оригиналов документов с одного места на другое, документы становятся доступными для всех, кому они нужны в работе.

                  Однако меры по переводу документов в электронные копии не ограничиваются простым сканированием и сохранением данных. Компаниям требуется установка полного комплекса программно-аппаратных средств, который должен решать широкий перечень задач, таких как сканирование, распознавание, верификация, выбраковка некорректно отсканированных образов и неправильно оформленных документов, экспорт, хранение, поиск электронных сканированных образов документов при проведении бухгалтерского и налогового учета, а также для составления отчетности. Все эти вопросы имеют непосредственное отношение к созданию электронного хранилища документов. Учет и эффективная их реализация – важный фактор успешного развития бизнеса.

       

 

                   

 

 

 

 

 

             

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

           СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. http://www.interface.ru/home.asp?artid=22386.
2. http://otherreferatsallbests.allbest.ru/programming/000286670.html.
3. http://citforum.ru/database/kbd98/glava15.shtml.
4. http://www.corportal.ru/Articles/Data Tech/Data Warehouse/Dw2.aspx.
5. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.
6. Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009.
7. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.
8. Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. - М.: Академия, 2009.
9. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы. - М.: Форум, Инфра-М, 2009.
10. Филимонова Е.В, Информационные технологии в профессиональной деятельности. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.
11. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина  Н.Л, Проектирование информационных систем. Интернет университет информационных технологий -2005.
12. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление. - М.: ИНФРА-М, 2004

     13.Нейбург Э. Д., Максимчук Р.А. Проектирование баз данных с                                                               помощью UML. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2002

      14. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов  Ю.Ф. Проектирование экономических  информационных систем. - М.: Финансы  и статистика, 2002

      15.http://www.topsbi.ru/?artid=93

      16. http://www.avacco.ru/page.asp?code=avtomatizacia_documentooborota

      17. http://www.revolution.allbest.ru/audit/00026886_0.html

      18. Документирование управленческой деятельности на предприятии.   

      Делопроизводство  и корреспонденция./ Лысенко Ю.А. 2003. №3.

      19.Документы  делового общения./ Под ред. Рогожина  М.Ю. РДЛ, 2002.

      20. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.

      21. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение   

      управления). М., 2000.

    22. Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-  

    исследовательским  институтом документоведения и архивного дела.// Под  

     ред. Пестецова  А.А. М., 2004 .

    23. Минченков А.П. Организационные вопросы автоматизации обработки   

     документов.// Корпоративные системы. 2000. №4.

      24. Мирзоев А.Н. Система документооборота на базе программы «Евфрат»  

     для ИФНС  по г. Волгограду.// Учет и налоги. 2003.№4.

      25. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности

    организаций,  с указанием сроков хранения. М., 2000.

      26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

    исполнительной  власти. М., 2001.