Информационная система с элементами интеллектуальности

Условно-постоянная информация задачи приема и ведения заказов  представлена следующими справочниками:

• справочник «Контрагенты»;
• справочник «Товарно-материальные ценности»;
• справочник «Цены»;
• справочник «Должность»;
• справочник «График работ»;
• справочник «Кадры».

Рассмотрим подробнее структуру  этих справочников.

Справочник «Контрагенты»  предназначен для формирования списка организаций и предприятий, с которыми сотрудничает данное предприятие.

В данном справочнике  ведется учет как внешних контрагентов, так и внутренних подразделений  самой компании по признакам: заказчики, поставщики, заказчики и поставщики, подразделения компании. Кроме того, контрагенты делятся на юридические и физические лица и, так же в данном справочнике ведется учет банковских реквизитов контрагентов.

Справочник «Товарно-материальные ценности» предназначен для создания перечня товарно-материальных ценностей (ТМЦ), хранящихся на данном предприятии. Здесь же заносится информация о товаре предприятия. Для каждой позиции справочника автоматически генерируется шифр товара, в котором в краткой форме отображается вся необходимая и достаточная информация о выпускаемой продукции.

В строке «Наименование» записывается наименование ТМЦ.

В данном справочнике  «Цены» производится ценообразование  реализуемых товарно-материальных ценностей и оказываемых услуг, ведется история изменения цены. Справочник цен позволяет учитывать оптовость и специфические надбавки, зависящие от продаваемого товара выходящие за нормативные ограничения и от нерентабельного для предприятия количества заказываемого товара. При помощи данного справочника производится автоматический расчет стоимости заказа, либо пользователь программы может при приеме заявки для каждой конкретной позиции спецификации выбрать из справочника вручную цену из другой ценовой группы.

Данная нормативно-справочная информация используется в АИС приема и ведения заказов при совершении практически всех операций. Наличие справочников позволяет реализовать принцип одноразового ввода информации, благодаря чему можно:

-  вести учет всех  совершаемых операций под разными  разрезами как внутри данного  модуля, так и обмениваясь с другими модулями;

- избежать ошибок, зависящих от человеческого фактора (грамматические ошибки, использование разных регистров и т.п.);

-  облегчить и ускорить  пользователю работу с программами.

Основными функциями справочников являются:

- обеспечение проверки кодированных  значений признаков при вводе данных;

- декодирование значений признаков  при выводе данных на экран  дисплея;

- хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями  признаков;

- оформление пояснительным текстом  таблиц, получаемых в результате  решения комплекса задач.

Характеристика промежуточной информации

Промежуточная информация формируется  в процессе решения некоторых  разработанных задач на ЭВМ и  используется для выполнения соответствующих  расчетов. К такой информации следует  отнести информацию, хранящуюся в  таблицах:

• архив заказов,
• перечень и спецификация заказов (по которым планируется отгрузка);
• отгрузка;
• внесенные изменения.

Рассмотрим подробнее структуру  этих таблиц.

Характеристика  результатной информации

Результатная информация – это информация, которая является итогом решения задачи. 

Результатными показателями автоматизированного  решения задач приема и ведения  заказов являются следующие документы:

• перечень и спецификация принятых заказов;
• расчет потребности резервирования товара;
• незавершенное производство (НЗП);
• информация об отгрузке.

2.2. Машинная  реализация задач приема и  ведения заказов

Алгоритм функционирования информационной системы

Функционирование информационной системы приема и ведения заказов  осуществляется согласно структурному алгоритму, построенному исходя из требований, предъявляемых к выполняемым программой функциям. Упрощенно работу всей системы приема и ведения заказов можно представить в виде алгоритма, приведенного в разделе 2.1.

Описание структуры  диалога

Рассмотрим структуру меню автоматизированной системы приема и ведения заказов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 - Структура меню автоматизированной информационной системы приема и ведения заказов

 

 

 

 

 

 

Взаимодействие пользователя с  системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю.

         В верхней части главного окна  «Заказы» располагаются команды  меню. Отдельные команды меню  имеют еще свои подменю. Запуск  программ осуществляется с выбранной команды меню или подменю.

Данная программа позволяет работать в ней практически неограниченному количеству пользователей, обеспечивая их информацией на текущий момент, то есть с учетом изменений базы данных, которые произошли в связи с одновременной работой в этом же разделе программы пользователей на других рабочих местах.

При запуске команды  «Обновление» подменю «Заказы» программа  обращается к базе данных и выдает на данное рабочее место обновленную информацию по состоянию на текущий момент. Это актуально для тех разделов программы, которые продолжительное время находятся «без движения», так как для большинства окон обновление производится автоматически при обращении к нему, а например такое окно, как Главное окно программы «Заказ» открыто весь сеанс работы с программой и его автоматическое обновление произойти не может, кроме как при перезагрузке программы.

Описание всех процедур, выполняемых по команде «Прием заказов» подменю «Заказ» (введение заявки, отслеживание ее движения, справки по отгрузке и др.), дается в разделе 2.2.3.

Команда «Просмотр заказа» подменю «Заказ» предназначена для обращения к окну заказов для просмотра или внесения корректировок в заказ, который выделен курсором в перечне заказов  главного окна. Аналогично данной команде меню действует двойной «клик» мышью по необходимому заказу или нажатие клавиши «Enter».

Открытый к просмотру  заказ может:

• корректироваться по отдельным параметрам по описанным ниже правилам, при этом № заказа не меняется;

копироваться с присвоением  ему очередного порядкового номера, при этом старый

• заказ может быть по команде пользователя сохранен или отправлен в архив;
• отослан в архив.

В меню «Справочники»  находится вся нормативно-справочная информация, используемая в АИС приема и ведения заказов при совершении практически всех операций.

Пункт меню «Справочники» имеет в свою очередь подменю по видам справочников:

• справочник «Единицы измерения»;
• справочник  «Типы признаков ТМЦ»;
• справочник «Контрагенты»;
• справочник «Товарно-материальные ценности»;
• справочник «Цены»;
• справочник «Должность»;
• справочник «График работ»;
• справочник «Видов оборудования»;
• справочник «Кадры».

Комплекс задач по созданию и ведению справочников обеспечивает запись информации с первичных  документов, ее корректировку, добавление и удаление записей, сортировку, быстрый  поиск позиций по одному или совокупности параметров.

По команде «Отгрузка» главного меню администратором принимается решение об отгрузке (или другим лицом, кому разрешен доступ к решению этой задачи). Администратор намечает кому, по какой заявке и сколько отгрузить готовой продукции. На основании его решения формируется документ на отгрузку (товарная накладная), который передается по сети на склад.

Программа позволяет  формировать товарную накладную  на отгружаемую продукцию как  по части какой-либо заявки, так и  по нескольким заявкам сразу. На складе сформированный документ для наглядности выделен цветом.

Кладовщик открывает  документ, по нему производит отгрузку, после чего подтверждает отгрузку отмеченных позиций. При печати товарной накладной  вносятся данные из доверенности. Распечатанная товарная накладная служит пропуском на вывоз продукции через проходную.

Выбираются сразу все  заявки, по которым будет вестись  отгрузка. Затем в порядке приоритета, определяемого мастером,  последовательно  обрабатываются заявки и позиции их спецификаций, которые войдут в одну товарную накладную. После обработки одной позиции автоматически осуществляется переход к другой позиции или к другой заявке. При переходе от одной заявки к другой остатки по складам и резервы по заказчикам пересчитываются во временном режиме (выделяются цветом). Окончательный пересчет выполняется после подтверждения отгрузки кладовщицей.

Команда «Поиск» главного меню предназначена для поиска в  базе данных программы созданной ранее заявки.

Поиск заявки в базе данных может осуществляться по одному или совокупности нескольких следующих признаков:

• Заказчик – поиск по краткому наименованию или ИНН;
• № заказа – ячейка поиска состоит из двух частей: в первой части вписывается или выбирается из справочника шифр группы; во второй – вносится сам номер заказа; поиск может осуществляться как по каждой отдельно заполненной части, так и по обеим заполненным;
• №/тип документа на оплату совмещает в себе номер и тип документа, если в данную ячейку внесен только номер, то ищутся и счета на оплату и товарные чеки с таким номером;
• Сумма – по внесен<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_