Информационная система с элементами интеллектуальности

Деятельность предприятия  разбита на ряд производственных процессов. Производственный процесс – совокупность взаимосвязанных процессов труда и естественных процессов, в результате которых исходные материалы превращаются в готовые изделия.

В зависимости от того, какой продукт является результатом производства, производственные процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие.

Центральное место в  этой совокупности занимает основной производственный процесс, в результате которого исходное сырьё и материалы превращаются в готовую продукцию.

Производственные процессы это, несомненно, основные процессы. Результатом  производственных процессов в ИП «Стадников» является готовая продукция

В ИП «Стадников» можно  выделить следующие бизнес процессы:

• торгово-закупочные
• посреднические и информационно-технические, включая бартерные сделки
• внешнеэкономические
• агентские и представительные
• складского хозяйства

Производство - это процесс, предназначенный для превращения  совокупности ресурсов в продукцию определенного состава. Любое производство можно рассматривать как систему, состоящую из трёх компонентов: ресурсов, продукции и производственного процесса.

Производственные подразделения  предприятия - цеха, участки, лаборатории  обеспечивают процесс изготовления продукции.

В процесс изготовления продукции входит ее разработка, производство, контрольные проверки и испытания продукции на основных этапах ее изготовления, контроль за качеством, контроль за качеством изготовления материалов и полуфабрикатов.

1.5 Обоснование  интеллектуальности информационной системы

Обоснование создания базы знаний

2 Проектная часть

2.1 Информационное  обеспечение комплекса задач

Информационная  модель приема и ведения заказов  и ее описание

Информационная модель является моделью данных, отображающих предметную область в виде совокупности информационных объектов и структурных связей между ними.

Требования, предъявляемые  к информационной модели:

- адекватное отображение  (язык для представления информационной  модели должен обладать достаточными  выразительными возможностями);

-  непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная  трактовка модели);

- легко расширяемость  (обеспечение ввода новых данных  без изменения ранее определенных);

- гибкий язык (язык  должен быть применим как при  ручном, так и при автоматизированном проектировании);

- понятность всем пользователям.

Создание ИС представляет собой сложный процесс проектирования. Он включает частичный или полный пересмотр деятельности аппарата управления в условиях вновь создаваемой в организации информационно-технологической среды. Поэтому целью проектирования являются подготовка проектных документов и внедрение человеко-машинной системы управления организацией. Основу такой системы составляют автоматизированная технология получения необходимой для информационного обслуживания специалистов-менеджеров результатной информации, а также обеспечение их многовариантными расчетами для принятия в режиме реального времени обоснованных решений.

В процессе проектирования выявляются наиболее существенные характеристики экономического объекта, изучаются его внешние и внутренние информационные потоки, создаются математические и физические аналоги исследуемой системы и ее элементов, устанавливаются условия взаимодействия человека и технических средств управления. Значительное внимание уделяется детальной разработке архитектуры ИС в целом, а также проектных решений по отдельным ее объектам и элементам, их анализу, практической апробации и внедрению.

Изучив существующую структуру ИП Стадников и проанализировав все требования к АИС приема и ведения заказов, был составлен ее алгоритм функционирования.

Основными функциями  магазина являются: регистрация заявки, расчет резервирование на складах товаров, расчет стоимости заказа, согласование условий поставки, отслеживание состояния заказа по оплате, формирование оптовых заказов, управление отгрузкой продукции заказчику. Соответственно сформирован и состав задач, отражающий функциональное назначение АРМ менеджера торгового отдела по приему и ведению заказов.

Рассмотрим каждую схему информационной модели приема и ведения заказов более подробно.

1) Формирование заявки, документов на оплату, резервирование  сырья. 

Заявки поступающие  от заказчиков вводятся с клавиатуры.

На этой схеме изображено решение следующих задач:

а) Ведение заявки

В этой задаче пользователем  с клавиатуры выполняются следующие  процедуры:

• ввод основных параметров с поступившей заявки от заказчика;
• корректировка основных параметров по заявке после их согласования сторонами;
• просмотр принятой заявки с целью получения информации по планируемым срокам ее выполнения, по фактической степени ее готовности, объемам и срокам отгрузки, оплаты и др.;
• вызов заявки из архива.

По каждой поступающей  заявке на продукцию магазина от внешнего заказчика (договор, письмо, очный или телефонный разговор) вводится следующая информация: входящий номер (генерируется автоматически), исходящий номер, текущая дата и время, заказчик, что заказывают, количество, сроки, условия поставки, оплаты, отгрузки и другие условия.

По результатам проработки заявок руководством магазина с заказчиком, принимается решение о приеме заявки к исполнению с автоматическим формированием документа на оплату и резервированием потребных товаров на складах. При отказе - заявка уходит в архив заявок, при принятии заявки она принимает статус заказа.

По каждому принятому  заказу ведется учет поступлений  оплаты, сроков изготовления и отгрузки.

Плановый срок выполнения заказа в автоматическом режиме заносится из календарного план-графика после его формирования, в случаях корректировки план-графика изменение срока происходит также в автоматическом режиме.

Учет выполнения заданий  ведется по трем состояниям: находится  в работе (информация поступает с  выписанных сменных заданий), выполнен (информация поступает с закрытых сменных заданий), отгружен (со склада готовой продукции). Выполненный (отгруженный) заказ сбрасывается в архив.

б) Расчет стоимости заявки

Цены могут быть расчетными или договорными. Расчетные цены считаются в автоматическом режиме на основании справочника цен, объемов заказанной продукции, договорные вводятся вручную.

в) Предварительный расчет очередности и сроков выполнения заявки

Для установления предварительных  сроков выполнения принимаемой заявки к сформированному ранее графику  выполнения уже переданных в производственных заказов и принятых заявок подстыковывается новая с учетом ее приоритетности по срокам. Исходя из приоритетности принимаемой заявки по основным или по всем операциями, из трудоемкости и приоритетности принятых ранее заявок по этим операциям рассчитывается предварительный срок выполнения принимаемой заявки.

г) Отмена заявки

При отказе от заявки со стороны заказчика или поставщика заявку не удаляют, а отправляют в  архив, при этом в автоматическом режиме снимается резервирование товара под эту заявку.

д) Анализ и согласование параметров заявки

После расчета стоимости  и сроков выполнения заявки, эти  и другие параметры согласовываются  сторонами. По результатам согласования заявка принимается или отклоняется. В принятую заявку вносятся коррективы, формируется документ на оплату, отклоненная заявка отправляется в архив.

е) Резервирование товара

Под принятую заявку на складе в автоматическом режиме резервируется товар. Если на складе в момент принятия нужного товара нет, но прогнозируется его поступление, заявка может быть принята, тогда остаток на складе будет со знаком минус. При поступлении товара на склад остаток пересчитывается и становится плюсовым.

ж) Снятие резервирования

При отмене заявки материал из резерва переводится в автоматическом режиме в свободный остаток.

2) Учет движения денежных  средств. Отслеживание оплаты, сроков  резервирования, передача заказов руководству.

Здесь решаются следующие  задачи:

а) Ввод документов по оплате

Сообщение об оплате может  быть предварительным (факс, телефон  и др.), которое вводится с клавиатуры, как предварительная информация. Подтверждением оплаты могут быть только выписки банка или другие первичные платежные документы, информация с которых вводится с клавиатуры как подтверждающая оплату.

б) Отслеживание оплаты

Отслеживание оплаты ведется накопительно в разрезе  заявок, заказчиков.

в) Отслеживание сроков резервирования. Перевод заявки в архив

Если по заявке не поступила  информация об оплате в заданный в  платежном документе срок, то резерв по заявке снимается в автоматическом режиме, товар переходит в свободный остаток.

г) Перевод резерва  под заявки в резерв под заказ

При передаче  заявки с присвоением номера заказа резерв товара под эту заявку переходит в резерв под заказ, свободный остаток товара при этом не меняется.

д) Формирование портфеля заказов

Портфель заказов представляет собой перечень заказов, который  постоянно меняется: включаются новые  заказы, удаляются выполненные, переданные на склад готовой продукции.

ж) Передача заявок руководству

Передача заявки руководству с клавиатуры выполняется, когда заявка не оплачена или оплачена частично. Если заявка полностью оплачена, она передается руководству в автоматическом режиме. В том и другом случае проверяется наличие свободного остатка товаров на складе.

При передаче заявки руководству заявка получает статус заказа, которому автоматически присваивается порядковый номер заказа.

3) Отслеживание состояния  выполнения заказов, отгрузка  продукции

На этой схеме изображено решение следующих задач:

а) Ведение отгрузки заказов

Отслеживание состояния  выполнения заказов. При введении запроса  от заказчика (телефон, доверенность) через  быстрый поиск по одному или по совокупности параметров  выдается справка о состоянии готовности заказа, об отгруженного ранее товаре.

б) Анализ состояния заказа

На основании анализа наличия товара по заявке, объема ранее отгруженного товара по этой заявке, выполнения договорных обязательств принимается решение об отгрузке.

в) Формирование документов на отгрузку

Документ на отгрузку формируется в автоматическом режиме после команды «отгрузить» и в каком количестве.

г) Отслеживание отгрузки

При подтверждении факта  отгрузки в автоматическом режиме ведется  складской учет расхода готовой  продукции.

д) Формирование перечня  заказов с просроченными сроками хранения

В автоматическом режиме отслеживаются сроки хранения готовой  продукции  на складе. Заказы с просроченными  сроками хранения помечаются на экране цветом. Перечень заказов с просроченными  сроками хранения может быть сформирован  и распечатан на любую заданную пользователем дату.

Характеристика  входной оперативной информации

Под входной информацией  понимается вся информация, необходимая  для решения задачи и расположенная  на различных носителях: первичных  документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все операции по приему и ведению заказов на предприятии ИП «Стадников» фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

От рациональной организации  входной информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления приемом и ведением заказов.

Входной информацией  для разрабатываемой в дипломном  проекте автоматизированной системы  являются следующие документы, поступающие  непосредственно от заказчиков:

• договора,
• заявки,
• документы об оплате,
• доверенности.

Все данные заносятся  в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью  этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники  системы.

Описание структуры  постоянной информации

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

В связи с тем, что  постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей  в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация  хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.