Информационная система с элементами интеллектуальности

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой  системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической  информационной системой.

Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система  является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой в конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Для выработки в сложных  экономических системах эффективных  управляющих воздействий требуется  наряду с созданием соответствующих  алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки автоматизированных информационных систем (АИС) управления в экономике.

Современный уровень  информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются  рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексная оценка качества производимых изделий, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации. Использование в управлении компьютерной техники становится неотъемлемым элементом организационных структур экономических объектов.

Состав и структура  экономических информационных систем.

Экономическая информационная система состоит из элементов (или  подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с элементами образуют структуру системы. Таким образом, экономическая информационная система – это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.

Наиболее общим разделением  подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.

Обеспечивающая часть  ЭИС состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.

Информационное обеспечение  представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ЭИС. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для автоматического обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.

Все виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует ЭИС.

Техническое обеспечение. Технические возможности ЭИС  определяются рядом обеспечивающих подсистем, к которым относятся  технического обеспечения, организационного обеспечения и др.

Технические средства служат основой построения ЭИС. Мощность этих средств в значительной мере определяет состав решаемых задач управления. К техническим средствам ЭИС  – техническое обеспечение –  относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника.

Структурными элементами технического обеспечения наряду с  техническими средствами являются также  методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий  эти технические средства персонал.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.

В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств  программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей  и предназначенные для организации  вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию  данных и их обработку при решении функциональных задач.

Экономический объект и  информационное обеспечение формируют  методическое обеспечение, определяющее метод расчета и форму представления  выходных результатов.

Этапы получения выходных результатов на основе входной информации формируют алгоритмическое обеспечение.

Организационное обеспечение. Экономическая информационная система  включает в себя собственный аппарат  управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение  должно выполнять:

• сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, применения вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных;
• передачу информации курьеру или ее рассылку с помощью локальных, региональных и других сетей;
• хранение и поддержку в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети;
• обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии.

Правовое обеспечение ЭИС. Оно представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС осуществляет правовое регулирование разработки ЭИС и взаимоотношения разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС определяет ее статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решений и правовое обеспечение информационной безопасности функционирования ЭИС. Правовое обеспечение включает общую и специальную части. Общая содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС, а специальная осуществляет юридическую поддержку принятия решений.

Лингвистическое обеспечение  объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала ЭИС со средствами вычислительной техники. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной. Лингвистическое обеспечение включает:

• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизитов и т.п.);
• языки управления и манипулирования данными информационной базы ЭИС;
• языковые средства информационно-поисковых систем;
• языковые средства автоматизации проектирования ЭИС;
• диалоговые языки специального назначения и другие языки; систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных систем управления.

Эргономическое обеспечение  как совокупность методов и средств, используемых на различных этапах разработки и функционирования ЭИС, предназначено  для создания оптимальных условий  высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ЭИС, для  ее быстрейшего освоения. В состав эргономического обеспечения входят:

• комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации;
• комплекс методов, учебно-математической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала ЭИС;
• комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности человека в ЭИС.

ЭИС реализует решение  функциональных задач управления, совокупность которых составляет так называемую, функциональную часть деятельности экономического объекта как системы. Состав, порядок  и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются исходя и с учетом достижения стоящей перед экономическим объектом цели функционирования. Основными принципами декомпозиции – выделения самостоятельных функциональных подсистем комплексов задач – являются:

• относительная самостоятельность каждой из них, т.е. наличие конкретного объекта управления;
• наличие соответствующего набора функций и функциональных задач с четко выраженной локальной цепью функционирования;
• минимизация состава включенных в подсистему элементов.

1.4 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Основными носителями информации при автоматизированной обработке  являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места  возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

Унифицированная система  документации устанавливает общие  требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Так, в соответствии с  правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны: содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления; быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком; содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных; реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных.

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей  формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. Классификация выходных документов приводится в таблице 4.

Таблица 4 - Классификация  выходных документов