Управление инженерным документооборотом предприятия

· Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:

Контроль  доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание  достигло места назначения (исполнителя).

Контроль  прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его  заданием ознакомились сотрудники, для  которых это задание было предназначено.

Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание  выполнено.

Мониторинг задания - инициатор  всегда может посмотреть, кто и  что сейчас делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может  известить инициатора о том, что  посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданий.

Контроль  качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в  виде изменения статуса задания  в окнах входящих и исходящих  заданий или в виде нового задания  сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной  почте.

• Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в  этом случае используется специализированный графический редактор, позволяющий  создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут  и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система маршрутизации  должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для  работы с документами не могут  быть основаны только на файловой системе. И вот почему. Любой процесс  маршрутизации документов - это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ.

Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы  документооборота на любом предприятии  в любой предметной области. Естественно, для построения частного решения  можно ограничивать функционал системы  в зависимости от предъявляемых  заказчиком требований.

 

 

3. Управление ключевой системой

 

Важную  роль в системе электронного документооборота играет администрация системы. Она  обеспечивает контроль за соблюдением  абонентами единых правил работы, участвует  в разборе конфликтных ситуаций, управляет ключевой системой и, что  очень важно, поддерживает у всех абонентов справочники открытых ключей в актуальном состоянии. Справочники  меняются регулярно: при любом изменении  списка участников, при замене каких-либо ключей. Необходимость замены ключей возникает, скажем, в случае их компрометации  — под этим понимают ряд событий, при которых ключевая информация становится недоступной или возникает  подозрение о несанкционированном  доступе. К таким событиям относятся  утрата ключевых дискет; утрата дискет с последующим обнаружением; повреждение  дискет; увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации; нарушение  правил хранения и уничтожения (после  окончания срока действия) секретных  ключей и др.

При возникновении  подобного события участник системы  обязан незамедлительно уведомить  администрацию системы (или ее подразделение  — центр управления ключевой системой) о факте компрометации. В свою очередь, администрация должна блокировать  открытый ключ участника в справочнике  и оповестить об этом других участников (обновить у них справочники). Фиксация момента уведомления администрации  о компрометации ключей очень  важна. Действительными считаются  только те документы участника, которые  были получены до этого момента. Данный факт учитывается при разборе  конфликтных ситуаций: прежде всего  проводится проверка, являлся ли ключ отправителя действующим на момент получения документа адресатом.

В том  случае, когда в корпоративной  системе документооборота предусмотрен обмен электронными документами  лишь между центром (банком, брокерской фирмой, холдингом) и его клиентами, клиентам достаточно знать только один открытый ключ ЭЦП этого центра, последний же использует справочник открытых ключей всех клиентов. Если же в системе предусмотрена возможность обмена электронными документами между абонентами напрямую, то справочники с перечнями открытых ключей должны быть у всех участников и обновляться одновременно.

 

 

4. Пакет документов

 

Организация системы электронного документооборота не сводится к установке  программного обеспечения. Значительно  более сложным и трудоемким процессом (по крайней мере, на начальном этапе) является подготовка документов, подробно описывающих все процедуры функционирования системы, а также обучение сотрудников, которые будут обеспечивать ее работу. Упрощает ситуацию то, что образцы  подобных документов уже существуют и можно заказать разработку всего  пакета компании, имеющей опыт успешного  применения ЭДО. Идеально, если эти  документы прошли «проверку боем», то есть на их основе рассматривался конфликт в суде. Администрацию системы  можно организовать на базе сторонней  фирмы, располагающей соответствующими службами, квалифицированными сотрудниками, необходимыми комплектами договоров, определенным опытом обслуживания таких  систем. Риск раскрытия конфиденциальной информации при этом отсутствует, поскольку  секретными ключами участников администрация  не обладает — она оперирует только справочниками открытых ключей. Важно, чтобы генерация ключей (включая секретные) проводилась уполномоченными сотрудниками участников (пусть и на территории лицензированной администрации.

 

5. Проблемы организации инженерного документооборота

 

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве  случаев при внедрении автоматизированных систем управления предприятием и рекомендации по их решению.

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.

Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным. Он является более  глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические  аспекты. Дело в том, что большинство  руководителей управляют своим  предприятием, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения  и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить  описать в каком-либо виде описать  структуру деятельности своего предприятия  или набор положений, исходя из которых  он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в  тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента  является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия  в целом, так и на успех проекта  автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии  должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в  России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного  менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и  советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с  общими жизненными принципами, но уже  не отвечает жестким требованиям  рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать  для того, чтобы проект внедрения  автоматизированной системы управления предприятием оказался удачным - максимально  формализовать все те контуры  управления, которые собственно, планируется  автоматизировать. В большинстве  случаев, для осуществления этого  не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты  на консультантов просто не сопоставимы  с убытками от проваленного проекта  автоматизации.

Необходимость в частичной  реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедрении автоматизированной системы управления предприятием.

Прежде чем приступать к внедрению  автоматизированной системы управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его  структуры и технологий ведения  бизнеса. Поэтому, одним из важнейших  этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его  деятельности. На основе заключения, полученного  в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, про принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в  результате обследования обычно фиксируется  большое количество мест возникновения  необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной  структуре, устранение которых позволило  бы уменьшить производственные и  логистические издержки, а также  существенно сократить время  исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Под термином реорганизация  я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной  и коммерческой деятельности. Реорганизация  может быть проведена в ряде локальных  точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении  технологии работы с информацией, и  принципов ведения бизнеса

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений  в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также  управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии автоматизированной системы  управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную  информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме  того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или  субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо  было бы заметить, что некоторые  руководители не привыкли принимать  управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено  мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет  право на жизнь и при наличии  автоматизированной системы управления предприятием, однако часто он негативно  отражается на объективности менеджмента.

Внедрение автоматизированной системы  управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс  и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность  и рентабельность предприятия в  целом, а все это требует большей  собранности, компетенции и ответственности  исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться  с новым потоком заказов, и  в нее тоже нужно будет вносить  организационные и технологические  реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия  При внедрении автоматизированных систем управления предприятием в большинстве  случаев возникает активное сопротивление  сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов  и вполне способно сорвать или  существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими  факторами: обыкновенным страхом перед  нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с  бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно  увеличивающейся ответственности  за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной  группе специалистов, проводящей внедрение  автоматизированной системы управления предприятием, вести разъяснительную  работу с кадрами, и, кроме того:

• Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
• Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;
• Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении  системы управления предприятием

На некоторых этапах проекта  внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это  связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам  необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо: