Управление инженерным документооборотом предприятия

Нижегородский Государственный Технический Университет

Институт  радиоэлектроники и информационных технологий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине «Системы автоматического проектирования»

на тему:

Управление  инженерным документооборотом предприятия

 

Выполнил:

Руководитель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижний Новгород

2010

 

Оглавление

 

1. Введение
2. Электронный архив
3. Управление ключевой системой
4. Пакет документов
5. Проблемы организации инженерного документооборота
6. Рассмотрение конкретных систем
1. 1С Документооборот 8
2. AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)
3. Cadmandu 3.0 (AutoMate)
4. File Manager 2.27 (Synergis Technologies, Inc.)
5. AM-WorkFlow 3.12 (Cyco International)
6. RxEDM 1.0 (Rasterex International)
7. ViewBase 4.11 (Softdesk Imaging Group)

Заключение

Список используемых источников

 

 

1. Введение

 

В процессе конструкторской и технологической  подготовки производства (ТПП) появляется и используется большое количество документов, причем часть из них  создается различными средствами конструкторской  разработки, частично используется ранее  разработанная документация (в бумажном и электронном виде), множество  документов возникает при технологическом  проектировании, а также оперативном  планировании и управлении производственным процессом.

Инженерный  документооборот – решение позволяющее  организовать на предприятии систему  электронного документооборота, как  офисных документов, так и специализированных инженерных данных (архив 3D моделей, CAD/CAE данными разработанными в системах Pro/ENGINEER, Autocad, MathCAD и прочее). Тем самым  оно позволяет организовать параллельную и совместную работу, в том числе  специфических подразделений, таких  как проектно-конструкторское и  прочие.

Система электронного документооборота (рис.1) предназначена для автоматизации  процессов документационного обеспечения  управления предприятием, включая:

1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

 

Рисунок 1

 

Внедрение «Инженерного документооборота» позволяет предприятию автоматизировать:

- управление электронным документооборотом (согласование документов в электронном виде, автоматическая рассылка уведомлений, построение отчетов по состоянию разработки и т.д.),

- визуализацию хранимых документов (чертежи, 3D модели, и т.д.) без использования программного обеспечения, в котором они созданы, а так же функцию «красного карандаша» для внесения замечаний.

- управление хранением структурированных CAD-данных,

- управление процессом разработки изделия,

- интеграцию с приложениями Microsoft Office, предоставив web-ориентированное рабочее пространство, поддержку коллективных обсуждений, баз знаний и т.п.

- управление совместным доступом к данным через web-интерфейс для членов рабочих групп.

Практически на всех отечественных предприятиях даже при использовании электронных  средств проектирования и конструирования  главным носителем информации все-таки остается чертеж на бумаге. Тем не менее  его утвержденная растровая копия  может и должна участвовать в  инженерном документообороте наравне  с электронными документами.

Для физического  хранения и обработки всей накапливаемой  информации и электронных документов необходимо выделение достаточных  по производительности файлового сервера (или нескольких серверов), систем хранения больших объемов данных и средств  резервного копирования. Существующие аппаратные средства позволяют организовать как оперативный доступ к хранимой информации, так и ее надежное долговременное хранение.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать  современная система автоматизации  делопроизводства. Любая система  должна поддерживать полный жизненный  цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится  на стадии разработки, то он считается  неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного  пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:
• активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;
• уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса  предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и  т.п.) содержат информацию о множестве  вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально  полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной  форме. Для этого в системах инженерного  документооборота предусмотрена организация  электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при  необходимости – изготавливать  копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. –  все процедуры автоматизируются.

 

 

2. Электронный архив

 

Электронный архив предприятия - это  комплекс программного и аппаратного  обеспечения, предназначенный для  решения следующих задач:

• Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.
• Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.
• Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.
• Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа:

полный  контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать  новые версии документа, но не редактировать  его;

право аннотировать документ, но не редактировать и  не создавать новые версии;

право читать документ, но не редактировать;

право доступа  к карточке, но не к содержимому  документа;

полное  отсутствие прав доступа к документу;

• Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.
• Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.
• Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа, работать, одновременно, нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).
• Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа.
• Поддержка распространения опубликованных документов. Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных  с документами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) и переводом  их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на два основных класса.

• Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.
• Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач.

Задача  извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое  количество анкет, извлечь из них  данные и загрузить в некоторую  базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные  данные, а не сами изображения документов.

Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения  документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а  платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

• Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.
• Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.