Управление инженерным документооборотом предприятия

Следует также добавить, что у Сусо есть продукт промежуточного уровня, известный  как AutoManager Organizer, имеющий такие же возможности интерфейса и функции, как и AM-WorkFlow. Этот продукт позволяет  постепенно и экономно приспособиться к работе с TDM, и очень хорош, если вам требуется испытательный  срок дл того, чтобы понять, что, собственно, вы хотите от вашего TDM.

Заключение

AM-WorkFlow - замечательный продукт, выполненный  на базе AutoCAD, и имеющий интерфейс,  одинаковый на всех платформах. Он идеально подходит для процесса  проектирования, но весьма затруднительно  будет использовать его для  тех, кто непосредственно не  связан с производственным процессом,  например, для нужд управленческого  персонала. Желание обеспечить совместимость платформ заставляет разработчиков большинства продуктов TDM ориентироваться на возможности среды Windows, но AM-WorkFlow - не тот случай.

6.6 RxEDM 1.0 (Rasterex International)

Пользовательский  интерфейс RxEDM очень прост и доступен благодаря тому факту, что вам  требуетс работать c тремя модулями (RxIndex, RxHighlight и RxForm), а не в комбинированном  интерфейсе. RxEDM не находится на том  же уровне сложности, как некоторые  другие рассмотренные продукты. С  другой стороны, он был полностью  переработан и перенастроен на интерфейс Windows, что означает, что он не тащит  за собой тяжкого наследия DOS. Экран  помощи в RxHighlight, например, обеспечивает все гипертекстовые возможности, предоставляемые Windows. При работе в режиме просмотра/комментария  можно использовать "птичий глаз", что, конечно же, очень удобно на больших рисунках. Плохо то, что, когда вы импортируете файл в RxIndex, продукт  проявляет странную склонность сообщать вам, что вы забыли заполнить поле диалогового окна, находящегос прямо  над полем, которое вам нужно  заполнить. Если же вы заполняете поля и затем выбираете импорт, то RxIndex очищает поле и говорит, что вы опять забыли его заполнить.

Поскольку этот продукт полностью отошел от своего DOS-собрата, его интерфейс  и возможности разработаны с  учетом ожиданий пользователей Windows. Выглядит он совсем как программа, написанная для Windows, но в действительности многие стандартные возможности, например, "drag and drop", отсутствуют. Что касаетс  связей между модулями, составляющими RxEDM, то здесь нет никаких неожиданных  сюрпризов.

В сравнении  с другими тестированными продуктами RxEDM отстает в защите файлов. Возможности  просмотра не самые сильные в  группе, но более чем адекватные в случае прямой поддержки сканированных  файлов. Имеетс непосредственный вывод на печать векторных и растровых изображений. При необходимости вы можете из RxEDM запустить AutoCAD и любые другие программы. Возможности создания комментариев средние, зато количество и типы файлов, которые могут быть просмотрены, не столь ограничено, как у других продуктов. Список поддерживаемых файлов обширен, и некоторые пользователи будут приятно удивлены тем, что программа работает с файлами MicroStation DGN точно так же, как с обычным набором файлов, относящимся к AutoCAD. Поддержка баз данных в целом средняя. У RxHighlight есть ценна функция circulation slip, с помощью которой изображение может циркулировать между всеми, кто над ним работает, для внесения комментариев. Вы можете также использовать функцию сравнения, чтобы определить различия двух файлов.

Заключение

RxEDM - золотая  середина между библиотекой рисунков  и более сложными TDM. Многие пользователи  решат, что именно этот продукт  наиболее полно отражает их  нужды в управлении документами  и что еще какие-то возможности  на самом деле не нужны. Однако, если ваша цель - проводить деятельность TDM в соответствии с нормами,  задаваемыми ISO 9000, то вам, вероятно, придетс поискать что-нибудь другое.

6.7 ViewBase 4.11 (Softdesk Imaging Group)

Softdesk добавила  во ViewBase много новых ниспадающих  меню и некоторое количество  хорошо разработанных пиктограмм  и кнопок. Как в случае с  RxHighlight и CadmanView, инструменты внесени  комментариев не появляются до  тех пор, пока вы их не  включите - это очень упрощает  интерфейс. Одна из основных  задач ViewBase Tools - расширение и унификаци  пользовательских интерфейсов CAD Overlay for Windows и AutoCAD for Windows. В основе ViewBase Manager лежит FoxPro, поэтому он  довольно ограничен в своих  возможностях и неказист внешне. Если вы пользователь FoxPro, то вы сможете создать свой интерфейс для базы данных. Компоненты ViewBase, как и RxEDM, разработаны для продажи по одиночке, и есть даже версия ViewBase Tools для работы с AM-WorkFlow. Более унифицированный и полный продукт можно было бы, только приветствовать, так как среди ViewBase Tools есть такие, которых не имеет ни один из тестированных продуктов.

Без использования  версии FoxPro для разработчиков, гибкость и способность к адаптации  раздела управлени базами данных существенно ограничиваются. Тот  простой факт, что пакетный импорт файлов не обеспечивается, может исключить ViewBase из вашего рассмотрения. Также  не поддерживаются пароли пользователя, и интерфейс базы данных связан недостаточным  количеством доступных полей  спецификаций.

Управление  базами данных и возможности защиты файлов крайне бедны в сравнении  с другими рассмотренными здесь TDM. С другой стороны, возможность  просмотра/ комментирования одна из лучших, если не лучшая. ViewBase обрабатывает множество типов изображений, выводит  их на плоттер или принтер напрямую. Возможность просмотра включает в себя послойное комментирование, комментируемое изображение можно  сделать серым, чтобы высветить  комментарии. Весьма продвинуты функции  манипулирования растровыми изображениями - поворот, инверсия и зеркальное отображение. ViewBase manager имеет прямую поддержку  сканирующего программного обеспечения, что порадует пользователей CAD Overlay.

Обе составляющие ViewBase хорошо интегрированны в среду Windows. Вы можете настраивать другие программы для работы с ViewBase, используя  макроязык. Такие возможности Windows, как drag and drop и ассоциирование файлов с загрузкой программ, отсутствуют, за исключением того, что касается AutoCAD. Такое же расхождение между ViewBase Tools и ViewBase manager существует при  установке и интеграции функций. ViewBase Tools логичен и легок в использовании, но возможности ViewBase manager явно не звездные.

Заключение

Softdesk Imaging Group считает, что их продукт  предназначен для пользователей,  которым нужен сильный интерфейс  для просмотра файлов и создания  комментариев, работа со сканированными  фоновыми изображениями и с  чужим менеджером баз данных  для адаптации интерфейса управления  файлами. При использовании ViewBase Work In Process, маршруты файлов и адаптация  интерфейсов баз данных должны  обслуживаться с помощью других  продуктов.

Заключение

Роль  систем автоматизации бумажного  делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального  подтверждения всех шагов в любых  областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет  увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет  необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря  чему САДД плавно переориентировались  на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации  является ведение картотек, то ничто  не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при  помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность  хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в  вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью  избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается  бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную  форму как минимум многократно  ускорит их поиск и повысит  доступность в тех случаях, когда  электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением  их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны  и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям  и корпоративной информации. КИП  является еще одной технологией  консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает  «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету  рабочих станций, но и с портативных  устройств, таких как сотовые  телефоны, смартфоны, карманные сли  бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая  солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной  платформы по управлению неструктурированной  информацией, способной удовлетворить  потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Список используемых источников

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
2. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
3. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2007. №1
4. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления.
5. http://www.v8.1c.ru/ Бизнес-процессы.